Ano ang Google Workspace at Paano Ito Gamitin

Ang cheat sheet na kailangan mo para makapagsimula sa Google Workspace

Ang Google ay bahagi ng halos lahat ng buhay sa puntong ito, sa isang paraan o iba pa. At kahit na tinatangkilik ng Google ang pinakasikat sa makamundong buhay, ang presensya nito sa ecosystem ng negosyo ay hindi maikakaila.

Ngunit binago ng mga kamakailang kaganapan ang paraan ng pagtatrabaho ng mga negosyo. At ang pagbabagong ito ay nakahanap din ng paraan sa hanay ng mga serbisyo ng pagiging produktibo ng Google. Ang Google Workspace ang huling resulta ng metamorphosis na ito na nagsimula noong nakaraang taon nang makakita ang buong mundo ng hindi pa nagagawang pagbabago sa paraan ng ating pagtatrabaho. Tingnan natin kung ano mismo ang serbisyong ito at kung ano ang inaalok nito.

Ano ang Google Workspace?

Kung hindi mo alam ang Google Workspace, marahil ay pamilyar ka sa G Suite - ang dating moniker para sa Google Workspace. Ang mas malalim na pagsisid sa nakaraan ay magpapaalala rin sa iyo ng Google Apps para sa Domain, ang panimulang punto para sa paglalakbay na ito. Ngunit ang lahat ng pagbabagong ito ng mga pangalan ay lumikha din ng kalituhan.

Sa madaling salita, ang Google Workspace ay isang mas binagong anyo ng G Suite na mismo ay isang ebolusyon ng Google Apps para sa Domain. Isipin ito bilang proseso ng ebolusyon para sa Pokemon!

Sa parehong ugat, nag-aalok ang Google Workspace ng mas magandang karanasan na may mas maraming feature kaysa sa mga naunang pag-ulit nito. Ang mga app ay mayroon na ngayong mas malalim na pagsasama sa isa't isa sa halip na maging isang nakapag-iisang karanasan.

Noong nakaraan, ang lahat ng mga serbisyo ng Google ay kailangang i-access nang hiwalay dahil sa ganoong paraan ang mga ito ay idinisenyo. Sa Google Workspace, makukuha mo ang lahat ng kailangan mo sa isang lugar – Gmail, Chat, Calendar, Drive, Meet, Docs, Sheets, Tasks, atbp. – makukuha mo ang punto. Ang mas malalim na pagsasama na ito ay nagbibigay-daan sa mga negosyo na mag-collaborate nang mas mahusay, sa halip na lumundag sa pagitan ng mga app sa lahat ng oras.

Libre ba ang Google Workspace?

Bagama't ang mga indibidwal na serbisyo na inaalok ng Google tulad ng Gmail, Meet, Chat, Drive, atbp., ay available nang walang bayad sa mga user na may personal na Google account, ang Google Workspace sa kabuuan ay isang bayad na serbisyo. Kasama rito ang kumpletong solusyon sa negosyo kung ano ang Google Workspace.

Ang Google Workspace for Everyone ay libre gamitin, ngunit malalaman natin ito sa ilang sandali. Ang Google Workspace, sa tunay na esensya nito, ay available lang sa mga bayad na subscriber, o mga institusyong pang-edukasyon at Nonprofit nang libre.

May mga feature na naa-access lang ng mga user bilang bahagi ng Google Workspace, tulad ng mas malalim na pagsasama ng Meet na nagbibigay-daan sa Picture-in-Picture ng meeting sa Chat, Docs, Slides, at Sheets. Ang feature ay nagbibigay-daan sa isa na mag-collaborate at mag-present nang mas epektibo.

Ano ang Google Workspace for Everyone?

Inanunsyo kamakailan ng Google na ginawa nitong available ang Google Workspace para sa lahat. At nangangahulugan iyon ng mga taong may libreng Google account din. Ngunit ano ba talaga ang ibig sabihin nito? Ang libreng bersyon ng Google Workspace ay hindi masyadong nagsasangkot ng malaking pagbabago ngayon.

Karaniwang kinabibilangan ito ng kumpletong rebranding at mas malalim na pagsasama ng mga Google app tulad ng Google Workspace para sa negosyo. Dahan-dahang inilunsad ng Google ang mga pagbabagong ito mula noong nakaraang Oktubre at malamang na ginagamit mo na ito. Ang pagkakaiba lang ay opisyal na itong available sa lahat, at hindi sa maagang pag-access.

Para i-enable ang karanasang ito sa Google Workspace para sa iyong Google account, kailangan mong i-activate ang Google Chat. Kapag na-activate mo na ang Google Chat, papalitan nito ang Google Hangouts, at isasama ang Chat at Mga Kwarto sa Gmail.

Nagbibigay-daan sa iyo ang mga kwarto na magkaroon ng espasyo para sa pakikipagtulungan kung saan maaari kang makipag-usap, magbahagi ng mga ideya, at masubaybayan ang mahalagang impormasyon.

Sa huling bahagi ng taong ito, gagawing Spaces ng Google ang Mga Kwarto na may mas streamline na user interface. Magiging available ang mga Space para sa lahat, bayad at libreng Google Workspace account. Mag-aalok din ang Spaces ng mga feature tulad ng in-lin na topic threading, mga indicator ng presensya, custom na status, mga nagpapahayag na reaksyon, kasama ng isang bagong interface.

Kapag dumating na ang Spaces, magbabago rin ang interface para sa Gmail. Ang kaliwang menu ng nabigasyon ay magiging mas katulad ng mga toolbar sa ibaba mula sa Android at iOS app. Ang sidebar ay magiging mas compact at magiging collapsible.

Gamit ang Google Workspace, magagawa ng mga user na panatilihin ang mahalagang impormasyon sa isang lugar, magplano ng susunod na paglalakbay ng pamilya, panatilihin ang kanilang mga larawan at video sa isang lugar, subaybayan ang badyet ng pamilya gamit ang Google Sheets.

Ngunit iyon lang ang dinadala ng Google Workspace sa talahanayan para sa mga libreng Google Workspace account sa ngayon. Well, iyon at ang bagong scheme ng kulay na bahagi ng rebranding. Ngunit, tila, plano rin ng Google na magdala ng higit pang mga pagbabago at pagpapahusay sa Workspace sa paglipas ng taon sa anyo ng Smart Canvas.

Smart Canvas: The Future Direction Workspace is Headed in

Seryoso ang Google sa paggawa ng Workspace bilang isang lugar kung saan umuunlad ang pakikipagtulungan. Sa huling bahagi ng taong ito, magpapakilala ang Google ng maraming pagbabago sa Google Workspace sa anyo ng Smart Canvas na magpapaunlad ng pakikipagtulungan sa mga Google app.

Papahusayin ng Smart Canvas ang mga app tulad ng Google Docs, Sheets, at Slides. Available na, kapag gumamit ka ng @-mentions sa Google Docs, lalabas ang isang smart chip na nagpapakita ng karagdagang impormasyon tulad ng mga inirerekomendang tao, mga file, at mga pulong na maaari mong ipasok sa dokumento.

Ang iba pang mga collaborator sa dokumento ay maaaring mabilis na mag-skim ng mga pagpupulong at mga tao, o mag-preview ng mga dokumento nang hindi kinakailangang magpalit ng mga tab. Darating din ang mga smart chip sa Sheets sa mga darating na buwan.

Sa mga darating na buwan, ang mga smart chip na ito ay magiging bahagi ng mga interactive na bloke ng gusali. Ang bagong interactive na mga bloke ng gusali ay maglalaman ng mga smart chip, template, at checklist.

Magagawa mo ring magtalaga ng mga item ng pagkilos sa checklist sa ibang mga tao mula sa Google Docs. Awtomatikong lalabas din ang mga item ng pagkilos na ito sa Google Tasks, na ginagawang mas madaling pamahalaan ang iyong mga listahan ng Gagawin.

Ang isa pang pagbabagong darating bilang bahagi ng Smart Canvas ay ang mga template ng talahanayan sa Docs. Ang ilang uri ng template ay magsasama ng mga talahanayan ng 'pagboto sa paksa' upang mangalap ng feedback ng koponan at mga talahanayan ng 'tagasubaybay ng proyekto' upang makuha ang mga milestone at status.

Makakakuha din ang mga sheet ng ilang pangunahing pag-upgrade. Kasama ng mga Smart chip, ang Google ay nagpapakilala rin ng mga bagong view sa Sheets. Ang Timeline View, isa sa mga view na bahagi ng pag-upgrade na ito, ay muling ayusin ang mga sheet sa isang view na magpapadali sa pagsubaybay sa mga gawain.

Upang gawing mas madali ang pakikipagtulungan, nagdaragdag din ng button na ‘Google Meet’ sa Docs, Sheets, at Slides. Available na, maaari mong gamitin ang button na ito para ipakita ang dokumentong ginagawa mo na nang direkta sa Google Meet nang hindi kinakailangang pumunta sa Google Meet para magsimula ng meeting. Awtomatikong lalabas ang anumang mga pagpupulong sa iyong kalendaryo.

Ligtas na sabihin na sa paglipas ng taon, ang Google Workspace ay magiging mas mahusay na karanasan sa pakikipagtulungan sa sentro nito. At magiging available ito sa lahat ng user ng Google Workspace, libre at may bayad.

Mga Uri ng Plano (Mga Edisyon) para sa Google Workspace

Ang Google Workspace ay isang serbisyo para sa mga may-ari ng negosyo at mayroon itong iba't ibang edisyon (mga buwanang plano) para sa iba't ibang uri ng mga negosyo. Ngunit noong unang nag-debut ang Google Workspace, naging makabuluhan lang ito para sa malalaking negosyo at maliliit na negosyo na may hindi bababa sa kakaunting empleyado, tulad ng G Suite, dahil iyon ang mga planong inaalok nito.

Ngunit ngayon, ang Google Workspace na rin ang perpektong akma para sa mga maliliit na may-ari ng negosyo na sa pangkalahatan ay isang team na isang tao. Sa hakbang na gawing lugar para sa lahat ang Google Workspace, inilunsad na rin ng Google ang 'Mga Indibidwal ng Google Workspace'.

Google Workspace Indibidwal ay para sa mga indibidwal na may-ari ng negosyo na ginagawang ideya sa negosyo ang kanilang mga hilig. Ngunit kapag ikaw ay isang maliit na negosyo, ang iyong mga pangangailangan mula sa isang Productivity at Collaboration tool ay iba kaysa sa mga malalaking may-ari ng negosyo. Isinasaisip iyon ng Google Workspace Individual at espesyal na idinisenyo sa mga pangangailangang iyon.

Nag-aalok ang Google Workspace Individual ng mga premium na feature na kailangan ng isang negosyo habang iniiwasan ang mga kumplikadong hindi kailangan ng isang operasyon ng isang tao. Nag-aalok ito ng walang limitasyong mga pagpupulong, pag-record ng tawag, pagkansela ng ingay, botohan, at Q&A sa Google Meet, isang propesyonal na kalendaryo na nagpapadali sa mga appointment, isang naka-customize na karanasan sa Gmail na may mga listahan ng email, mga logo ng brand, at marami pa.

Tandaan: Kasalukuyang available lang ang Google workspace Individual sa United States, Canada, Mexico, Brazil, Japan, at paparating na sa Australia.

Narito ang isang rundown ng lahat ng plano o edisyon na inaalok ng Google Workspace.

Business Starter – $6 USD/user/buwan
Pamantayan sa Negosyo – $12 USD/user/buwan
Business Plus – $18 USD/user/buwan
Enterprise – Custom na pagpepresyo na makukuha mo sa pamamagitan ng pakikipag-ugnayan sa Sales Team para sa Google. Ito ang pinakamahal na edisyon ngunit isa rin na nag-aalok ng pinakamaraming feature.
Google Workspace Indibidwal – $9.99 bawat buwan ($7.99 bawat buwan hanggang Enero 2022 bilang bahagi ng promosyon)
Google Workspace for Education - Libre para sa mga Pangunahing tampok. Maaaring mabili ang mga premium na feature sa ilalim ng mga bayad na plano na kinabibilangan ng Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, at Education Plus na mga subscription.
Google Workspace for Nonprofits – Nag-aalok ang Google ng mga feature ng Business Starter plan sa Nonprofits nang libre at Buisness Standard na $3/user/month at Business Plus plan para sa $5.04/user/month. Inaalok din ang enterprise editin sa 70% na diskwento kaysa sa karaniwang pagpepresyo.

Bakit Google Workspace?

Ang pinakamahalagang tanong ay kung ano ang inaalok ng Google Workspace. Bakit ito ang angkop para sa iyo? Ang isa sa pinakamahalagang aspeto ng Google Workspace ay ang mga Workspace account ay ginawa ng isang admin ng organisasyon, kumpara sa mga pangunahing Google account na ginagawa ng mga indibidwal.

Ang ibig sabihin nito ay higit na kontrol. Ang admin ay may higit na kontrol sa mga default para sa isang Workspace account pati na rin ang pag-access sa app at mga setting ng seguridad. At lahat ng iyon ay nangyayari sa ulap. Hindi kailangang i-configure ng IT Team ang mga device nang paisa-isa o pisikal para sa iyong mga empleyado o estudyante. Maaari ka ring magkaroon ng hiwalay na mga patakaran para sa mga tao o grupo ng mga tao.

Kaya, binibigyang-daan ka nitong kontrolin kung anong mga app at setting ang gusto mong payagan para sa iyong mga empleyado o mag-aaral na hindi mo maaaring magkaroon ng mga personal na account.

Ang Google Workspace ay mayroon ding maraming karagdagang feature na hindi mo naa-access gamit ang isang libre at pangunahing account. Tandaan na ang lawak ng mga feature na inaalok ng Workspace ay nag-iiba ayon sa edisyon o uri ng plano, bagaman.

Mga Pangunahing App sa Google Workspace

Karamihan sa mga edisyon ng Google Workspace ay nag-aalok ng mga app na ito bilang bahagi ng kanilang pangunahing karanasan sa mga pinahusay na feature.

Gmail: Custom na email ng negosyo para sa iyong negosyo na may proteksyon sa spam at phishing at walang ad na karanasan sa mail
matugunan: Hanggang 250 mga kalahok sa pulong depende sa iyong edisyon. Makakakuha ka rin ng mga karagdagang feature tulad ng digital whiteboarding, mga pag-record ng meeting, pagkansela ng ingay, botohan at Q&A, mga breakout room, pagsubaybay sa pagdalo, mga kontrol sa pagmo-moderate, pagtaas ng kamay, in-domain na live streaming (napapailalim sa edisyon ng Workspace).
Chat at Mga Kwarto (Malapit nang maging Space): Higit pa sa mga pangunahing feature ng Google Chat at Mga Kwarto kung saan maaari kang mag-collaborate nang tuluy-tuloy, nagbibigay-daan ang Google Workspace para sa mas pinahusay na feature. Kabilang dito ang mga advanced na chat room na may mga threaded room at access ng bisita. Binibigyang-daan ka ng access ng bisita na kumonekta sa mga customer at partner na hindi bahagi ng iyong organisasyon. Maaari kang makipagtulungan sa kanila sa mga file at dokumento mula sa chat. At sa parehong antas ng access at visibility, hindi naghihirap ang iyong trabaho.
Kalendaryo: Mag-iskedyul ng mga appointment, magbahagi ng mga kalendaryo at mag-browse at magpareserba ng mga conference room sa Workspace.
magmaneho: Pinahabang cloud storage (mula 30 GB hanggang walang limitasyon), Drive para sa desktop, mga shared drive para sa yout team, pagbabahagi ng target na audience, at suporta para sa mahigit 100 uri ng file.
Docs, Mga sheet: Gumawa ng mga collaborative na dokumento, Tulong sa pagsusulat gamit ang matalinong pagsusulat, autocorrect sa spelling, at mga mungkahi sa grammar, Interoperability sa Microsoft Office, at Custom na pagba-brand para sa mga dokumento.
Mga slide: Makipagtulungan sa mga presentasyon
Mga Form: Pagbuo ng survey na may kasamang mas madaling pagsusuri na may matalinong pagpuno, matalinong paglilinis, at Mga Sagot, mga form ng template ng custom na brand
Panatilihin: Kumuha ng mga ideya gamit ang mga collaborative na tala
Mga site: Magtulungan habang gumagawa ng mga site
Agos: Social Networking para sa iyong organisasyon kung saan ang mga empleyado ay maaaring makipag-usap at makipag-ugnayan sa isa't isa

Mga Karagdagang App sa Google Workspace

Depende sa iyong Google Workspace Edition o mga karagdagang pagbili, inaalok din ng Google Workspace ang mga app na ito sa mga subscriber.

Mga domain: Pagpaparehistro ng domain na may pinagsamang pag-sign up at configuration sa Google Workspace
Cloud Search: Matalinong paghahanap sa iyong Google Workspace (data ng 1st at 3rd party)
Mga Grupo at Grupo para sa Negosyo: Mga listahan ng email at pamamahala ng pag-access
Vault: Pagpapanatili ng data, archive at eDiscovery
Jamboard: Collaborative na digital whiteboard na maaari mo ring gamitin sa mga pulong
Boses: Smart Voice na pagtawag gamit ang virtual na sistema ng telepono na gumagana sa lahat ng device at sa web
Apps Script: Palakihin ang kapangyarihan ng Google Apps tulad ng Calendar, Docs, Drive, Gmail, Sheets at Slides gamit ang Apps Script. Maaari mong i-publish ang mga script sa buong mundo o panatilihing pribado ang mga ito para sa iyong domain.
AppSheet: Bumuo ng mga app na walang code
Silid-aralan: Structured learning space para sa mga guro at mag-aaral
Mga add-on: Isama ang mga third-party na application at Apps Script add-on

Nag-aalok din ang Google Workspace ng hardware para sa Google Meet, Voice call, at Jamboard. Ang hardware ay nagbibigay-daan sa mga organisasyon na pumipili para sa isang hybrid na modelo sa ngayon - sa opisina at work from the home approach - na epektibong magtrabaho.

Malapit na ring ilunsad ng Google ang Companion mode sa Google Meet para itaguyod ang equity ng pakikipagtulungan sa isang hybrid na lugar ng trabaho. Ito ay para sa mga organisasyon kung saan kakaunti ang mga tao sa isang conference room habang kumokonekta sa iba nang malayuan.

Binibigyan ng companion mode ang mga nasa conference room ng sarili nilang video tile at access sa iba pang feature ng Google Meet tulad ng pagtaas ng kamay, pagboto, atbp. sa kanilang screen habang ginagamit nila ang pinakamahusay na audio sa kwarto at iba pang mga kakayahan sa video conference na Meet Hardware mga alok.

Paano Gamitin ang Google Workspace

Iba ang karanasan ng Google Workspace para sa mga binabayaran (lalo na sa mga admin) at libreng user at dahil dito, dalawang magkaibang curve ang pag-aaral na gamitin ito. Gayunpaman, para sa mga end-user ng Workspace, ang paggamit ng mga app sa Google Workspace ay halos magkapareho, maliban sa mga eksklusibong feature.

Upang ma-access ang mga app na available para sa iyong Google Worskapce account, pumunta sa icon ng menu ng ‘Google Apps’ mula sa anumang serbisyo ng Google. Ililista ng menu ang lahat ng mga app na magagamit para sa iyong paggamit.

Narito ang isang tip. Libre man o may bayad na user ng Google Workspace, nag-aalok ang Google ng mabilis na '.bago' na mga shortcut na maaari mong direktang ilagay sa address bar ng iyong browser at gagawa ito ng bagong item ng app na iyon.

cal.new – Lumikha ng bagong kaganapan sa Kalendaryo
doc.new – Gumawa ng Google doc
meet.new – Magsimula ng bagong meeting sa Google Meet
sheet.new – Gumawa ng bagong Google Sheet
slide.new – Gumawa ng bagong slide
form.new – Gumawa ng bagong form
keep.new o note.new – Magsimula ng bagong note
site.new – Lumikha ng bagong site
jam.new – Magsimula ng bagong whiteboard

Paggamit ng Google Workspace bilang Bayad na User

Para makapagsimula sa Google Workspace, pumunta sa workspace.google.com. I-click ang button na ‘Magsimula’ o ‘Magsimula ng Libreng Pagsubok’, depende sa nakikita mo sa iyong screen. Para sa isang maliit na negosyo, Business Starter o Business Standard ang maaaring maging paraan. Nag-aalok ang Google ng libreng trial sa loob ng 14 na araw para magkaroon ka ng maraming oras para malaman mo at makita kung ang Google Workspace ang angkop para sa iyo. Kanselahin ang iyong pagsubok bago matapos ang 14 na araw, at hindi ka sisingilin para sa subscription.

Kung isa kang team na isang tao at nakatira sa isa sa mga sinusuportahang bansa, maaari mong subukan ang Google Workspace Individual sa pamamagitan ng pagpunta dito.

Tandaan: Hindi sinusuportahan ng Google Workspace Individual ang mga custom na email address.

Dahil para sa mga negosyo ang Google Workspace, awtomatiko kang magiging admin para sa iyong organisasyon kapag na-set up mo ito. Ngunit kapag nagdagdag ka ng mga bagong user sa iyong organisasyon, maaari kang gumawa ng ibang tao na admin.

Ilagay ang pangalan ng iyong negosyo, bilang ng mga empleyado, at iyong bansa at i-click ang ‘Next’.

Pagkatapos, ibigay ang iyong impormasyon sa pakikipag-ugnayan at i-click ang ‘Next’.

Ngayon, kailangan mong piliin kung mayroon kang domain o wala. Kung mayroon ka, i-click ang opsyong ‘Hindi, mayroon akong isa’ at maaari mong ipasok ang domain na pagmamay-ari mo na at gamitin ito. Kakailanganin mong i-verify na pagmamay-ari mo ang domain na ito bago mo aktwal na simulang gamitin ito. Kung hindi, maaari kang bumili ng isa gamit ang Google Domains. I-click ang opsyong ‘Oo, mayroon akong isa na magagamit ko’. Kung wala kang domain, maaari mo ring bilhin ito sa ibang lugar sa halip na sa Google Domains, ngunit kapag binili mo ito sa pamamagitan ng Google, hindi mo na kailangang dumaan sa proseso ng pag-verify.

Pagkatapos, kakailanganin mong gumawa ng username para sa iyong Google Workspace account. Ito ang magiging unang email address ng negosyo para sa iyong domain. Maaari kang gumawa ng higit pang mga address ng negosyo para sa iyong team sa ibang pagkakataon kapag na-set up mo na ang Google Workspace. Lumikha ng isang password at pagkatapos ay i-click ang 'Sumasang-ayon at magpatuloy'.

Naka-set up ang iyong Google Workspace sa isang Google account ng negosyo. I-click ang ‘Pumunta sa Setup’ at maaari mong pamahalaan ang Google Workspace para sa iyong organisasyon mula sa admin console.

Kapag na-verify mo na ang iyong domain, maaari kang magdagdag ng mga bagong user sa iyong organisasyon at mag-set up ng mga app tulad ng Gmail mula sa admin console. Ngunit kung hindi mo gustong gawin iyon kaagad, maaari mo itong laktawan sa ngayon at gawin ito mula sa Google Admin anumang oras mamaya.

Pamamahala ng Google Workspace

Bilang admin, maaari mong pamahalaan at kontrolin ang Google Workspace mula sa admin console. Gusto mo mang magdagdag o mag-alis ng mga user, pamahalaan ang mga unit ng organisasyon (ang lingo ng Google para sa paggawa ng mga patakaran para sa iyong organisasyon), gumawa at mamahala ng mga grupo para sa mga mailing list at paglalapat ng mga patakaran, pamahalaan kung aling mga app ang maa-access ng mga user sa iyong domain at mula sa anong device, at lahat ng bagay kung hindi, ang admin console ay kung saan mo ito mahahanap.

Para ma-access ang admin console, pumunta sa admin.google.com at mag-log in gamit ang iyong Google Workspace account. O maaari mo itong i-access mula sa menu ng ‘Apps’ mula sa anumang serbisyo ng Google. I-click ang icon ng ‘Google Apps’ mula sa halos anumang serbisyo ng Google kung saan ka naka-log in (google.com, gmail.com, atbp.)

Pagkatapos, i-click ang opsyon para sa ‘Admin’ mula sa mga app. Available lang ang opsyon para sa ‘Admin’ sa mga user ng Workspace na isang admin para sa organisasyon.

Magbubukas ang homepage ng admin console. Nagbibigay-daan sa iyo ang collapsible navigation menu sa kaliwa na mag-browse sa lahat ng opsyon para sa pamamahala ng Google Workspace para sa iyong organisasyon nang mabilis.

Pagdaragdag ng Mga User sa iyong Organisasyon

Kapag na-set up mo na ang Google Workspace para sa iyong organisasyon, ang pinakamahalagang hakbang ay ang pagdaragdag ng mga user sa organisasyon mo. Tulad ng paggawa ng address ng negosyo para sa iyong sarili, kailangan mong lumikha ng mga username at password para sa iba pang mga user na gusto mong idagdag at ibahagi ang mga kredensyal sa kanila. Kailangan mo ring magtalaga ng mga lisensya para magamit nila ang mga serbisyo.

Pumunta sa iyong admin console at i-click ang opsyong ‘Directory’ mula sa navigation menu sa kaliwa.

Ilang mga opsyon ang lalawak sa ilalim nito. I-click ang ‘Mga User’ mula sa mga available na opsyon.

Pagkatapos, piliin ang unit ng organisasyon mula sa ‘Lahat ng organisasyon’ kung saan mo gustong idagdag ang user. I-click ang button na ‘Magdagdag ng bagong user’ upang magdagdag ng mga user nang paisa-isa kung wala kang malaking team.

Ilagay ang impormasyon ng user: ang kanilang pangalan at apelyido, pagkatapos ang kanilang pangunahing email. Magmumungkahi ang Workspace ng username para sa pangunahing email na magiging iba sa lahat ng umiiral nang email sa iyong domain; maaari mong gamitin iyon o ipasok ang isa sa iyong sarili.

Kung ang iyong organisasyon ay may higit sa isang domain, maaari kang pumili ng isa pang domain. I-click ang pababang arrow sa tabi ng @ sign at piliin ang domain mula sa drop-down na menu.

Pagkatapos, ilagay ang pangalawang email para sa user. Ang pangalawang email ay maaaring ang kanilang personal na email kung saan matatanggap nila ang mga detalye ng account. Maaari mo ring ipasok ang iyong sariling email address upang makuha ang impormasyon sa pag-log in at ipasa ito sa kanila sa ibang pagkakataon.

Pagkatapos, i-click ang arrow sa tabi ng ‘Pamahalaan ang password ng user, unit ng organisasyon, at larawan sa profile. Ang pagtatakda ng larawan sa profile o pag-edit sa unit ng organisasyon ay opsyonal.

Ngunit kailangan mong magtakda ng password para sa bagong user. Maaari kang awtomatikong bumuo ng isang password, o ilagay ang iyong sarili. Upang hilingin sa user na magtakda ng bagong password kapag nag-sign in sila, kailangan mong paganahin ang opsyon.

Kapag naidagdag mo na ang lahat ng impormasyon, i-click ang button na ‘Magdagdag ng Bagong User.

Sa kondisyon na ang username ay hindi sumalungat sa isang umiiral na username, ang bagong user ay matagumpay na maidaragdag. Kung hindi, makakatanggap ka ng prompt na humihiling sa iyong ayusin ang salungatan.

Ngayon, ang natitira na lang ay ibahagi ang mga kredensyal sa pag-log in sa nilalayong tao at maaari na nilang simulang gamitin ang Google Workspace. Kung hihilingin mo sa user na palitan ang kanilang password pagkatapos mag-sign in, magkakaroon sila ng 48 oras upang baguhin ang password. Kapag natapos na ang oras, mag-e-expire ang link sa pag-reset, at ikaw (ang admin) ay kailangang gumawa ng bagong password para sa kanila.

Para sa isang bagong user, maaaring tumagal nang hanggang 24 na oras para maging aktibo ang lahat ng serbisyo ng Google Workspace. Kung susubukan mong mag-access ng isang serbisyo sa panahong ito, maaari mong makuha ang mensahe na wala kang access.

Pagdaragdag ng Mga User nang Maramihan

Para sa isang malaking organisasyon, maaari ka ring magdagdag ng mga user nang maramihan at maraming opsyon para gawin ito. Depende sa uri ng iyong organisasyon, maaari mong piliin kung ano ang tama para sa iyo.

Magdagdag ng mga user mula sa isang CSV file
Gamitin ang Admin SDK Directory API kung alam mo ang programming
I-sync ang data mula sa iyong LADP server, gaya ng Microsoft Active Directory
Lumipat mula sa HCL Notes patungo sa Google Workspace
Magdagdag ng mga user na may mga kasalukuyang Google Account

Bago magdagdag ng mga user nang maramihan sa Google Workspace, kailangan mong tiyakin na mayroon kang sapat na mga lisensya. Kung hindi, bumili ng higit pa kung pinapayagan ito ng iyong plano.

Gawing Admin ang isang User

Maaari mong gawing super admin ang isa pang (mga) user sa organisasyon. Bilang default, ang taong gumagawa at nagse-set up ng Google Workspace para sa organisasyon ay ang super admin. Ang super admin ay may kumpletong access sa mga gawain sa pamamahala ng iyong organisasyon, kaya italaga lang ang tungkuling ito sa mga taong pinagkakatiwalaan mo. Para sa mga pinaghihigpitang responsibilidad, maaari kang magtalaga sa kanila ng mga partikular na tungkulin ng admin gaya ng Admin ng Grupo, Admin ng Pamamahala ng User, Admin ng Help Desk, Admin ng Mga Serbisyo, atbp.

Mula sa menu ng nabigasyon sa kaliwa, i-click ang opsyong ‘Directory’ at piliin ang ‘Mga User’ mula sa pinalawak na listahan. Hanapin ang user mula sa listahan ng user at i-click ang kanilang pangalan.

Magbubukas ang kanilang pahina ng account. Mag-scroll pababa at i-click ang opsyon para sa ‘Mga tungkulin at pribilehiyo ng Admin’.

Pagkatapos, i-click ang opsyon para sa tungkuling ‘Super Admin’.

Magpapakita ito ng mga toggle sa tabi ng lahat ng available na pre-built na tungkulin. Para gawin silang super admin, paganahin ang toggle sa tabi nito. Upang magtalaga sa kanila ng isang partikular na tungkulin ng admin, paganahin ang toggle sa tabi ng nais na tungkulin. Maaari ka ring gumawa ng mga custom na tungkulin kung ang mga pre-built na tungkulin ay wala sa iyong alley.

At ta-da! May iba kang ibabahagi sa iyo ang mga responsibilidad ng admin.

Paggamit ng Google Workspace bilang Libreng User

Para i-enable ang pinagsamang karanasang inaalok ng Google Workspace para sa mga libreng account, pumunta sa iyong Gmail account at i-click ang icon na ‘Mga Setting’ sa kanang sulok sa itaas.

Lalabas ang isang panel ng mabilisang mga setting sa kanan. I-click ang 'Tingnan ang lahat ng mga setting'.

Pagkatapos, piliin ang tab na ‘Chat and Meet’ mula sa mga opsyon sa setting.

Sa Chat, piliin ang 'Google Chat' sa halip na 'Classic Hangouts'.

Maaaring lumitaw ang isang welcome banner. I-click ang ‘OK’ para magpatuloy.

Pagkatapos, i-click ang 'I-save ang mga pagbabago'.

Magre-reload ang Gmail at magkakaroon ka na ngayon ng bagong pinagsamang karanasan sa Chat at Mga Kwarto sa Gmail.

Ang isa sa mga pinakamahusay na karagdagan na kasama ng Google Workspace ay ang Room (malapit nang maging Spaces) sa Google Chat. Ang mga silid ay isang hub para sa komunikasyon at pakikipagtulungan. Maaari kang makipag-chat sa mga miyembro ng kwarto, magbahagi ng mga file, magtalaga ng mga gawain, at gumawa ng higit pa, lahat sa isang lugar gamit ang Mga Kwarto. Kung nagamit mo na ang Microsoft Teams, ang Mga Kwarto ay parang mga channel ng Teams.

Maaari ka ring magbukas ng mga file sa Google Docs, Sheets, at Slides nang direkta sa Mga Kwarto at gawin ang mga ito doon mismo. Anumang mga file na ina-upload mo sa Kwarto ay palaging madaling ma-access mula sa tab na 'Mga File'. At maaari mong subaybayan ang mga gawain na kailangang gawin ng koponan at italaga ang mga ito sa mga tao mula sa tab na 'Mga Gawain'.

Upang matutunan kung paano gamitin ang Mga Kwarto sa Google Chat, pumunta dito.

Isinasaalang-alang ang paraan ng ganap na pagbabago ng trabaho sa nakalipas na taon, ang Google Workspace ay nagdadala ng mga kinakailangang pagbabago para maging maayos ang pakikipagtulungan, nagtatrabaho ka man nang malayuan o hindi. At sa Google Workspace para sa lahat, magagamit mo pa ito para panatilihing maayos ang iyong personal na buhay.