Kung gusto mong mag-print ng mga mailing label mula sa isang listahan ng address na pinapanatili mo sa isang Excel spreadsheet, maaari mong gamitin ang tampok na Mail Merge ng Microsoft Word.
Ang Microsoft Excel ay ang perpektong lugar para sa pag-iimbak ng impormasyon ng contact at address ng mga customer. Madali mong maisaayos ang isang mailing list/address list sa Excel. Ngunit ang pag-print ng mga mailing label, sobre, greeting card, o anumang bagay ay maaaring mahirap na trabaho.
Sabihin nating gusto mong magpadala ng mass mailing sa isang mailing list na pinapanatili mo sa isang Excel spreadsheet, ang pinakamahusay na paraan na magagawa mo iyon ay sa pamamagitan ng paggamit ng feature ng Microsoft Word mail merge. Sa pamamagitan ng paglikha ng isang mail merge na dokumento sa Microsoft Word, at pag-link nito sa isang Excel worksheet, maaari mong kunin ang data mula sa listahan ng Excel, sa mga napi-print na label para sa pagpapadala ng koreo.
Paano Gumawa ng Mga Mailing Label sa Word mula sa isang Excel Sheet
Gamit ang tampok na Microsoft Word Mail Merge, maaari kang lumikha ng isang sheet ng mga mailing label mula sa isang Excel Sheet na maaari mong i-print. Kung hindi mo alam kung paano i-mass print ang iyong mga label mula sa Excel, basahin ang step-by-step na gabay na ito.
Ihanda ang iyong Mailing List sa Excel
Upang gawin at i-print ang mga mailing label, una, kailangan mong i-set up nang maayos ang iyong worksheet. I-type ang column header sa unang cell ng bawat column at punan ang kaukulang impormasyon sa ilalim ng column header na iyon. Dahil gusto naming gumawa ng mga mailing label, gumawa ng column para sa bawat elemento na gusto mong idagdag sa mga label (tulad ng pangalan, apelyido, address, atbp.).
Halimbawa, kung gagawa ka ng mga mailing label mula sa isang Excel sheet, malamang na mayroon itong pangunahing impormasyon sa pakikipag-ugnayan (bilang mga heading ng column):
- Pangalan
- Huling pangalan
- Address ng Kalye
- lungsod
- Estado
- ZIP Code
Tingnan ang screenshot sa ibaba:
Kapag nagpasok ka ng data sa Excel, hatiin ang impormasyon sa mga indibidwal na column. Halimbawa, sa halip na lumikha ng isang column ng pangalan, hatiin ang pangalan sa magkakahiwalay na column gaya ng pamagat, pangalan, gitnang pangalan, apelyido, na magpapadali sa pagsasama ng data sa dokumento ng Word.
Kapag naglalagay ka ng data, tiyaking walang laman ang iyong worksheet ng anumang walang laman na row o column. I-save ang worksheet kapag natapos mo na ang pagpasok ng data.
Pangalanan ang Mailing List
Pagkatapos mong gawin ang set ng data, bigyan ng pangalan ang data na ipinakita sa worksheet. Upang gawin iyon,
Piliin ang listahan ng mga address sa Excel sheet, kasama ang mga header. Susunod, pumunta sa tab na 'Mga Formula' at mag-click sa 'Tukuyin ang Pangalan' mula sa grupo ng Mga Tinukoy na Pangalan.
Magbubukas ang isang bagong dialog box, ipasok ang pangalan sa kahon ng 'Pangalan', at i-click ang 'OK'. Kung ang pangalan ay may higit sa isang salita, magdagdag ng salungguhit (_) sa pagitan ng mga ito (Walang Space o Hyphen na pinapayagan).
Kumpirmahin ang Format ng File
Kakailanganin mong ikonekta ang Word document sa Excel worksheet na naglalaman ng mailing list para i-print ang iyong mga label. Kung ikinokonekta mo ang Word sa Excel sa unang pagkakataon, kakailanganin mong paganahin ang isang format ng conversion na magbibigay-daan sa iyong mag-convert ng mga file sa pagitan ng dalawang programa ng Microsoft.
Upang gawin ito, Una, buksan ang programa ng Microsoft Word. Mag-click sa tab na ‘File’ at piliin ang ‘Options’ sa ibaba ng kaliwang pane.
Magbubukas ang isang bagong window ng 'Word Options'. Dito, i-click ang 'Advanced sa kaliwang pane at mag-scroll pababa sa seksyong 'General'. Lagyan ng tsek ang opsyong ‘Kumpirmahin ang Format ng File sa Buksan’ at i-click ang ‘OK’. Papayagan ka nitong madaling mag-import ng data mula sa Excel.
I-set up ang Mail Merge Document sa Word
Susunod, kailangan mong i-setup ang pangunahing dokumento ng label sa MS Word para sa mga mailing label na gusto mong idagdag.
Magbukas ng blangkong dokumento ng Word. Pumunta sa 'Mailings' at mag-click sa icon na 'Start Mail Merge'. Pagkatapos, ang opsyong 'Mga Label' mula sa drop-down.
Maaari mo ring piliin ang opsyon na 'Step-by-Step Mail Merge Wizard' na gagabay sa iyo sa proseso.
Lalabas ang dialog window na 'Mga Opsyon sa Label', Dito, maaari mong piliin ang iyong supplier ng label at numero ng produkto. Pinipili namin ang manufacturer ng 3M label bilang aming vendor dahil iyon ang tatak na ginagamit namin. Ngunit kung gumagamit ka ng isang partikular na vendor, hal. Avery, maaari mo silang piliin sa halip.
Susunod, mag-click sa pindutan ng 'Mga Detalye' sa kaliwang sulok sa ibaba ng window ng Mga Opsyon sa Label at magbubukas ang isang bagong dialog box. Dito, maaari mong baguhin ang mga margin, taas, lapad, pitch, at laki ng label. Mag-click sa 'OK' pagkatapos gawin ang mga pagbabago.
Ngayon, ang pahina ng Word ay lilitaw tulad nito:
Ikonekta ang Worksheet sa Mga Label ng Salita
Ngayon, nag-set up ka ng mga walang laman na label sa Microsoft Word upang makatanggap ng impormasyon mula sa Excel. Susunod, dapat mong ikonekta ang dokumento ng salita sa worksheet na naglalaman ng iyong listahan ng mailing/address para ilipat ang data sa iyong mga label.
Pumunta sa tab na 'Mga Mail' sa dokumento ng Word, at piliin ang opsyon na 'Piliin ang Mga Tatanggap'. Sa drop-down, i-click ang opsyong ‘Gumamit ng Umiiral na Listahan’.
Mag-navigate sa Excel spreadsheet na may mailing list sa window ng Select Data Source, piliin ang file at i-click ang 'Buksan'.
Kung makakita ka ng dialog box na Kumpirmahin ang Pinagmulan ng Data, piliin ang 'OLE DB Database Files' at i-click ang button na 'OK'.
Lalabas ang isa pang pop-up window na pinangalanang Select Table. Kung pinangalanan mo ang iyong listahan ng address (Customer_Mailing_List), piliin ito at i-click ang ‘OK’. Kung hindi, piliin ang worksheet na naglalaman ng iyong listahan at i-click ang 'OK'.
Tulad ng nakikita mo, ang salitang dokumento ay napuno na ngayon ng mga label ng address na nagsasabing '«Next Record»'.
I-edit ang Listahan ng Tatanggap para sa Mail Merge
Mag-click sa opsyong ‘I-edit ang Listahan ng Tatanggap’ sa tab na ‘Mga Mail’.
Ang window ng 'Mail Merge Recipients' ay lilitaw na naglilista ng lahat ng mga tatanggap mula sa iyong listahan ng address. Ang lahat ay pipiliin bilang default. Dito, maaari mong pag-uri-uriin, i-filter, idagdag, o alisin ang mga tatanggap sa iyong listahan.
I-clear ang checkbox sa tabi ng mga pangalan ng mga tatanggap na hindi mo gusto sa iyong mga label.
Magdagdag ng Mail Merge Fields
Ngayon, kailangan mong magdagdag ng mga field ng mail merge sa dokumento bago mo matapos ang pagsasama. Kapag nagdagdag ka ng mga field ng mail merge sa iyong mga label, ang mga field na iyon ay magiging mga placeholder para sa mga header ng column sa iyong worksheet. Kapag tapos na ang pagsasanib, ang mga placeholder ay papalitan ng data mula sa iyong Excel mailing list.
Upang magdagdag ng mga field ng mail merge, mag-click sa ‘Address Block’ mula sa grupong Write & Insert Fields sa tab na Mailing.
Dito, maaari mong tukuyin ang naaangkop na format para lumabas ang pangalan ng tatanggap sa label. Makakakita ka ng preview ng napiling pattern ng address sa ilalim ng seksyong 'Preview'. I-click ang ‘OK’ para idagdag ang mga field.
Kung ang mga bahagi ng iyong block ng address ay nawawala o hindi tumutugma sa napiling format ng address, nangangahulugan iyon na ang mga heading ng column ng iyong listahan ng address sa Excel ay nag-iiba mula sa mga default na field ng Word mail merge. Mag-click sa pindutan ng 'Match Fields' upang itugma ang mga tamang field sa mga field na kinakailangan para sa block ng address.
Sa window ng 'Match Fields', tingnan kung ang mga kinakailangang field para sa block ng address ay tumutugma sa column sa iyong workbook. Kung hindi, i-click ang dropdown na button sa tabi ng kinakailangang field at itugma ito sa heading ng column sa iyong Excel file. Kapag tapos ka na, i-click ang 'OK'.
Ngayon, lalabas ang ‘«AddressBlock»’ sa unang label ng iyong dokumento.
Susunod, kailangan mong kopyahin ang format ng label at layout ng unang label (<>) sa iba pang mga label sa dokumento ng salita. Upang gawin iyon, mag-click sa 'I-update ang Mga Label' sa pane ng Write & Insert sa ilalim ng tab na Mailings.
Magsagawa ng Mail Merge
Bago natin pagsamahin ang Word document at Excel File, tingnan natin kung ano ang magiging hitsura ng mga natapos na label.
Upang suriin ang iyong mga resulta, piliin ang opsyong ‘I-preview ang Mga Resulta’ mula sa tuktok na bar.
Ngayon, maaari mong gawin ang aktwal na mail merge.
Maaari mong i-format ang kasalukuyang na-preview na label sa tab na Home. Maaari mo ring baguhin ang uri ng font ng mga label, laki ng font, kulay ng font, atbp. ayon sa gusto mo. Kapag, natapos mo na ang pag-format ng kasalukuyang na-preview na label, i-click ang 'I-update ang Mga Label' sa ilalim ng tab na Mailings upang ilapat ang pag-format sa lahat ng mga label.
Upang maisagawa ang pagsasanib, pumunta sa tab na ‘Mga Mail’, i-click ang opsyong ‘Tapusin at Pagsamahin’ sa pangkat na Tapusin. Piliin ang opsyong ‘I-edit ang Mga Indibidwal na Dokumento’ mula sa drop-down.
Ipo-prompt ang isang maliit na pop-up window na tinatawag na 'Pagsamahin sa Bagong Dokumento. Dito, piliin ang 'Lahat' sa ilalim ng Pagsamahin ang mga tala at i-click ang 'OK' upang matapos.
Ngayon ang impormasyon mula sa iyong listahan ng address ay ililipat sa iyong mga label at isang bagong dokumento ang lalabas kasama ang mga mailing label mula sa iyong Excel address list. Maaari mo na ngayong i-edit, i-format, i-print, at i-save ang label na dokumentong ito tulad ng ibang dokumento ng Word.
Tip sa Bonus: Magdagdag ng Borders sa Mga Label
Mahirap putulin ang mga label nang walang hangganan. Upang magdagdag ng mga hangganan, i-click ang icon na plus (+) sa kaliwang bahagi sa itaas ng mga text.
Ngayon ang lahat ng mga label sa dokumento ay napili, i-click ang icon na 'Border' sa lumulutang na menu at i-click ang 'Lahat ng Border' mula sa mga opsyon.
Kaagad, makikita mo ang mga hangganan sa pagitan ng iba't ibang mga label.
Ang natitira lang gawin ngayon ay i-print ang iyong mga label, gupitin ang mga ito, i-paste ang mga ito sa mga mail, at ipadala ang iyong mga mail.