Gumawa ng drop-down na listahan ng mga item sa Excel upang gawing mas madali, mas mabilis at walang error ang pagpasok ng data. Gamit ang tampok na Pagpapatunay ng Data ng Excel, madali kang makakagawa ng mga drop down na listahan upang maglagay ng data sa isang worksheet o workbook.
Ang isang drop-down na listahan ng Excel o drop-down na menu ay isang graphical na elemento ng kontrol na nagpapahintulot sa mga user na pumili ng opsyon mula sa isang listahan ng mga paunang natukoy na opsyon. Gagawin nitong mas madali, mas mabilis ang pagpasok ng data at mababawasan ang kamalian at typo.
Halimbawa, madaling piliin ng mga user ang status ng trabaho bilang TAPOS mula sa isang drop-down na menu. Ngunit kung bibigyan mo sila ng pagpipilian na ipasok ito nang manu-mano, maaari nilang i-type ang buong salitang FINISHED o PENDING o ONGOING, o FAILED. Kakailanganin ng maraming oras upang i-type ang katayuan para sa bawat trabaho, ngunit kung ito ay isang drop-down na listahan, ito ay magpapabilis sa proseso ng pagpasok ng data.
Sa post na ito, ipapakita namin sa iyo ang isang mabilis at madaling paraan upang lumikha ng isang drop-down na listahan gamit ang data mula sa mga cell, o sa pamamagitan ng manu-manong pagpasok ng data, o sa pamamagitan ng paggamit ng mga formula sa Excel.
Paglikha ng isang Drop-Down List gamit ang Data mula sa Mga Cell
Halimbawa, maaari kang gumawa ng drop-down na menu upang subaybayan ang katayuan ng bawat isa sa mga paglalakbay na pinaplano mong gawin (tulad ng ipinapakita sa larawan sa ibaba).
Una, i-type ang mga item na gusto mong lumabas sa drop-down sa isang hanay ng mga cell. Magagawa mo ito sa sheet na naglalaman ng mga drop-down na listahan, o sa ibang sheet.
Sa halimbawang ito, nag-type kami ng listahan ng mga item para sa drop-down na listahan sa Sheet 2.
Bumalik sa Sheet 1 at pagkatapos ay piliin ang cell B2 (ito ang cell kung saan mo ise-set up ang iyong drop-down).
Susunod, pumunta sa tab na ‘Data’ at i-click ang icon na ‘Data Validation’, at piliin ang ‘Data Validation’ mula sa drop-down na menu.
Sa dialog box na 'Pagpapatunay ng Data', piliin ang 'Listahan' mula sa drop-down na menu na 'Payagan:' at i-click ang 'OK".
Mag-click sa kahon ng ‘Pinagmulan’ at maaari mong piliin ang listahan ng mga item na gusto mong idagdag bilang mga opsyon na lalabas sa listahan.
Ngayon, piliin ang listahan ng mga item (A1:A5) mula sa Sheet 2.
At ang lokasyon kung saan ang mga halaga para sa drop-down na menu ay awtomatikong idaragdag sa Source box. Ngayon, i-click ang 'OK'. Kung aalisin mo ang tsek sa opsyong ‘Huwag pansinin ang itim,’ pipilitin ng Excel ang mga user na pumili ng value mula sa listahan.
Ngayon ay nakagawa ka na ng drop-down list sa cell B2 ng column ng Status.
Upang kopyahin ang drop-down na listahan sa lahat ng 5 row, i-click lang ang maliit na berdeng parisukat sa kaliwang ibaba ng drop-down box at i-drag ito pababa sa ibabaw ng cell B6.
Ngayon, ang drop-down na listahan ay kinopya mula sa cell B2 hanggang B6.
Paglikha ng isang Drop-down na Listahan sa pamamagitan ng Manu-manong Pagpasok ng Data
Bilang kahalili, maaari kang magdagdag ng mga item nang direkta sa drop-down sa pamamagitan ng paglalagay ng mga ito nang manu-mano sa field na ‘Source’ ng dialog window ng Data Validation.
Sa halimbawang ito, nagdaragdag ka ng isang drop-down na listahan para sa kung anong season ka bumibisita sa mga lungsod. Kaya, piliin ang cell C2 upang lumikha ng isang drop-down na listahan.
Buksan ang dialog box ng 'Data Validation' mula sa tab na 'Data'.
Piliin ang ‘Listahan’ mula sa Pamantayan sa Pagpapatunay at i-type ang iyong listahan sa kahon ng ‘Pinagmulan’. Ang lahat ng mga item ay dapat na ilagay nang walang espasyo, na pinaghihiwalay ng kuwit sa pagitan ng bawat item.
Dito, ilagay ang 'Spring, Summer, Fall, Winter' sa source field at i-click ang 'OK'.
Ngayon, ang lahat ng mga item (mga opsyon) na ipinasok sa Source field ay lilitaw sa iba't ibang linya sa drop-down na listahan. Pagkatapos, maaari mong i-drag at kopyahin ang listahan sa iba pang mga hilera tulad ng ginawa mo sa nakaraang pamamaraan.
Paggawa ng Drop-down List Gamit ang Mga Formula
Ang isa pang paraan na makakagawa ka ng drop-down na listahan ay sa pamamagitan ng paggamit ng OFFSET na formula sa source field.
Sa halimbawang ito, gumagawa kami ng drop-down na listahan sa column na Taon. Piliin ang cell D1 at pumunta sa Data -> Mga Tool ng Data -> Pagpapatunay ng Data.
Sa mga window ng Data Validation, ilagay ang formula source field na ito sa halip na cell reference o manu-manong inilagay na mga item:
=OFFSET(reference, row, cols, [taas], [lapad])Ngayon ay ilagay ang listahan ng mga item para sa drop-down na listahan (Taon) sa Sheet 2.
Sa formula, tukuyin ang cell reference bilang B1 (ang panimulang punto ng listahan), tukuyin ang mga row at column bilang 0 upang maiwasang ma-offset ang reference, at tukuyin bilang Taas bilang 5 para sa mga item sa listahan.
=OFFSET(Sheet2!$B$1,0,0,5)Ngayon, kung ilalagay mo ang formula na ito sa source field, magbabalik ito ng array na may listahan ng mga taon (B1:B5).
Gagawa ito ng drop-down na listahan na nagpapakita ng lahat ng taon sa hanay ng cell B1:B5 ng Sheet 2.
Pag-alis ng isang Drop-down na Listahan
Maaari mo ring alisin ang isang drop-down na listahan sa Excel. Upang alisin ang isang drop-down na listahan, piliin ang cell na may drop-down na listahan. Pagkatapos ay pumunta sa Data -> Mga Tool ng Data -> Pagpapatunay ng Data.
I-click ang button na ‘Clear All’ sa kaliwang sulok sa ibaba ng dialog box ng ‘Data Validation’ at i-click ang ‘OK’. Aalisin nito ang drop-down na listahan sa napiling cell.
Kung gusto mong alisin ang lahat ng drop-down na listahan sa worksheet, lagyan ng check ang ‘Ilapat ang mga pagbabagong ito sa lahat ng iba pang mga cell na may parehong mga setting’ bago ka mag-click sa button na ‘I-clear ang Lahat’. Pagkatapos, i-click ang 'OK' para mag-apply.
Ngayon, maaari kang gumawa at mag-alis ng mga drop-down na listahan sa pamamagitan ng pagsunod sa step-by-step na gabay na ito.