Ipapakita sa iyo ng gabay na ito kung paano mag-alpabeto sa Excel gamit ang feature na Sort and Filter, at mga formula para ayusin at i-format ang data sa pagkakasunud-sunod.
Ang Microsoft Excel ay isang epektibong software para sa pag-aayos ng mahalagang data, tulad ng pananalapi, data ng pagbebenta, impormasyon ng customer, atbp. Ang pag-alpabeto ng data sa mga worksheet ay isa sa mga pinakamahusay na paraan upang mabilis na ayusin, i-access, at i-reference ang data na iyon. Ang pag-alpabeto ng isang hanay ng mga cell ay nangangahulugan ng pag-uuri ng isang hanay ayon sa alpabeto sa excel. Maaaring pagbukud-bukurin ang data sa parehong paraan, alinman sa pataas na pagkakasunud-sunod o sa pababang pagkakasunud-sunod.
Halimbawa, sabihin nating mayroon kang malaking set ng data ng impormasyon ng order ng customer at gusto mong mahanap ang history ng order ng isang partikular na customer. Ang pagsusuklay sa buong listahan ay magiging isang gawaing-bahay. Sa halip na mag-aksaya ng oras sa pag-scroll, maaari mong gawing alpabeto ang iyong mga column upang mabilis na mahanap ang iyong data.
Mayroong iba't ibang paraan na maaari mong gamitin upang i-alpabetize ang data sa Excel, depende sa uri ng dataset na iyong ginagawa. Binibigyang-daan ka ng Excel na pagbukud-bukurin ang isang column o isang row o napiling hanay o isang buong worksheet, pati na rin ang mga opsyon sa pagpangkat ng maraming column o row nang magkasama habang pinag-uuri-uriin mo ang mga ito. Alamin natin kung paano i-alpabeto ang data sa mga spreadsheet ng Excel ayon sa mga row o column.
Bakit Alphabetize ang data sa Excel
Ang pag-alpabeto ng data ay magkakaroon ng maraming pakinabang:
- Ginagawa nitong mas makatwiran ang data at ginagawang mas madaling basahin.
- Ginagawa nitong mas madali para sa isang user na maghanap ng partikular na halaga o pangalan ng customer sa isang datasheet ng Excel.
- Tinutulungan nito ang user na makitang makita ang mga duplicate na tala upang maiwasan namin ang mga error sa pagpasok ng data.
- Binibigyang-daan nito ang mga user na madaling pagpangkatin ang mga column o mga listahan nang magkasama upang makita ng mga user ang mga ito nang magkatabi.
Ang pag-alpabeto (pag-uuri ayon sa alpabeto) ay isang madali, karaniwang paraan upang mabilis na pag-uri-uriin ang iyong impormasyon. Ito ay partikular na kapaki-pakinabang para sa napakalaking mga dataset. Sa kabuuan, mayroong 4 na paraan para i-alpabetize ang data sa Excel: A-Z o Z-A na button, feature na Pag-uri-uriin, function ng filter, at mga formula.
Pag-alpabeto ng Column sa Excel
Ang pinakamabilis na paraan upang pagbukud-bukurin ayon sa alpabeto sa Excel ay sa pamamagitan ng paggamit ng in-built na feature na Sort.
Una, buksan ang spreadsheet na naglalaman ng dataset. Piliin ang mga cell o column na gusto mong pag-uri-uriin at siguraduhing huwag pumili ng anumang mga blangkong cell. Pagkatapos, pumunta sa tab na 'Data' at i-click ang alinman sa 'A-Z' upang pagbukud-bukurin ang pataas o 'Z-A' upang pag-uri-uriin pababa sa pangkat na Pag-uri-uriin at I-filter.
Kung mayroong anumang mga blangkong cell sa pagitan, ipinapalagay ng Excel na ang lahat ng data ay pinagsunod-sunod at huminto sa itaas ng itim na cell. Kung nais mong pag-uri-uriin ang buong column, piliin lamang ang anumang cell sa column at gamitin ang opsyon sa itaas.
Ang parehong mga opsyon ay maaari ding ma-access sa ilalim ng tool na 'Pagbukud-bukurin at Salain' sa seksyong Pag-edit ng tab na 'Home'.
Kapag na-click mo ang button, excel i-alpabeto kaagad ang iyong listahan.
Paano Pagbukud-bukurin at Panatilihin ang Mga Hilera nang Magkasama sa Excel
Madali mong maiayos ang isang column kung mayroon ka lang isang column sa iyong worksheet, ngunit nagiging kumplikado ito kapag ang iyong worksheet ay naglalaman ng maraming column sa tabi ng column na gusto mong pagbukud-bukurin. Gayundin, kung minsan, nagtatrabaho kami sa mga spreadsheet kung saan kailangan naming panatilihing buo ang kaukulang mga row pagkatapos pag-uri-uriin ang column.
Halimbawa, kung mayroon kaming spreadsheet ng listahan ng marka ng mga mag-aaral. Kapag pinag-uri-uriin namin ang column ng mga pangalan ng mag-aaral sa alpabetikong pagkakasunud-sunod, gusto rin namin na ang mga markang inilagay sa mga row sa tabi ng mga ito ay dapat ding gumalaw nang naaayon.
Sa ganitong mga kaso, maaari mong gamitin ang button na 'A-Z' o 'Z-A' upang pagbukud-bukurin ang isa sa mga column sa pagkakasunud-sunod ng alpabeto at awtomatiko nitong isasaayos ang data sa iba pang mga column, na pinapanatili ang mga row na magkasama. Tingnan natin kung paano ito gumagana sa isa pang halimbawa.
Una, piliin ang unang column ayon sa kung saan mo gustong pag-uri-uriin ang iba pang column. Pagkatapos ay piliin ang alinman sa 'A-Z' o 'Z-A' sa ilalim ng tab na Data o tab na Home upang pagbukud-bukurin ang data sa isang column, at awtomatikong muling ayusin ng Excel ang iba pang mga column nang naaayon.
Kapag na-click mo ang pindutan ng pag-uuri, lalabas ang isang window ng dialog ng Pag-uuri ng Babala. Piliin ang radio button para sa 'Palawakin ang pagpili' at i-click ang 'Pagbukud-bukurin' na buton.
Pananatilihin nitong magkasama ang mga row habang pinagbubukod-bukod ang mga column, nang hindi tumutugma sa anumang data (tulad ng ipinapakita sa ibaba).
Kung pipiliin mo ang opsyon na 'Magpatuloy sa kasalukuyang pagpili', ang napiling column lang ang pag-uuri-uriin ng Excel.
Paano Pagbukud-bukurin ayon sa Alpabeto ayon sa Maramihang Mga Hanay
Kung gusto mong pag-uri-uriin ang isang dataset ayon sa alpabeto sa pamamagitan ng higit sa isang column, magagawa mo iyon gamit ang feature ng Excel's Sort.
Halimbawa, gusto naming ayusin ang sumusunod na talahanayan ayon sa alpabeto muna ayon sa Bansa, at pagkatapos ay ayon sa Pangalan:
Una, piliin ang buong talahanayan na gusto mong pag-uri-uriin ayon sa alpabeto, pagkatapos ay pumunta sa tab na 'Data' at sa pangkat na Pag-uri-uriin at Filter, mag-click sa 'Pagbukud-bukurin'.
O i-click ang icon na ‘Pagbukud-bukurin at Salain’ sa seksyong Pag-edit ng tab na ‘Home’ at piliin ang ‘Custom Sort’ para ma-access ang parehong feature.
Lalabas ang dialog box ng Pag-uuri at ipapakita ang unang column (parameter) kung saan pag-uuri-uriin ang talahanayan. Sa dropdown box na 'Pagbukud-bukurin ayon sa', piliin ang pangunahing column kung saan mo gustong i-alpabeto muna ang data, 'Bansa' sa aming kaso, at sa dropdown na 'Order' piliin ang alinman sa 'A hanggang Z' o 'Z hanggang A' .
Pagkatapos, i-click ang pindutang 'Magdagdag ng Antas' upang idagdag ang pangalawang antas ng pag-uuri. Piliin ang pangalawang column (sa aming kaso First Name) kung saan mo gustong i-alpabetize ang data sa kahon na 'Pagbukud-bukurin Ayon' at piliin ang alinman sa 'A hanggang Z' o 'Z hanggang A'. Kung ang iyong talahanayan ay may mga header sa itaas, lagyan ng check ang checkbox na 'My Data has Headers' para malaktawan nito ang mga header habang pinagbubukod-bukod ang mga ito. Magdagdag ng higit pang mga antas ng pag-uuri kung kinakailangan, at i-click ang 'OK'.
Ang talahanayan ay nakaayos ayon sa alpabeto: una ayon sa Bansa, at pagkatapos ay ayon sa Pangalan tulad ng ipinapakita sa ibaba.
Paano Pagbukud-bukurin ang mga Hilera ayon sa alpabeto sa Excel
Minsan maaaring gusto mong i-alpabetize ang mga row sa Excel, sa halip na mga column. Magagawa ito sa pamamagitan ng paggamit ng feature ng Excel's Sort. Halimbawa, sabihin nating mayroon kang spreadsheet kung saan ang column B hanggang T sa unang hilera ay naglalaman ng mga pangalan ng lungsod kung saan ang bilang ng mga tindahan na available sa ilalim ng iba't ibang uri ng retail at ang Column A ay naglalaman ng uri ng retailer. Ginagamit ang mga cell upang subaybayan kung gaano karaming mga tindahan sa bawat lungsod sa iba't ibang kategorya ng retailer.
Una, piliin ang lahat ng mga row na gusto mong i-alpabeto; Kung ayaw mong ilipat ang mga label ng row, iwanan ang mga ito sa iyong pinili. Ngayon, mag-navigate sa tab na 'Data' at i-click ang 'Pagbukud-bukurin' sa pangkat ng Pag-uri-uriin at Filter.
Sa dialog box na Pagbukud-bukurin, i-click ang button na 'Mga Opsyon'.
Ang isa pang maliit na dialog box ay lilitaw, na nagbibigay sa iyo ng opsyon na piliin ang 'Pagbukud-bukurin mula kaliwa hanggang kanan' o 'Pagbukud-bukurin mula sa itaas hanggang sa ibaba'. Piliin ang opsyong ‘Pagbukud-bukurin pakaliwa pakanan’ upang i-alpabeto ayon sa hilera sa halip at i-click ang ‘OK’ upang bumalik sa dialog box ng Pagbukud-bukurin.
Ngayon, piliin ang Row na gusto mong i-alpabetize sa drop-down list na ‘Pagbukud-bukurin ayon sa’ (Row 1 sa halimbawang ito). Sa kabilang field, panatilihin ang Mga Halaga ng Cell sa kahon na 'Pagbukud-bukurin, at piliin ang 'A hanggang Z' (pataas na pagkakasunud-sunod) sa kahon ng Order. Pagkatapos, i-click ang 'OK' upang isara ang dialog box.
Ngayon, ang unang hilera sa aming talahanayan ay pinagsunod-sunod sa alpabetikong (pataas) na pagkakasunud-sunod, at ang natitirang mga hilera ay muling inayos ayon sa ipinapakita sa ibaba.
Paano Alpabetikong Pagbukud-bukurin ang isang Column sa pamamagitan ng Paggamit ng Filter
Ang isa pang mabilis na paraan upang pagbukud-bukurin ayon sa alpabeto sa Excel ay sa pamamagitan ng paggamit ng tampok na Filter. Kapag naglapat ka ng mga filter sa mga column, ang mga opsyon sa pag-uuri para sa lahat ng column ay maa-access sa isang pag-click lang ng mouse.
Upang magdagdag ng filter sa mga column, pumili ng isa o higit pang column at i-click ang opsyong ‘Filter’ sa pangkat na Pagbukud-bukurin at Filter sa tab na ‘Data’. Kung gusto mong ilapat ang filter sa buong talahanayan, pumili ng anumang cell sa talahanayan at i-click ang opsyong ‘Filter’.
Maa-access mo rin ang opsyong Filter sa pamamagitan ng pag-click sa tool na 'Pagbukud-bukurin at I-filter' sa pangkat ng Pag-edit ng tab na 'Home', at pagpili sa 'Filter'.
May lalabas na maliit na drop-down na arrow sa bawat header ng column. Mag-click sa arrow ng anumang column na gusto mong ayusin ayon sa alpabeto, at piliin ang alinman sa 'Pagbukud-bukurin A hanggang Z' o 'Pagbukud-bukurin ang Z hanggang A'.
Aayusin nito ang column na gusto mo sa iyong napiling alpabetikong pagkakasunud-sunod, at kung pinili mo ang 'Pagbukud-bukurin A hanggang Z', isang maliit na pataas na arrow ang lalabas sa button ng filter na nagsasaad ng pagkakasunud-sunod ng pag-uuri (pataas):
Advanced na Pag-uuri sa isang Custom na Order
Ang pag-uuri ayon sa alpabeto ay hindi perpekto para sa bawat alpabetikong data. Minsan, maaaring gawing alphabetize ang data, ngunit hindi ito ang pinakamabisang paraan para pagbukud-bukurin ito.
Isipin natin ang isang sitwasyon kung saan maaari kang magkaroon ng isang listahan na naglalaman ng mga pangalan ng mga buwan o karaniwang araw, ang pag-uuri ayon sa alpabeto ay hindi kapaki-pakinabang sa sitwasyong iyon. Mas makatuwirang pag-uri-uriin ang listahang iyon ayon sa pagkakasunod-sunod. Kung mag-uuri ka mula A hanggang Z, aayusin nito ang mga buwan sa pagkakasunud-sunod ng alpabeto, mauna ang Abril, pagkatapos ay Agosto, Pebrero, Hunyo, at iba pa. Ngunit hindi ito ang gusto mo. Sa kabutihang palad, napakadaling ayusin nang magkakasunod sa Excel gamit ang opsyong Advanced na Custom Sort.
Magsimula sa pamamagitan ng pagpili sa talahanayan na gusto mong ayusin. Pagkatapos ay piliin ang 'Custom Sort' sa ilalim ng 'Suriin & Filter' sa seksyong Pag-edit ng tab na Home.
Sa Dialogue box na Pagbukud-bukurin, piliin ang column na naglalaman ng mga buwan ng taon sa seksyon ng column, pag-uri-uriin sa ‘Mga Halaga’, gaya ng dati, at sa seksyong Order, piliin ang ‘Custom List’.
Sa dialog ng Mga Custom na Listahan, maaari kang lumikha ng sarili mong listahan. Mayroong ilang mga default na custom na listahan kabilang ang mga araw ng mga linggo, pinaikling buwan, buwan ng taon, at iba pa. Piliin ang naaangkop na opsyon sa pag-uuri ayon sa iyong pangangailangan (sa aming kaso Enero, Pebrero, ..) at i-click ang ‘OK’. Pagkatapos ay i-click muli ang 'OK' upang ayusin ang iyong listahan ayon sa pagkakasunod-sunod.
Mapapansin mong matagumpay mong naayos ang listahan ayon sa pagkakasunud-sunod ng buwan.
Paano Mag-uri-uriin ayon sa Alpabeto sa Excel Gamit ang Mga Formula ng Excel
Kung ikaw ay isang tagahanga ng mga formula, maaari mong gamitin ang mga formula ng Excel upang gawing alpabeto ang isang listahan. Ang dalawang formula na maaaring gamitin para sa pag-alpabeto ng data ay COUNTIF at VLOOKUP.
Halimbawa, mayroon kaming listahan ng mga pangalan na gusto naming i-alpabeto gamit ang formula.
Upang pag-uri-uriin ito, magdaragdag kami ng isang pansamantalang column na pinangalanang 'Pag-uuri ng pagkakasunud-sunod' sa umiiral na talahanayan.
Sa cell (A2) sa tabi ng data, gamitin ang sumusunod na COUNTIF formula:
=COUNTIF($B$2:$B$20,"<="&B2) Inihahambing ng formula sa itaas ang isang text value sa cell B2 sa lahat ng iba pang value ng text (B3:B20) at ibinabalik ang relatibong ranggo nito. Halimbawa, sa cell B2, nagbabalik ito ng 11, dahil mayroong 11 mga value ng text na mas mababa o katumbas ng text na 'Nancy' sa alphabetical order. Ang resulta ay ang pagkakasunud-sunod ng pag-uuri ng pangalan ng empleyado sa cell B2.
Pagkatapos ay gamitin ang fill handle na i-drag ang formula na ito upang punan ito sa buong hanay. Nagbibigay ito ng pagkakasunud-sunod ng pag-uuri ng bawat isa sa mga pangalan sa listahan.
Ngayon, kailangan nating ayusin ang data na ipinapakita sa screenshot sa itaas batay sa numero ng pagkakasunud-sunod ng pag-uuri, at para magawa ito ay gagamit tayo ng VLOOKUP function.
Ang Syntax:
=VLOOKUP(,A:B,2,0)Dito kinakatawan ng ‘sort number’ ang mga numero sa pataas na pagkakasunud-sunod mula 1 – 20. Para sa pababang pagkakasunod-sunod ang mga numero ay dapat mula 20 – 1.
Dito, mayroon kaming Column D para sa mga pinagsunod-sunod na pangalan. Para sa cell D2, ilagay ang sumusunod na formula ng VLOOKUP:
=VLOOKUP(1,A:B,2,0)Katulad nito, para sa pangalawa at pangatlong mga cell, kailangan mong gamitin ang formula bilang:
=VLOOKUP(2,A:B,2,0) at =VLOOKUP(3,A:B,2,0) at iba pa…
Pagkatapos ipasok ang VLOOKUP formula na ito sa bawat cell sa tabi ng data, ang listahan ay magiging alphabetized.
Sa halip na manu-manong ilagay ang nabanggit na formula (1-20) sa bawat cell, maaari mo ring gamitin ang row function para mapadali ang iyong trabaho. Ang Row () function ay nagbabalik ng row number ng kasalukuyang cell. Kaya, sa tulong ng row function, ang formula ay:
=VLOOKUP(ROW()-1,A:B,2,0)Ang formula na ito ay magbibigay sa iyo ng parehong resulta gaya ng formula sa itaas.
At pagkatapos ay gamitin ang fill handle upang i-drag ang formula na ito upang punan ito sa buong hanay.
Paano I-alphabetize ang Mga Entry ayon sa Apelyido
Paminsan-minsan, madalas naming kailangang ayusin ayon sa alpabeto ang mga datasheet na may mga apelyido. Sa ganitong mga kaso, kahit na ang mga pangalan ay nagsisimula sa mga unang pangalan, kailangan mong i-alpabeto ang mga ito sa pamamagitan ng apelyido. Magagawa mo ito gamit ang mga formula ng Excel Text.
Upang gawin iyon, una, kakailanganin mong i-extract ang una at ang mga apelyido mula sa buong pangalan sa dalawang magkaibang column. Pagkatapos ay baligtarin ang mga pangalan, pagbukud-bukurin ang mga ito, at pagkatapos ay ibalik ang mga ito sa kanilang orihinal na anyo.
Gamit ang buong pangalan sa A2, ilagay ang mga sumusunod na formula sa dalawang magkaibang cell (B2 at C2), at pagkatapos ay kopyahin ang mga formula sa mga column (gamit ang fill handle) hanggang sa huling cell na may data:
Upang kunin ang unang pangalan, ilagay ang formula na ito sa cell C2:
=LEFT(A2,SEARCH(” “,A2)-1)
Upang kunin ang apelyido, ilagay ang formula na ito sa cell D2:
=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))
At pagkatapos, sa cell E2, pinagsama ang una at apelyido sa reverse order na pinaghihiwalay ng kuwit:
=D2&", "&C2
Pinaghiwalay namin ang una at apelyido at binaligtad ang mga ito. Ngayon ay kailangan nating gawing alpabeto ang mga ito at baliktarin ang mga ito. Gaya ng nakikita mo sa itaas, kapag nag-extract kami ng mga pangalan gamit ang formula, ang mga column C, D, at E ay talagang naglalaman ng mga formula ngunit naka-format ang mga ito upang magmukhang mga value. Kaya kailangan nating i-convert ang formula sa mga halaga.
Upang gawin iyon, piliin muna ang lahat ng mga cell ng formula (E1:E31) at pindutin Ctrl + C para kopyahin sila. I-right-click ang mga napiling cell, mag-click sa icon na 'Mga Halaga' sa ilalim ng 'Mga Pagpipilian sa I-paste', at pindutin ang 'Enter' na key.
Pagkatapos, pumili ng anumang cell sa resultang column, at i-click ang opsyong ‘A to Z’ o ‘Z to A’ sa tab na ‘Data’ o ‘Home’ ayon sa iyong mga pangangailangan.
Ang isang dialog box ng Pag-uuri ng Babala ay lalabas kapag na-click mo ang pindutan. Piliin ang opsyong ‘Palawakin ang Pinili’ at mag-click sa pindutang ‘Pagbukud-bukurin.
Gaya ng nakikita mo, ang buong column ay naka-alpabeto ayon sa apelyido.
Ngayon, kung gusto mong ibalik ito sa orihinal na format ng 'First Name Last Name', kailangan mo lang ilagay ang parehong mga formula ngunit may iba't ibang cell reference.
Kailangan mong paghiwalayin muli ang pangalan (E2) sa dalawang bahagi gamit ang mga formula sa ibaba:
Sa G2, i-extract ang unang pangalan:
=RIGHT(E2,LEN(E2)-SEARCH(" ",E2))
Sa G2, hilahin ang apelyido:
=LEFT(E2,SEARCH(" ",E2)-2)
At pagsamahin ang dalawang bahagi upang makakuha ng orihinal na buong pangalan:
=G2&" "&H2
Sa tuwing ilalagay mo ang formula sa unang cell, tiyaking kopyahin ang formula sa column (gamit ang fill handle) hanggang sa huling cell na may data.
Ngayon ang kailangan mo lang gawin ay i-convert ang mga formula sa conversion ng mga halaga nang isa pang beses gaya ng ginawa namin sa itaas, at tapos ka na. tapos na ito at.