Kapag nagtatrabaho ka sa malalaking dami ng data, madaling mawalan ng pagsubaybay sa data at makitang lumilitaw ang mga ito nang maraming beses sa talahanayan. Ang ilang mga duplicate ay sadyang inilalagay habang ang iba ay mga pagkakamali. Anuman ang mga sitwasyon, maaaring gusto mong awtomatikong mai-highlight sa iyo ang mga duplicate na ito.
Ang paghahanap ng mga duplicate na cell sa isang maliit na spreadsheet ay madali ngunit kapag nakikitungo sa malalaki at kumplikadong mga dataset, medyo mahirap gawin ito nang manu-mano. Sa kabutihang palad, may mga built-in na tool sa Excel na nagbibigay-daan sa iyong i-highlight ang mga duplicate na halaga. Sa tutorial na ito, ipapakita namin sa iyo kung paano i-highlight ang duplicate na data gamit ang conditional formatting feature sa Excel.
I-highlight ang Mga Duplicate gamit ang Conditional Formatting sa Excel. Sa pangkalahatan, maaaring gusto mong maghanap ng mga duplicate sa Excel, dahil mas madalas ang mga duplicate ay naroroon nang hindi sinasadya at dapat tanggalin o ang mga duplicate ay mahalaga para sa pagsusuri at dapat na naka-highlight sa Excel.
Mayroong dalawang paraan upang makahanap ng mga duplicate na halaga na may kondisyong pag-format sa Excel. Sila ay:
- I-highlight ang mga duplicate gamit ang panuntunan ng Duplicate na Value
- I-highlight ang mga duplicate gamit ang custom na formula ng Excel (COUNTIF at COUNTIFS)
I-highlight ang Mga Duplicate Gamit ang Panuntunan ng Duplicate na Halaga
Ipagpalagay natin na mayroon tayong set ng data na ito:
Una, piliin ang hanay ng mga cell na naglalaman ng mga duplicate na halaga. Pagkatapos ay pumunta sa tab na 'Home', i-click ang 'Conditional Formatting' sa seksyong Mga Estilo ng ribbon. Sa drop-down, ilipat ang iyong cursor sa unang opsyon para sa 'Highlight Cell Rules' at muli itong magpapakita ng listahan ng mga panuntunan sa isang pop-out box. Piliin ang opsyong ‘Duplicate Values’ dito.
Kapag nag-click ka sa Duplicate Values, lalabas ang Duplicate Values dialogue box. Dito maaari mong piliin ang uri ng pag-format para sa mga duplicate na halaga. Maaari kang pumili mula sa mga kulay upang punan lamang ang mga cell, para lamang sa font, bilang isang hangganan, o isang custom na format kung gusto mo. Pagkatapos ay i-click ang 'OK' upang isara ang dialog box.
Dito, pinipili namin ang 'Green Fill with Dark Green Text' para sa aming halimbawa.
Kapag pinili mo ang uri ng pag-format, iha-highlight nito ang lahat ng mga duplicate na halaga sa napiling hanay tulad ng ipinapakita sa ibaba.
I-highlight Duplicate Ukantahin ang COUNTIF Formula
Ang isa pang paraan upang i-highlight ang mga duplicate na value ay ang paggamit ng conditional formatting gamit ang simpleng COUNTIF formula sa isang column o sa maraming column.
Piliin ang hanay ng data kung saan mo gustong i-highlight ang mga duplicate. Pagkatapos ay sa tab na 'Home' at mag-click sa opsyon na 'Conditional Formatting'. Sa drop-down, mag-click sa opsyong ‘Bagong Panuntunan’.
Ito ay magbubukas ng Bagong Formatting Rule dialog box.
Sa dialog box ng Bagong Panuntunan sa Pag-format, piliin ang opsyong ‘Gumamit ng formula para matukoy kung aling mga cell ang ipo-format’ sa ilalim ng kahon ng listahan ng Pumili ng Uri ng Panuntunan, pagkatapos ay ilagay ang sumusunod na formula ng COUNTIF para magbilang ng mga duplicate.
=COUNTIF($A$1:$C$11,A1)>1
Pagkatapos, i-click ang button na ‘Format’ para pumunta sa dialog box ng Format Cells. Sa dialog box ng Format Cells, maaari mong piliin ang Fill color mula sa color palette para sa pag-highlight ng mga cell at pagkatapos ay i-click ang 'OK'. Narito kami ay pumipili ng kulay asul na fill upang i-format ang mga duplicate.
Pagkatapos, i-click muli ang 'OK' upang isara ang dialog box. Iha-highlight ng formula ang lahat ng mga halaga ng cell na lumalabas nang higit sa isang beses.
Palaging ilagay ang formula para sa itaas na kaliwang cell sa napiling hanay (A1:C11). Awtomatikong kinokopya ng Excel ang formula sa iba pang mga cell.
Maaari mo ring tukuyin ang mga panuntunan kung ano ang gusto mo. Halimbawa, Kung gusto mong maghanap ng mga value na lumilitaw lamang ng dalawang beses sa isang talahanayan, ilagay ang formula na ito sa halip (Sa dialog box ng Bagong Panuntunan sa Pag-format):
=COUNTIF($A$1:$C$11,A1)=2Ang resulta:
Minsan maaaring gusto mong makita lamang ang mga duplicate at i-filter ang mga natatanging halaga. Upang gawin ito, piliin ang hanay, pumunta sa tab na Home, i-click ang opsyong ‘Pagbukud-bukurin at I-filter’ sa kanang sulok sa itaas ng excel at piliin ang opsyong ‘Filter’.
Ang unang cell ng bawat column ay magpapakita ng isang drop-down na menu kung saan maaari mong tukuyin ang filter criterion. Mag-click sa drop-down sa unang cell ng column at piliin ang 'Filter by Color'. Pagkatapos ay piliin ang asul na kulay.
Ngayon, makikita mo lang ang mga naka-highlight na cell at magagawa mo ang anumang gusto mo sa kanila.
Hanapin at I-highlight ang Mga Duplicate na Row sa Excel gamit ang COUNTIFS Formula
Kung gusto mong hanapin at i-highlight ang mga duplicate na row sa Excel, gamitin ang COUNTIFS sa halip na COUNTIF.
Piliin ang hanay, pumunta sa tab na 'Home' at i-click ang 'Conditional Formatting sa pangkat ng Mga Estilo. Sa drop-down, mag-click sa opsyong ‘Bagong Panuntunan’.
Sa dialog box ng Bagong Panuntunan sa Pag-format, piliin ang opsyong ‘Gumamit ng formula upang matukoy kung aling mga cell ang ipo-format’ sa ilalim ng kahon ng listahan ng Pumili ng Uri ng Panuntunan, pagkatapos ay ilagay ang formula sa ibaba ng COUNTIFS:
=COUNTIFS($A$1:$A$20,$A1,$B$1:$B$20,$B1,$C$1:$C$20,$C1)>1Sa formula sa itaas, ang hanay na A1:A20 ay tumutukoy sa column A, B1:B20 ay tumutukoy sa column B at C1:C20 ay tumutukoy sa column C. Binibilang ng formula ang bilang ng mga row batay sa maraming pamantayan (A1, B2, at C1) .
Pagkatapos, i-click ang pindutang 'Format' upang pumili ng istilo ng pag-format at i-click ang 'OK'.
Ngayon, hina-highlight lang ng Excel ang mga duplicate na row tulad ng ipinapakita sa ibaba.
Ayan yun.