Mag-iskedyul ng mahahalagang pagpupulong para makadalo ang lahat ng miyembro
Ang mga platform ng pakikipagtulungan tulad ng Microsoft Teams ay ganap na nagbago sa remote working game, at tama nga. Maraming organisasyon ang gumagawa ng paglipat mula sa mga email patungo sa mga app tulad ng Microsoft Teams para sa komunikasyon sa mga kasamahan dahil sa magagandang feature na inaalok ng mga platform na ito.
Ang isang tampok na inaalok ng Microsoft Teams na minamahal ng mga user sa buong mundo ay ang kakayahang magdaos ng mga nakaiskedyul na pagpupulong sa platform. Bilang karagdagan sa mga ad-hoc na pagpupulong, ang mga user ay maaari ding mag-iskedyul ng mga pagpupulong. Dati, ang mga subscriber lang ng Microsoft 365 Business ang makakapagdaos ng mga nakaiskedyul na pribado o channel na pagpupulong. Ngunit ngayon ay idinagdag din ng Microsoft ang opsyon para sa mga gumagamit ng Microsoft Teams Free. At ang pag-iskedyul ng mga pagpupulong sa Mga Koponan kasama ang mga miyembro ng organisasyon at pati na rin ang mga tagalabas (karaniwang kilala bilang mga bisita sa mundo ng mga pulong ng Microsoft Teams) ay kasingdali ng makukuha nito.
Paano Mag-iskedyul ng Pagpupulong kung isa kang Libreng User ng Microsoft Teams
Buksan ang Microsoft Teams desktop app o pumunta sa teams.microsoft.com. Piliin ang opsyong ‘Mga Pulong’ mula sa navigation bar sa kaliwa.
Tandaan: Kung walang opsyon na 'Mga Pulong', subukang i-update ang iyong Microsoft Teams desktop app dahil ang bagong opsyon ay nagsisimula pa lamang ilunsad. Kung ang pag-update sa pinakabagong bersyon ay hindi pa rin nagpapakita ng opsyon, ang tanging natitira ay maghintay para sa feature na ilunsad sa iyo.
Magbubukas ang tab na Mga Pulong. Makakakita ka ng dalawang opsyon: ‘Meet Now’ at ‘Mag-schedule ng Meeting’. Mag-click sa ‘Mag-schedule ng Meeting’ para buksan ang scheduler window.
Bigyan ng pamagat ang iyong pulong at tukuyin ang petsa at oras para sa tagal ng pulong. Pagkatapos ay mag-click sa pindutan ng 'Iskedyul'.
Iiskedyul ng mga koponan ang pagpupulong. Ang ilang mga opsyon para sa pagbabahagi ng imbitasyon ay lalabas sa iyong screen. Maaari mong ibahagi ang impormasyon ng pulong sa pamamagitan ng pagkopya nito at pagpapadala ng link sa pamamagitan ng email o anumang app sa pagmemensahe, o maaari mong ipadala ang imbitasyon gamit ang Google Calendar o Outlook Calendar sa pamamagitan ng paggawa ng kaganapan. Piliin ang iyong gustong opsyon.
Mahalagang paalaala: Huwag laktawan ang hakbang na ito nang hindi kinokopya man lang ang impormasyon ng pulong. Sa sandaling isara mo ang window na ito, hindi mo na maa-access muli ang impormasyon. Dapat mo ring panatilihing madaling gamitin ang link ng pulong para sa iyong sarili kung pinili mong hindi gumawa ng kaganapan sa kalendaryo dahil sa kasalukuyan, ang Microsoft Teams ay walang in-built na kalendaryo para sa mga libreng user na masubaybayan ang mga nakaiskedyul na pagpupulong. Ibig sabihin, hindi ka makakasali sa meeting o makakapag-imbita ng iba sa meeting na kaka-iskedyul mo lang kung lalaktawan mo ang hakbang na ito.
Sa kasalukuyan, ang mga libreng user ay maaari lamang magdaos ng mga nakaiskedyul na pagpupulong nang pribado at hindi sa mga channel. Kaya't ang mga taong may link ng imbitasyon sa pulong lamang ang maaaring sumali sa pulong.
Paano Mag-iskedyul ng Pagpupulong kung isa kang Microsoft 365 Business User
Maaaring mag-iskedyul ang mga subscriber ng Microsoft 365 Business ng pulong mula sa Microsoft Teams app, o maaari rin nilang gamitin ang Outlook para mag-iskedyul ng meeting sa Teams.
Mag-iskedyul ng Pagpupulong mula sa Microsoft Teams
Buksan ang Microsoft Teams desktop app o pumunta sa teams.microsoft.com at mag-sign in gamit ang iyong Microsoft account. Pagkatapos, piliin ang opsyong ‘Calendar’ mula sa navigation bar sa kaliwa.
Sa kalendaryo, mag-click sa button na ‘Bagong Pulong’ para mag-iskedyul ng pulong.
Magbubukas ang screen para sa paggawa ng bagong meeting. Magdagdag ng pamagat ng pulong at pagkatapos ay i-type ang mga pangalan ng mga dadalo sa kahon na ‘Magdagdag ng mga kinakailangang dadalo’ upang mag-imbita ng mga tao.
Kung gusto mong sumali sa meeting ang isang tao sa labas ng iyong organisasyon, i-type ang kanilang email address sa kahon para padalhan siya ng link ng imbitasyon sa meeting.
Pagkatapos mong idagdag ang lahat ng dadalo, itakda ang oras para sa pulong. Maaari mo ring gamitin ang ‘Scheduling assistant’ para maghanap ng libreng oras mula sa kalendaryo ng lahat para magtakda ng oras para sa meeting na gagana para sa lahat.
Pinapayagan din ng Microsoft Teams ang pagpupulong na maulit sa isang tiyak na iskedyul. Piliin ang naaangkop na opsyon mula sa drop-down na menu. Kung ayaw mong ulitin ang pulong, iwanan ang setting sa 'Hindi umuulit'.
Susunod ay ang setting para sa ‘Magdagdag ng channel’ na tumutukoy sa mga setting ng privacy ng pulong. Panatilihin itong walang laman upang panatilihing pribado ang iyong pulong. Para buksan ang pulong sa mga miyembro ng team, pumili ng channel. Maaari ka ring pumili ng maraming channel para sa pulong.
Ang pulong ay ipo-post sa channel na pipiliin mo sa ilalim ng tab na 'Mga Post', kung saan ang mga miyembro ng koponan ay maaaring magtakda ng mga agenda, magbahagi ng mga file, o magdagdag ng kanilang mga komento.
Mag-click sa button na ‘Ipadala’ o ‘I-save’ (alinman ang lalabas batay sa kung may mga dadalo sa iyong listahan) para iiskedyul ang pulong.
Mag-iskedyul ng Pagpupulong ng Mga Koponan mula sa Outlook
Maaari ding mag-iskedyul ang mga user ng pulong ng Mga Koponan mula sa Microsoft Outlook. Buksan ang Outlook application at lumipat sa view ng kalendaryo. Mag-click sa icon na ‘Calendar’ sa ibaba ng kaliwang navigation pane upang lumipat.
Bilang default, ang Microsoft Teams ay mayroong Outlook add-in. Mag-click sa ‘New Teams Meeting’ sa view ng kalendaryo ng Outlook.
Magbubukas ang screen para sa pag-iskedyul ng pulong. Itakda ang pangalan ng pulong, magdagdag ng mga dadalo upang magpadala ng mga imbitasyon sa pagpupulong, magtakda ng oras ng pagpupulong at mag-click sa pindutang 'Ipadala' upang ipadala ang imbitasyon sa pagpupulong.
Tandaan: Sa kasalukuyan, ang mga user ay maaaring mag-iskedyul ng mga pagpupulong mula sa Outlook, ngunit hindi maaaring magkaroon ng mga ito sa anumang mga channel.
Ang pagdaraos ng mga pagpupulong sa Microsoft Teams ay napaka-maginhawa. Maaaring mag-iskedyul ang mga user ng mga pagpupulong mula sa Microsoft Teams o gamit ang Outlook application. Ang mga user ng team na may subscription sa Microsoft 365 Business ay maaari ding gumamit ng assistant sa pag-iiskedyul na nagbibigay-daan sa mga user na makahanap ng oras para sa pulong na gagana para sa lahat.
Ang scheduler para sa mga user ng Microsoft Teams Free ay medyo basic sa oras na ito, ngunit dahil isa itong bagong ipinatupad na feature, marahil ay makakakuha ito ng mahahalagang update sa mga darating na buwan. Maaari ka ring magpadala ng link ng imbitasyon sa mga taong hindi bahagi ng iyong organisasyon para makasali sila sa pulong bilang ‘Mga Bisita.