Maaari kang lumikha ng isang Drop-Down List sa Google Sheets gamit ang listahan ng mga item sa isang hanay ng mga cell o sa pamamagitan ng manu-manong paglalagay ng mga item.
Ang isang drop-down list (kilala rin bilang isang drop-down na menu o isang pulldown menu) ay isang menu, katulad ng isang list box, na nagbibigay-daan sa mga user na pumili ng isang opsyon mula sa isang listahan ng mga paunang natukoy na opsyon. Tinitiyak ng drop-down na listahan na ang mga user ay naglalagay lamang ng mga halaga na magagamit sa isang ibinigay na listahan sa mga cell.
Kapag nakikipag-collaborate sa Google Sheets, minsan, maaaring gusto mong ipasok ng ibang mga user ang mga paulit-ulit na value sa isang column. Upang maiwasan ang hindi tumpak, mga typo, at upang gawing fastener ang pagpasok ng data, maaaring gusto mong magdagdag ng drop-down na listahan upang matiyak na ang mga ibinigay na halaga lang ang inilalagay ng mga user.
Halimbawa, gumagawa ka ng listahan ng mga gawain na gusto mong gawin ng iyong team. At gusto mong i-update ng iyong team ang status ng bawat gawain bilang Tapos na, Nakabinbin, Priyoridad, Nilaktawan, at Kasalukuyang ginagawa. Upang gawin iyon, maaari kang lumikha ng drop-down na menu na may listahan ng mga status ng gawain kung saan maaaring pumili ang user sa halip na manu-manong ilagay ang data.
Sa tutorial na ito, sasakupin namin ang lahat tungkol sa paggawa at pamamahala ng drop-down na listahan sa Google Sheets.
Paggawa ng Drop-Down List sa Google Sheets
Ang drop-down ay isang data validation function na nagbibigay-daan sa mga user na kontrolin kung ano ang maaaring ilagay sa worksheet. Mabilis kang makakagawa ng drop-down gamit ang data validation dialog sa Google Sheets.
Mayroong dalawang paraan na maaari kang magdagdag ng drop-down na menu sa Google Sheets. Maaari kang gumawa ng isang drop-down na listahan na may mga halaga sa isang hanay ng mga cell o manu-manong pagtukoy ng mga item para sa listahan.
Gumawa ng Drop-Down Menu Gamit ang Isang Saklaw ng Mga Cell sa Google Sheets
Maaari kang gumawa ng drop-down na listahan sa Google Sheets sa pamamagitan ng paggamit ng listahan ng mga item na nasa hanay ng mga cell.
Una, buksan ang Google spreadsheet at ilagay ang listahan ng mga item sa hanay ng mga cell na gusto mong isama sa drop-down na listahan. Dito, sa halimbawang spreadsheet na ito, mayroon kaming listahan ng mga pangalan ng lungsod bilang mga sangay.
Susunod, piliin ang cell o ang hanay ng mga cell kung saan mo gustong gawin ang listahan ng Drop Down. Maaari itong nasa parehong worksheet o isang hiwalay na worksheet.
Pagkatapos, mag-click sa menu na ‘Data’ sa tuktok ng spreadsheet at piliin ang opsyong ‘Pagpapatunay ng data’ sa drop-down.
O i-right-click pagkatapos mong piliin ang (mga) cell at piliin ang 'Pagpapatunay ng data' sa ibaba ng menu ng konteksto.
Ang dialog box ng validation ng data ay lalabas. Dito, maaari mong tukuyin at i-customize ang iyong drop-down list na may iba't ibang setting.
Saklaw ng Cell
Ang unang field, 'Cell range', ay tumutukoy sa lokasyon kung saan gagawin ang drop-down na listahan. Dahil nakapili na kami ng hanay para dito, awtomatiko itong napupunan.
Maaari mo ring baguhin ito sa pamamagitan ng pag-click sa isang 'icon ng talahanayan' sa field ng Cell Range at pagpili sa hanay ng mga cell kung saan mo gustong ipasok ang drop-down na listahan.
Pamantayan
Susunod, ang seksyong Pamantayan ay may listahan ng mga opsyon sa isang drop-down at kailangan mo lang ang unang dalawang opsyon. Hindi ka makakagawa ng drop-down na menu kasama ang iba pang mga opsyon.
Mag-click sa drop-down at piliin ang opsyong 'Listahan mula sa isang hanay' upang magdagdag ng hanay bilang pamantayan.
Sa field sa tabi nito, ilagay ang cell reference/range na naglalaman ng lahat ng value na gusto mong isama sa drop-down list. Sa halip na manu-manong ipasok ang hanay, i-click lamang ang icon na 'Pumili ng hanay ng data' (icon ng talahanayan).
Lalabas ang isa pang pop-up na pinangalanang Pumili ng hanay ng data. Ngayon, piliin lamang ang cell/range na naglalaman ng listahan ng mga item at lokasyon ay awtomatikong idinagdag sa 'Pumili ng hanay ng data' na dialog box. Pagkatapos, i-click ang 'OK'. Kapag pumili ka ng hanay mula sa ibang sheet, kasama rin ang pangalan ng sheet sa lokasyon ng listahan.
Sa halimbawa sa itaas, ang listahan ng mga item sa A2:A13 ng Sheet 3 at ang drop-down ay ginagawa sa C2:C17 ng Sheet 4.
Ipakita ang dropdown na listahan sa cell
Tiyaking naka-enable ang checkbox na 'Ipakita ang dropdown na listahan sa cell'. Kung hinayaang walang check ang opsyong ito, maaari mo pa ring ipasok ang mga item mula sa listahan sa pamamagitan ng pag-double click sa cell ngunit hindi mo makikita ang drop-down na icon sa cell.
Sa di-wastong data
Maaari mo ring piliin kung ano ang mangyayari kapag may nagpasok ng isang bagay (invalid data) na wala sa listahan. Maaari mong piliin ang radio button na 'Ipakita ang babala' o 'Tanggihan ang input' para sa setting na 'Sa di-wastong data'. Ang opsyon na 'Ipakita ang babala' ay tumatanggap ng input ng user ngunit may babala habang ang opsyon na 'Tanggihan ang input' ay ganap na tinatanggihan ang entry.
Hitsura
Gamit ang opsyong Hitsura, maaari mong bigyan ang user ng pahiwatig kung paano gamitin ang drop-down na listahan o kung anong uri ng mga value ang tinatanggap sa mga cell.
Upang i-activate ang opsyong ito, piliin ang check box na 'Ipakita ang text ng tulong sa pagpapatunay' at lalabas ang isang text box sa ibaba nito. I-type ang mga tagubilin na nais mong ipakita sa text box.
Kapag tapos ka na sa pagsasaayos, i-click ang button na ‘I-save’ para ilapat ang mga pagbabago.
Paano Gumagana ang Drop-Down sa Google Sheets
Ngayon, ang mga drop-down na listahan ay ginawa sa cell C2:C17 at kapag nag-click ka sa isang drop-down na icon, ipapakita nito ang listahan ng mga item.
Ngayon, kung ang isang user ay nagpasok ng isang halaga na wala sa listahan, ang cell na iyon ay mamarkahan bilang di-wastong data. Mapapansin mo ang marker sa kaliwang sulok sa itaas ng cell C6. Ito ay dahil pinili namin ang opsyong ‘Ipakita ang babala’ sa setting na ‘Sa di-wastong data’ sa dialog ng Pagpapatunay ng Data.
At kapag nag-hover ka sa marker, makikita mo ang mensahe ng babala.
Ito ay kung paano ka gumawa ng dynamic na drop-down na listahan sa Google Sheets.
Gumawa ng Drop-Down Menu sa pamamagitan ng Manu-manong Paglalagay ng Mga Item sa Google Sheets
Kung gusto mong gumawa ng static na drop-down na listahan at wala kang listahan ng mga item sa hanay ng mga cell sa spreadsheet, maaari mong manu-manong tukuyin ang mga item sa dialog box ng validation ng data.
Ang pamamaraang ito ay maaaring maging kapaki-pakinabang kung gusto mo lang gumawa ng isang simpleng drop-down na listahan na may mga item tulad ng Oo at Hindi, Naaprubahan at Tinanggihan, May stock at sold out, atbp. Narito kung paano mo ito gagawin:
Piliin ang cell o grupo ng mga cell kung saan mo gustong magdagdag ng drop-down na listahan.
I-click ang tab na ‘Data’ sa menu at piliin ang opsyong ‘Data Validation’.
Sa pop-up box ng Data Validation, tiyaking napili ang tamang cell o range sa field na ‘Cell range’.
Sa drop-down na Pamantayan, kailangan mong piliin ang 'Listahan ng mga item' sa pagkakataong ito.
Sa field sa tabi nito, manu-manong i-type ang mga item na gusto mo sa drop-down na listahan, at tiyaking paghiwalayin ang bawat item sa pamamagitan ng kuwit na walang espasyo. Para sa aming halimbawa, gusto naming ipakita ang mga kasarian, kaya ipinasok namin ang 'Lalaki, Babae, at Hindi Tinukoy'.
Maaari kang magdagdag ng espasyo sa loob ng pangalan ng item ngunit hindi sa pagitan ng mga item. Ang mga item ay maaaring mga text, petsa, numero, formula, at checkbox.
Siguraduhin na ang opsyon na 'Ipakita ang dropdown na listahan sa cell' ay may check. Dahil ito ay isang static na listahan at hindi namin gusto ang anumang iba pang input sa cell, pinili namin ang opsyon na 'Tanggihan ang input'.
Kapag nagawa mo na ang mga pagbabago, i-click ang ‘I-save’ para mag-apply.
Ngayon, ang isang static na drop-down ay nilikha sa bawat cell ng napiling hanay. Mag-click sa drop-down na icon o mag-double click sa cell o pindutin ang 'Enter' sa cell upang pumili ng isang item.
Kung nagpasok ang isang user ng value na wala sa listahan, tatanggihan ng validation ng data ang input at magpapakita sa iyo ng mensahe ng error. Ito ay dahil pinili namin ang opsyong 'Tanggihan ang input' para sa 'Sa di-wastong data' sa Data validation.
Ipapaalam ng error sa user na naglagay sila ng di-wastong data sa isang partikular na cell at kailangan nilang ilagay ang isa sa mga tinukoy na value.
Mag-edit ng Drop-Down List sa Google Sheets
Maaaring may mga pagkakataon na gusto mong magdagdag ng mga bagong item, magpalit ng mga item o mag-alis ng mga item mula sa isang nagawa nang drop-down na listahan. Posible ring magbigay ng bagong listahan ng mga item sa isang dati nang drop-down na listahan.
Pumunta sa hanay ng mga cell o sa sheet na may (mga) cell na naglalaman ng listahan ng mga item na ginamit mo para sa iyong drop-down na listahan. Gawin ang ninanais na mga pagbabago sa mga nilalaman ng mga cell na ito. Maaari kang magdagdag ng mga bagong item, i-edit ang mga dati nang item, at alisin ang mga item mula sa mga cell na ito.
Ito ang orihinal na listahan na ginamit namin upang lumikha ng isang drop-down bago:
Ngayon, gumawa kami ng ilang pagbabago sa listahan. Nagdagdag kami ng bagong item na Stockholm, inalis ang Vienna, at pinalitan ang New York ng New Jersey.
Maaari mo ring i-edit ang manu-manong inilagay na mga item sa dialog box ng Data validation.
Pagkatapos naming i-edit ang listahan ng mga item, awtomatikong maa-update ang drop-down list. Ngunit ang ilan sa mga naunang naipasok na mga entry gamit ang orihinal na drop-down ay minarkahan bilang hindi wasto. Dahil ang mga halagang ito ay na-edit sa listahan, ang mga ito ay minarkahan bilang hindi wasto.
Ngayon, kapag nag-click ka sa drop-down, makakakuha ka ng bagong na-update na drop-down list.
Tandaan: Kung magdaragdag o magde-delete ka ng mga item sa listahan, tiyaking baguhin ang pagpili ng hanay sa Pamantayan sa pagpapatunay ng data upang maipakita nang maayos ang lahat ng item sa drop-down na listahan.
Kopyahin ang isang Drop Down List sa Google Sheets
Sa halip na gumawa ng parehong drop-down na listahan sa maraming mga sheet, maaari mong mabilis na kopyahin ang isang drop-down na listahan mula sa isang cell patungo sa maraming mga cell sa isa o maraming mga sheet.
Maaari mong gamitin ang simpleng paraan ng pagkopya at pag-paste upang mabilis na kopyahin ang drop-down na listahan.
Upang gawin iyon, piliin ang cell na may drop-down na listahan, i-right-click at piliin ang 'Kopyahin' o pindutin ang 'Ctrl + C'. Pagkatapos, piliin ang cell o hanay ng mga cell kung saan mo gustong ipasok ang drop-down na listahan, i-right-click at piliin ang 'I-paste' o pindutin ang 'Ctrl + V' upang i-paste ang drop-down.
Ngunit kokopyahin din ng pamamaraang ito ang pag-format ng cell (kulay, istilo, hangganan, atbp.) pati na rin ang pagpasok ng drop-down na listahan.
Upang maiwasan ito kailangan mong gumamit ng i-paste na espesyal na tampok. Narito kung paano mo ito gagawin.
Una, piliin at kopyahin ang cell (Ctrl + C) gamit ang drop-down na listahan. Pagkatapos, piliin ang cell/range kung saan mo gustong kopyahin ang drop-down na listahan. Mag-right-click sa napiling (mga) cell, palawakin ang opsyon na 'I-paste ang Espesyal', at piliin ang opsyon na 'I-paste ang validation ng data lamang'.
Kokopyahin nito ang drop-down na listahan sa iyong gustong lokasyon.
Alisin ang isang Drop-Down List sa Google Sheets
Kung sakaling hindi mo na kailangan ang isang drop-down na menu at gusto mong tanggalin ang mga ito, madali mong magagawa iyon sa ilang mga pag-click ng mouse.
Upang alisin ang isang drop-down na listahan, piliin ang cell o mga cell kung saan mo gustong alisin ang drop-down na listahan. Pagkatapos, mag-click sa menu na 'Data', at piliin ang 'Pagpapatunay ng data'.
Ngayon, mag-click sa pindutang 'Alisin ang pagpapatunay' sa ibaba ng dialog window ng pagpapatunay ng data at i-click ang 'I-save'.
Ayan yun. Ang iyong mga drop-down na listahan ay tinanggal. Ngunit iiwan ka nila ng data na inilagay namin gamit ang mga drop-down list na iyon.
