Nagbibigay-daan sa iyo ang conditional formatting na i-highlight ang mahalagang data at ilapat ang partikular na formatting sa mga cell na nakakatugon sa ilang partikular na pamantayan.
Ang conditional formatting ng Excel ay isang malakas na feature na nagbibigay-daan sa iyong baguhin ang format ng mga cell batay sa isang kundisyon (o pamantayan). Nakakatulong ang conditional formatting na i-highlight, bigyang-diin, o pag-iba-iba ang data na nakaimbak sa isang Excel spreadsheet.
Ang lahat ng tuntunin sa pag-format ng kondisyon ay batay sa simpleng lohika: Kung totoo ang mga kundisyon, ilalapat ang partikular na pag-format; kung mali ang mga kundisyon, hindi ilalapat ang pag-format.
Nakakatulong sa iyo ang conditional formatting na i-highlight ang mahalagang data sa isang dataset, bigyang-diin ang mga anomalya, at i-visualize ang data gamit ang mga data bar, kulay, at set ng icon. Sa tutorial na ito, tuklasin natin kung paano ilapat ang conditional formatting upang i-highlight ang mga cell o hanay ng mga cell batay sa isang kundisyon.
Paano Mag-apply ng Excel Conditional Formatting
Halimbawa, Ikaw ang namamahala sa isang malaking listahan ng imbentaryo na may ilang mga item at ang kani-kanilang dami ng stock. At kung ang dami ng stock ng isang partikular na item ay mas mababa, sabihin nating 50, mahalaga na kailangan mong malaman iyon, para mai-restock mo ito.
Kung ang listahan ng imbentaryo na iyon ay may dataset na may daan-daang row, hindi masyadong epektibo ang paghahanap ng row sa row para makita kung may anumang numero sa column na iyon na mas mababa sa '50'. Doon magagamit ang feature na Conditional Formatting. Sa ilang mga pag-click gamit ang iyong mouse, maaari mong i-highlight ang lahat ng mga halaga sa isang column na mas mababa sa '50'.
Conditional Formatting na may Highlight Rules
Sa aming halimbawa, mayroon kaming worksheet na naglalaman ng mga talaan ng mga benta ng ilang produkto. gusto naming i-highlight ang halaga na mas mababa sa 500 sa mga benta.
Upang gawin iyon, piliin muna ang hanay ng cell kung saan mo gustong maglapat ng panuntunan (kondisyon). Sa aming halimbawa, gusto naming i-highlight ang halagang mas mababa sa 500 sa column na ‘Halaga’, kaya piliin ang column D. Maaari mong i-highlight ang mga value sa isang hanay ng mga cell o maraming hanay ng cell, o kahit isang buong sheet.
Pagkatapos ay pumunta sa tab na 'Home' at i-click ang 'Conditional Formatting'. Piliin ang ‘Highlight Cells Rules’ mula sa drop-down at dahil gusto naming makahanap ng mas mababa sa 500 value, i-click ang opsyong ‘Less Than’. Nag-aalok ang Excel ng pitong mga preset na panuntunan sa highlight. Maaari mong gamitin ang alinman sa mga ito upang i-highlight ang data.
Susunod, lilitaw ang isang dialog box na 'Mababa sa'. Sa gayon, ilagay ang '500' sa kahon na 'Format cells na mas mababa kaysa' at piliin ang pag-format para sa highlight sa drop-down sa tabi nito.
Ngayon, ang mga cell na naglalaman ng mas mababa sa 500 sa kanilang mga halaga ay iha-highlight sa napiling pag-format.
Tingnan natin kung paano i-highlight ang mga value na naglalaman ng isang partikular na string ng text. Sa sumusunod na halimbawa, gusto naming i-highlight ang lahat ng empleyado mula sa New South Wales (NSW).
Upang gawin iyon, pumunta sa tab na Home -> Conditional Formatting -> Mga Panuntunan sa Highlight Cells -> Text na Naglalaman.
Maaari kang gumamit ng iba pang mga opsyon sa pahalang na drop-down na menu ng ‘Highlight Cells Rules’ para i-highlight ang Mga Duplicate na Halaga, Petsa, Higit sa, Katumbas sa, o Sa pagitan ng mga halaga.
Sa Text That Contains dialog box, ipasok ang 'NSW' sa kahon at piliin ang pag-format, at i-click ang 'OK'.
Ang resulta:
Conditional Formatting na may Mga Panuntunan sa Itaas/Ibaba
Ang mga panuntunan sa Top/Bottom ay isa pang kapaki-pakinabang na built-in na preset na conditional formatting rules na available sa Excel. Binibigyang-daan ka ng mga panuntunang ito na tawagan ang pansin sa itaas (n) bilang ng mga item, sa itaas (n) bilang ng porsyento, sa ibaba (n) bilang ng mga item, sa ibaba (n) bilang ng porsyento, o mga halaga ng cell na nasa itaas average o mas mababa sa average.
Sabihin nating mayroon kang record ng marka ng mag-aaral sa isang spreadsheet at gusto mong malaman ang nangungunang 10 performer (nangungunang 10 ranggo) mula sa listahang iyon. Gamit ang conditional formatting, maaari mong i-highlight ang nangungunang 10 marka o nangungunang 15, o anumang (n) na bilang ng mga nangungunang item. Upang i-highlight ang Nangungunang 10 item sa isang hanay ng mga cell, piliin muna ang hanay (Kabuuan) sa talahanayan.
Pagkatapos, pumunta sa ‘Conditional Formatting’, palawakin ang ‘Top/Bottom Rules’ at piliin ang ‘Top 10 items..’ na opsyon.
Sa dialog box na ‘Nangungunang 10 item,’ baguhin ang bilang ng mga ranggo gamit ang maliliit na arrow sa kaliwang field. Kung gusto mong i-highlight ang nangungunang 20 na ranggo (kabuuang marka) sa iyong listahan ng marka, pagkatapos ay itakda ang numero sa 20. Ang default ay 10 na, kaya pinananatili namin ito. Piliin ang cell formatting sa kanang field at i-click ang 'OK'
Ang nangungunang 10 marka mula sa column na 'Kabuuan' ay naka-highlight tulad ng ipinapakita sa ibaba.
Sabihin nating gusto mong makakita ng mas mababa sa average na mga marka sa column na ‘Exam 1’ sa parehong mark sheet na iyon. Upang gawin iyon, pumunta sa tab na Home -> Conditional Formatting -> Top/Bottom Rules -> Below Average.
Maaari kang mag-set up ng sarili mong conditional formatting sa halip na pumili ng isa sa mga paunang natukoy na kundisyon. Upang lumikha ng iyong sariling pag-format, piliin ang opsyon na 'Custom Format' sa window na 'Below Average'.
Magbubukas ang isang bagong window ng Format Cells, dito maaari mong i-customize ang iyong mga cell sa pag-format. Pumipili kami ng kulay kahel upang i-highlight ang mga markang mas mababa sa average. Minsan, ang iyong tapos na i-click ang 'OK' nang dalawang beses upang makita ang resulta.
Ang resulta:
Ilapat ang Mga Data Bar
Ang mga Data Bar ay mga pahalang na bar lamang sa iyong mga cell. Ang laki ng bar ay nauugnay sa halaga ng cell ayon sa halaga ng iba pang mga cell sa napiling hanay. Nangangahulugan iyon na ang halaga ng maikling bar ay mababa kumpara sa iba pang mga halaga ng cell at ang isang mahabang bar ay nangangahulugan na ang halaga ay mataas kumpara sa iba pang mga halaga ng cell.
Una, piliin ang hanay ng mga cell na gusto mong makita gamit ang mga data bar.
Susunod, pumunta sa 'Conditional Formatting' sa tab na 'Home', pagkatapos ay palawakin ang 'Data Bars' sa drop-down at piliin ang iyong pinili ng data bar.
Ang pagkakaiba sa pagitan ng format ng Data Bar at iba pang mga format ay ipinapakita ito sa lahat ng mga cell sa halip na matugunan ang isang partikular na kundisyon.
Ilapat ang mga Kulay ng Kulay
Ang mga scale ng kulay ay halos kapareho sa mga data bar dahil pareho nilang iniuugnay ang halaga ng indibidwal na cell sa halaga ng iba pang mga cell sa napiling hanay. Gayunpaman, nakikita ng mga data bar ang halaga ng cell ayon sa haba ng isang bar, habang ginagawa ito ng mga kaliskis ng kulay gamit ang mga gradient ng kulay.
Gumagamit ang bawat opsyon ng color scale ng dalawa o tatlong kulay na gradient pattern. Isang kulay ang ilalaan sa pinakamataas na halaga, isa pang kulay ang ilalaan sa pinakamababang halaga at lahat ng iba pang halaga sa pagitan ay nakakakuha ng timpla ng dalawang kulay na iyon.
Para dito, gagamitin namin ang parehong halimbawa na ginamit namin para sa mga data bar. Piliin ang hanay ng cell, pumunta sa Home -> Conditional Formatting -> Color Scales. Pagkatapos, pumili ng hanay ng kulay mula sa pahalang na dropdown na menu ng Color Scales.
Kapag pinili namin ang unang hanay ng kulay, ang pulang kulay ay inilalaan sa pinakamababang halaga, ang berdeng kulay ay inilaan sa pinakamataas na halaga, at ang lahat ng mga halaga sa pagitan ay mga inilaan na kulay na pinaghalong pula at berdeng mga kulay (tulad ng ipinapakita sa ibaba). Dahil ang dilaw ay ginawa sa pamamagitan ng pagsasama-sama ng pula at berde sa pantay na intensity, ang mga cell na may average na mga halaga ay itinalaga kasama nito.
Ilapat ang Icon Sets
Ang Icon Sets ay isa pang paraan upang mailarawan ang data sa loob ng bawat cell at iugnay ang mga cell sa isa't isa.
Piliin ang mga cell at i-click ang Home -> Conditional Formatting -> Icon Sets. Maaari kang pumili ng alinman sa mga hanay ng icon na ito na mas angkop para sa iyong pangangailangan. Para sa aming halimbawa, pipiliin namin ang unang opsyon sa ilalim ng Direksyon.
Pula, dilaw, at berdeng mga arrow na ayon sa pagkakabanggit ay nagpapahiwatig ng mababa, gitna, o mataas na presyo ng mga item.
Alisin ang Conditional formatting
Upang alisin ang conditional formatting, bumalik sa opsyon na 'Conditional Formatting' sa tab na 'Home' at i-click ang 'Clear Rules'. Pagkatapos, piliin kung aling mga panuntunan ang gusto mong i-clear.
Pipiliin namin ang 'I-clear ang Mga Panuntunan mula sa Buong Sheet' para alisin ang lahat ng conditional formatting mula sa worksheet.
Ngayon, natutunan mo na kung paano gumamit ng conditional formatting para i-format ang mga cell gamit ang preset na kundisyon ng Excel.