Kumuha ng mga awtomatikong tala sa isang pulong sa pamamagitan ng paggamit ng tampok na Live Transcription sa Microsoft Teams.
Ang Microsoft Teams ay dating nangunguna sa dami ng Workstream Collaboration app. Ngunit kamakailan lamang, mas itinutulak nito ang mga hangganan nito upang manatiling may kaugnayan sa pagbabago ng panahon. Salamat sa matinding pagbabago sa buong equation na pumapalibot sa paraan ng aming trabaho at cutthroat na kumpetisyon, ang Microsoft Teams ay patuloy na nagdadala ng A-game nito.
Ang pinakabagong karagdagan sa arsenal ng mga tampok na iniaalok ng Mga Koponan ay ang Mga Transkripsyon ng Live na Pulong. Available ang mga live na transkripsyon sa panahon ng meeting, at hindi mo kailangang mag-record ng meeting para mabuo ang mga transkripsyon na ito.
Maaaring lubos na mapahusay ng mga transkripsyon ang iyong karanasan sa pagpupulong. Hindi lang nila ginagawang mas produktibo ang iyong mga pulong sa pamamagitan ng pag-automate ng mga tala sa pagpupulong para sa iyo. Bagama't hindi kinakailangang manu-manong kumuha ng mga tala ay isang malaking plus. Ginagawa rin nilang mas inklusibo ang mga pagpupulong para sa mga kalahok na bingi o mahina ang pandinig, nasa maingay na lugar, o may ibang antas ng kasanayan sa wika.
Paano Naiiba ang Transkripsyon sa Mga Live na Caption?
Ang Microsoft Teams ay may live na feature ng captioning sa loob ng mahabang panahon. Kaya, ano ang espesyal sa Mga Transkripsyon ng Pagpupulong? Ang pinakamalaking pagkakaiba ay ang pagkakaroon.
Available ang mga transkripsyon pagkatapos ng isang pulong. At maaari mong i-download at ibahagi ang mga ito sa sinuman. Iyon ang dahilan kung bakit tinawag namin silang "mga awtomatikong tala sa pagpupulong." Ngunit ang Mga Koponan ay hindi nagse-save ng mga caption.
Gayundin, kapag pinagana mo ang mga caption, ikaw lang ang makakakita sa mga ito ngunit ang transkripsyon ay makikita ng lahat, bagama't maaaring piliin ng mga user na itago ito.
Kung ang pangunahing dahilan kung bakit mo gustong paganahin ang mga transkripsyon ay upang gawing mas inklusibo at naa-access ang pulong, maaari kang pumunta sa alinman sa mga transkripsyon o caption. Ngunit para magkaroon ng talaan ng buong pagpupulong, transkripsyon ang dapat gawin.
Mga Pre-Requisite para sa Paggamit ng Transkripsyon sa Misrosoft Teams
Mayroong ilang mga string na naka-attach sa paggamit ng mga transkripsyon sa Microsoft Teams. Una, available lang ito para sa mga naka-iskedyul na pagpupulong, at hindi para sa mga pagpupulong sa channel o 'Meet Now'. Kaya, kung ang iyong agenda ay inclusivity at mas madaling maunawaan sa isang impromptu o isang channel meeting, maaari kang pumunta para sa mga live na caption.
Gayundin, available lang ang feature kapag ang sinasalitang wika ay U.S. English. Bukod dito, magagamit lang ito mula sa desktop app at available lang para sa ilang partikular na lisensya. Ang ibig sabihin nito ay ang mga libreng user ng Microsoft Teams at ang mga hindi kasamang uri ng lisensya ay walang access sa feature.
Ang mga organisasyong may mga sumusunod na lisensya ay may access sa Mga Transkripsyon sa Mga Koponan: Office 365 E1, Office 365 A1, Office 365/Microsoft 365 A3, Office 365/Microsoft 365 A5, Microsoft 365 F1, Office 365/Microsoft 365 F3, Microsoft 365 Business Basic Microsoft 365 Business Standard, Mga Microsoft 365 Business Premium SKU.
Ang mga user ng GCC, GCC-High, at DoD ay hindi kwalipikadong gamitin ang feature.
Dapat ding paganahin ang transkripsyon ng IT admin para sa organisasyon. Kung hindi mo mahanap ang opsyon para sa transkripsyon, kailangan mong makipag-ugnayan sa admin.
Paganahin ang Transkripsyon para sa iyong Organisasyon
Kung isa kang IT admin para sa iyong organisasyon, pumunta sa admin center ng Teams.
Maaaring i-enable ng mga IT admin ng organisasyon ang transkripsyon para sa lahat sa pamamagitan ng pagsasama nito sa pandaigdigang patakaran o mga piling tao sa pamamagitan ng pagkakaroon ng iba't ibang patakaran para sa iba't ibang user.
Mula sa navigation panel sa kaliwa, i-click ang opsyon para sa ‘Meetings’.
Ilang mga opsyon ang lalawak sa ilalim nito. Piliin ang 'Mga patakaran sa pagpupulong' mula sa mga ito.
Upang paganahin ang opsyon para sa buong organisasyon, i-click ang opsyon o ‘Global (Org-wide default)’.
Mag-scroll pababa sa seksyong ‘Audio at Video’. Pagkatapos, tiyaking naka-on ang opsyon para sa ‘Allow Transcription’.
Upang paganahin ito nang pili, mayroon kang dalawang opsyon. Maaari mo itong i-on para sa buong organisasyon, pagkatapos ay gumawa ng custom na patakaran kung saan hindi naka-enable ang opsyon para sa Transcription at italaga ang patakaran sa mga user na hindi mo gustong i-access ang feature. O maaari kang pumunta sa eksaktong kabaligtaran na direksyon, kung saan ang opsyon ay hindi pinagana sa buong mundo, ngunit sa custom na patakaran lamang at maaari mo itong italaga sa mga user na gusto mong ma-access ang feature.
Para gumawa ng bagong patakaran sa pagpupulong, pumunta sa page na ‘Mga patakaran sa pagpupulong’ at i-click ang button na ‘Magdagdag’.
Ibigay ang pangalan sa patakaran at i-configure ito sa paraang gusto mo. I-click ang button na ‘I-save’.
Upang italaga ang patakaran sa mga user, piliin ito at i-click ang button na ‘Pamahalaan ang Mga User’.
May lalabas na panel sa kanan. Hanapin ang mga user na gusto mong italaga ang patakaran at i-click ang button na ‘Ilapat.’
Maaari ka ring magtalaga ng mga patakaran sa anumang pangkat ng mga user sa iyong organisasyon.
Gamit ang Transcription Feature sa Mga Pulong
Ang paggamit ng tampok sa mga pulong ay isang paglalakad sa parke. Ngunit tandaan na maaari mo lamang i-transcribe ang mga nakaiskedyul na pagpupulong. Magsimula o sumali sa nakaiskedyul na pagpupulong mula sa iyong kaganapan sa kalendaryo.
Ang organizer ng pulong at mga tao mula sa parehong nangungupahan ay maaaring magsimula ng mga transkripsyon. Ang mga bisita, mga tao mula sa ibang nangungupahan, at mga hindi kilalang user (mga taong ayaw makilala sa mga transkripsyon) ay hindi maaaring magsimula ng transkripsyon sa isang pulong.
Upang magsimula ng transkripsyon, pumunta sa 'Higit pang mga pagkilos' mula sa toolbar ng meeting.
Pagkatapos, piliin ang 'Start Transcription' mula sa mga opsyon.
Makakakita ka ng abiso na nagsimula na ang transkripsyon, at dapat mong ipaalam sa lahat na isinasalin ang mga ito. Ngunit makikita rin ng ibang mga kalahok ang paunawa na ang pulong ay isinasalin. Gayunpaman, dapat mong ipaalam sa lahat bilang paggalang sa mga kalahok na sumali mula sa isang telepono.
Lalabas ang transcription panel sa kanan. Kasama rin sa transcript ang username at icon ng profile ng kalahok pati na rin ang time stamp.
Maaaring ipakita o itago ng lahat ng kalahok sa pulong ang transcript panel anumang oras. I-click ang button na ‘Isara’ sa panel para itago ito.
Maaari ka ring pumunta sa menu ng Higit pang mga pagkilos at piliin ang 'Itago ang transcript' mula doon.
Upang ipakita ang panel, piliin ang 'Ipakita ang transcript' mula sa menu ng Higit pang mga pagkilos.
Maaaring ihinto ng organizer at presenter ng meeting ang transkripsyon at i-restart ito anumang oras sa panahon ng meeting. Upang ihinto ang transkripsyon, mag-navigate sa menu ng Higit pang mga pagkilos at piliin ang 'Ihinto ang Transkripsyon'.
Makakatanggap ang lahat ng abiso na huminto ka sa pag-transcribe. Awtomatikong hihinto ang transkripsyon kapag umalis ang lahat sa pulong.
Pag-download at Pagbabahagi ng mga Transkripsyon
Ang mga transcript ng pulong ay awtomatikong magagamit para sa pag-download pagkatapos ng pulong sa kaganapan sa kalendaryo. Pumunta sa ‘Calendar’ mula sa navigation panel sa kaliwa.
Pagkatapos, buksan ang kaganapan para sa nakaiskedyul na pagpupulong.
Ang page ng meeting ay magkakaroon ng karagdagang tab sa itaas: ‘Mga Recording at Transcript’.
Ang buong transcript ay magiging available upang tingnan doon. Upang i-download ito, i-click ang pindutan ng pag-download.
Maaari mong i-download ang transcript bilang alinman sa isang .vtt file (isang sikat na format para sa mga transcript) o isang .docx file (Word document).
Available ang mga transkripsyon para sa pag-download mula sa mga account ng kalahok hanggang sa i-delete sila ng organizer ng meeting.
Hindi makikita ng mga kalahok sa mobile ang transkripsyon sa mobile app. Upang gawin itong naa-access ng mga kalahok sa mobile, i-download ang file at i-upload ito sa chat. Pumunta sa chat sa pagpupulong at i-click ang button na ‘Attach’ para i-upload ang file.
Makikita ng mga kalahok sa mobile ang file sa kanilang chat.
Pagtatago ng Iyong Pagkakakilanlan sa Mga Transkripsyon
Maaaring tukuyin ng mga koponan ang taong nagsasalita at awtomatikong kasama sa mga transkripsyon ng pulong ang username at pangalan ng tao. Kung gusto mong manatiling anonymous sa mga transkripsyon, maaari mong itago ang iyong pagkakakilanlan. Ngunit kailangan mong gawin ito bago ang isang pulong.
I-click ang icon na ‘Mga Setting at higit pa’ (menu na may tatlong tuldok) sa tabi ng icon ng iyong profile sa title bar. Pagkatapos, piliin ang 'Mga Setting' mula sa menu.
Magbubukas ang mga setting. Mula sa menu ng navigation sa kaliwa, pumunta sa 'Mga Caption at transcript'.
Pagkatapos, i-off ang toggle para sa 'Awtomatikong kilalanin ako sa mga caption at transcript'.
Ang mga transkripsyon ay isang mahusay na tampok at tiyak na ginagawang madaling gamitin ng Microsoft Teams ang mga ito. Kaya sa susunod na gusto mong kumuha ng mga tala sa pagpupulong o gusto mong gawing accessible ang nilalaman ng pulong para sa lahat, maaari mong i-transcribe ang buong pulong.