Sa tutorial na ito, matututunan mo kung paano hanapin at palitan ang text, text na may pag-format, mga espesyal na character, o hindi nakakasira na mga character sa Word.
Ipagpalagay natin na isa kang paralegal at katatapos mo lang mag-type ng mahabang legal na dokumento o kontrata para sa iyong kliyente, para lang matuklasan na mali ang spelling ng pangalan ng iyong kliyente o ng maling pangalan ng kumpanya nang maraming beses sa kabuuan ng iyong dokumento. At walang oras upang manu-manong hanapin at palitan ang bawat pagkakataon ng teksto. Ano ang gagawin mo? Huwag mag-panic – madali mong maaayos iyon gamit ang tampok na Find and Replace ng MS Word.
Ang Find and Replace ay isa sa mga pinakakapaki-pakinabang na feature sa Microsoft Word na magagamit para maghanap ng character, salita, o parirala sa isang dokumento at palitan ang mga ito. Maaari mo ring mahanap at palitan ang teksto sa isang partikular na seksyon ng teksto o isang buong dokumento.
Hindi mo lang mahahanap ang isang partikular na salita at palitan ito ng isa pang salita, ngunit makakahanap ka rin ng teksto batay sa pag-format nito, gamit ang mga wildcard, at may katugmang prefix o suffix. Nagbibigay-daan din ito sa iyo na mahanap at palitan ang text ng partikular na pag-format, hindi nagpi-print na mga character, o mga espesyal na character. Sa post na ito, matututunan mo kung paano hanapin at palitan ang text sa MS Word.
Maghanap ng Teksto sa Microsoft Word
Upang magsimula, tingnan natin kung paano Maghanap ng teksto sa Excel gamit ang navigational pane o ang Find and Replace tool. Pagkatapos ay tuklasin namin kung paano gamitin ang Find and Replace tool para palitan ang text batay sa iba't ibang opsyon.
Maghanap ng Teksto
Maaari mong gamitin ang Navigation pane upang maghanap ng isang character, isang salita, o isang grupo ng mga salita. At maa-access mo ang navigation pane na ito mula sa Ribbon o sa pamamagitan ng pagpindot sa isang hotkey Ctrl + F.
Upang ma-access, ang Navigation panel (Find Command), buksan muna ang Word kung saan mo gustong maghanap ng text. Pagkatapos, pumunta sa tab na 'Home', at i-click ang button na 'Hanapin' mula sa pangkat ng Pag-edit sa Ribbon. O maaari mong pindutin ang mga shortcut key Ctrl + F sa keyboard.
Bubuksan nito ang Navigation pane sa kaliwa ng Window. I-type ang text o pariralang gusto mong hanapin sa text box na 'Search document' sa Navigation pane at pindutin ang 'Enter'. Habang nagta-type ka, ipapakita sa iyo ng tool ang lahat ng nauugnay na tugma. Sa aming halimbawa, ita-type namin ang 'Tate'.
Hinahanap ng Find command ang lahat ng katugmang text sa dokumento at hina-highlight ang mga ito sa dilaw. Ipinapakita ng pane ng nabigasyon ang lahat ng mga pagkakataon ng salita sa paghahanap (Tate) bilang isang preview ng mga resulta
Ang tool ay hindi lamang nagha-highlight ng mga eksaktong salita, ito ay nagha-highlight pa rin ng bahagyang katugmang mga salita.
Maaari mong gamitin ang pataas at pababang mga arrow sa tabi ng text box upang tumalon sa Nakaraang o Susunod na resulta ng paghahanap. O maaari kang mag-click sa isa sa mga resulta sa ibaba ng field ng paghahanap upang direktang tumalon dito.
Sa halip na maghanap sa isang buong dokumento para sa isang teksto o parirala, maaari ka ring maghanap sa isang malaking dokumento sa pamamagitan ng mga heading. Upang gawin iyon, i-click ang tab na 'Mga Heading' at pumili ng isang heading sa Navigation pane upang mag-browse ayon sa mga heading sa dokumento.
Upang maghanap sa mga pahina sa Word, i-click ang tab na 'Mga Pahina' sa Navigation pane at pumili ng isa sa mga thumbnail na larawan ng lahat ng iyong pahina na gusto mong makita. Pagkatapos, maaari kang maghanap ng isang partikular na teksto sa pahinang iyon.
Kapag tapos ka nang mag-edit ng dokumento, isara ang Navigation pane at mawawala ang mga highlight.
Advanced na Paghahanap
Kung naghahanap ka ng mas partikular na mga salita o parirala, halimbawa, mga salitang may partikular na font o istilo, mga espesyal na character, o mga buong salita lamang, maaari mong gamitin ang tampok na Advanced na Paghahanap upang subaybayan ang mga ito. Hinahayaan ka ng tool na ito na i-customize ang iyong paghahanap gamit ang iba't ibang opsyon. Narito kung paano:
Pumunta sa tab na ‘Home’, i-click ang pababang arrow sa tabi ng icon na ‘Find’ sa Editing group, at piliin ang ‘Advanced Find’. O pindutin Ctrl + H mga shortcut key upang buksan ang Find and Replace tool.
O maaari mo ring ilunsad ang Find and Replace tool mula sa Navigation pane sa pamamagitan ng pag-click sa icon ng magnifying glass sa text box ng Search Document at pagpili sa opsyong ‘Advanced Find’.
Lalabas ang dialog box ng Find and Replace. Dito, maaari kang gumawa ng pangunahing paghahanap, ngunit kung gusto mong i-customize ang iyong paghahanap na may higit pang mga opsyon, I-click ang Higit pa >> pindutan.
Kapag pinalawak mo ang button na Higit pa, makakahanap ka ng higit pang mga opsyon kung saan makakagawa ka ng mga mas advanced na paghahanap.
Pumili ng isa o higit pang mga opsyon sa seksyong Mga Opsyon sa Paghahanap at i-click ang 'Hanapin ang Susunod' upang tingnan ang resulta.
- Match Case: Kung nilagyan ng check ang kahon ng Match case, hahanapin nito ang text na eksaktong tumutugma sa uppercase at lowercase na mga titik na tina-type mo sa field na 'Hanapin kung ano'.
- Maghanap ng Buong Salita Lamang: Hinahanap ng opsyong ito ang text na hindi bahagyang o bahagi ng isa pang salita, hinahanap lamang nito ang buong salita na eksaktong tugma.
- Gumamit ng Mga Wildcard: Ang pagpipiliang ito ay kabaligtaran ng opsyon na 'Hanapin ang Buong Salita lamang'. Ang mga wildcard na maaari mong gamitin ay isang character (?) at maramihang mga character (*) wildcard. Halimbawa, kapag naghahanap ka ng "Wall*", makakakuha ka ng Walls, Wallmart, o Wallpaper, atbp.
- Parang katunog ng: Ang opsyong ito ay nakakahanap ng mga salita o parirala na magkatulad ang tunog gaya ng 'mga mata' kapag naghahanap ng 'yelo' o 'ant' para sa 'tiya'.
- Hanapin ang Lahat ng Mga Form ng Salita: Hinahanap ng opsyong ito ang lahat ng variant ng mga salita (lahat ng anyo ng pandiwa). Halimbawa, kapag naghanap ka ng lumangoy, ikaw ay lumangoy, lumangoy, at lumangoy.
- Tugma sa Prefix: Naghahanap ito ng mga salitang may parehong prefix. Halimbawa, maghanap ng hype, at maaari kang maging hyperactive, hypersensitive, hypercritical.
- Tugma na Suffix: Naghahanap ito ng mga salitang may parehong suffix. Halimbawa, maghanap ng mas kaunti, at maaari kang makakuha ng walang katapusang, walang edad, walang batas, walang hirap.
- Huwag pansinin ang mga Punctuation Character: Hinahayaan ka ng opsyong ito na huwag pansinin ang mga bantas na character sa isang text kapag naghahanap. Halimbawa, ang paghahanap ng salitang 'Mrs. Jones’ noong hinanap mo si ‘Mrs Jones’.
- Huwag pansinin ang mga white-space na character: Hinahayaan ka ng opsyong ito na huwag pansinin ang mga puting espasyo sa pagitan. Halimbawa, ang paghahanap ng salitang 'Days are good' kapag hinanap mo ang 'Daysaregood'.
Ilalapat namin ang ilan sa mga opsyong ito at tingnan kung paano ito gumagana sa isang halimbawa.
Match Case
Halimbawa, sabihin nating hahanapin natin ang salitang 'MAGAZINE' sa lahat ng caps nang hindi naka-enable ang opsyon sa match case. I-type ang salita sa field na 'Hanapin kung ano' at i-click ang pindutang 'Hanapin ang Susunod'.
Sa drop-down na 'Paghahanap' sa ilalim ng Mga Opsyon sa Paghahanap, pipiliin mo ang 'Pababa' upang simulan ang pagtingin mula sa itaas hanggang sa ibaba ng dokumento, piliin ang 'pababa' upang magsimulang tumingin mula sa ibaba hanggang sa itaas ng dokumento, o 'Lahat' sa maghanap sa buong dokumento.
Kapag na-click mo ang 'Hanapin ang Susunod', iha-highlight nito ang unang pagkakataon ng salita sa kulay abo. Kapag na-click mong muli ang ‘Find Next’, pipiliin nito ang susunod na instance ng salita. Habang nag-click ka sa Find Next sa bawat pagkakataon, iha-highlight nito ang katugmang salita nang paisa-isa.
Kung gusto mong i-highlight ang lahat ng mga pagkakataon ng salita nang sabay-sabay, i-click ang button na 'Reading Highlight' at piliin ang 'I-highlight ang Lahat'.
Makakakuha ka ng ilang mga tugma sa salitang lahat ay naka-highlight sa dilaw.
Ngunit kung hahanapin namin ang parehong salita (naka-capitalize) na may pinaganang match case, wala kaming makukuhang resulta. Dahil hinahanap lang ng tool ang salitang eksaktong tumutugma sa malalaking titik na na-type namin kanina.
Hanapin ang Lahat ng Word Forms
Sa isa pang halimbawa, kung hahanapin namin ang salitang 'magsulat' gamit ang setting na 'Hanapin ang lahat ng mga form ng salita (Ingles)', makukuha namin ang lahat ng variant ng salita.
Mahahanap ng salita ang lahat ng anyo ng pandiwa ng salita tulad ng ipinapakita sa ibaba.
Advanced na Paghahanap gamit ang Pag-format
Maaari ka ring maghanap ng partikular na salita o parirala na may partikular na pag-format na inilapat.
Upang maghanap ng mga salita na may formatting, i-type muna ang salita sa kahon na 'Hanapin kung ano' at i-click ang drop-down na button na 'Format' sa ibaba ng dialog box na Hanapin at Palitan. Pagkatapos ay piliin ang format kung saan mo gustong hanapin ang salita.
Maaari ka ring makahanap ng mga salita na may partikular na format ng font, mga talata na may partikular na pagkakahanay at format, mga tab, mga salita sa isang partikular na wika, text frame, istilo, at highlight.
Maghahanap kami ng salita na may partikular na format ng font, kaya pipiliin namin ang 'Font'. Sa window ng Find Font, tukuyin ang format tulad ng ipinapakita sa ibaba at i-click ang 'OK'.
Ang napiling Format na 'Font: (Default) STXingkai, Italic' ay lalabas sa ilalim ng 'Find What' text box sa Find and Replace dialog box. Ngayon i-click ang 'I-highlight ang Lahat' upang mahanap ang mga katugmang salita na may ganoong format.
Gaya ng nakikita mo, hina-highlight lang ng tool ang mga salita na may partikular na format ng font, habang hindi nito hina-highlight ang parehong katugmang salita sa ibang format ng font.
Upang i-clear ang pag-format para sa paghahanap, i-click ang button na 'Walang Formatting' sa ibaba ng dialog box na Hanapin at Palitan.
Maghanap ng Teksto na may Lamang na Pag-format
Maaari ka ring makahanap ng mga teksto na may pag-format lamang. Hindi mo na kailangang mag-type ng salita o parirala, maaari mo lamang tukuyin ang tanging format ng teksto.
At hahanapin ka ng tool ang lahat ng salita o parirala na may katugmang format.
Hinahayaan ka rin ng Find and Replace tool na makahanap ng mga hindi nasisira na character/espesyal na character o mga salita na may mga espesyal na character sa pamamagitan ng pagpili ng (mga) character mula sa drop-down na button na 'Espesyal' sa ibaba ng Find and Replace dialog box.
Hanapin at Palitan ang Teksto sa MS Word
Sa ngayon, natutunan mo na kung paano maghanap ng text at kung paano maghanap ng text na may mga advanced na opsyon, ngayon ay tingnan natin kung paano palitan ang nahanap na text.
Binibigyang-daan ka ng function na Palitan na maghanap ng salita o grupo ng mga salita at palitan ito ng ibang bagay o maghanap ng salita batay sa pag-format ng text at palitan ito ng ibang text, o maghanap ng partikular na salita at palitan ang pag-format nito, o maghanap at palitan ang mga character kasama ng iba pang mga espesyal na karakter o salita.
Hanapin at Palitan ang Teksto
Upang mahanap at palitan ang isang partikular na salita o parirala para sa isa pa, mag-navigate sa pangkat ng Pag-edit sa tab na 'Home' at i-click ang command na 'Palitan.' Bilang kahalili, maaari mo ring pindutin ang keyboard shortcut Ctrl + H.
Bubuksan nito ang dialog box ng Find and Replace. Sa dialog box na Hanapin at Palitan, punan ang dalawang field:
- I-type ang text na gusto mong hanapin sa field na ‘Hanapin kung ano:’.
- I-type ang text na gusto mong palitan ito sa field na ‘Palitan ng:’.
Kapag naipasok mo na ang mga kinakailangang teksto, maaari mong i-click ang pindutang 'Palitan' upang palitan ang teksto nang isa-isa o 'Palitan Lahat' upang palitan ang lahat ng mga pagkakataon ng salita nang sabay-sabay.
Ang pagpapalit ng lahat ng teksto nang magkasama ay maaaring magdulot ng mga error sa iyong dokumento kung hindi ka maingat. Halimbawa, kung papalitan mo ang lahat ng salitang 'Siya' ng 'Siya', maaari rin nitong palitan ang mga salitang Head ng Shead, tulong sa Shelp, init ng Sheat, at iba pa. Kaya minsan, mas mabuting palitan sila nang paisa-isa.
I-click ang 'Hanapin ang Susunod' upang mahanap ang unang pagkakataon ng tekstong naka-highlight sa kulay abo at i-click muli ang 'Hanapin ang Susunod' upang lumipat sa susunod na pagkakataon.Suriin ang bawat pagkakataon at i-click ang 'Palitan' upang palitan ang kasalukuyang naka-highlight na teksto.
Maaari mong i-click ang title bar ng Find and Replace dialog box at i-drag ito palabas upang makita ang mga resulta sa likod nito.
Kapag tapos ka na, i-click ang button na 'Isara' upang isara ang dialog box.
Tandaan: Kung iiwan mong blangko ang field na 'Palitan Ng', ang teksto sa paghahanap sa field na 'Hanapin Ano' ay tatanggalin mula sa dokumento.
Advanced na Paghahanap at Palitan ang Teksto
Kung gusto mong palitan ang mga mas partikular na salita gaya ng mga salitang may bantas, capitalization, ilang font o istilo, o kahit na mga espesyal na character, maaari mong gamitin ang mga advanced na opsyon sa paghahanap ng Find and Replace tool.
Upang ma-access ang mga advanced na opsyon ng Find and Replace, i-click ang button na ‘Higit pa >>’ sa ibaba ng dialog.
Dito, mayroon kang iba't ibang mga opsyon sa paghahanap at pagpapalit na magagamit mo upang paliitin ang iyong paghahanap.
Gaya ng tinalakay natin kanina sa seksyong Advanced na Paghahanap, alam mo na kung para saan ang bawat opsyon sa ilalim ng Mga Opsyon sa Paghahanap.
Pumili ng isa o higit pang mga opsyon sa ilalim ng Mga Opsyon sa Paghahanap at i-click ang 'Hanapin ang Susunod' upang mahanap ang mga katugmang salita o i-click ang 'Palitan' upang palitan ang isang pagkakataon sa isang pagkakataon o i-click ang 'Palitan Lahat' upang palitan ang bawat pagkakataon nang sabay-sabay.
Halimbawa:
Tulad ng nabanggit namin dati, hinahanap ng tool na ito ang mga kumbinasyon ng mga character ng ibinigay na salita, kahit na bilang bahagi ng iba pang mga salita.
Halimbawa, kapag hinanap namin ang salitang 'Tate' sa dokumento, makikita nito ang kumbinasyon ng mga character kahit bilang bahagi ng iba pang mga salita tulad ng 'United States'.
At hindi ito mainam kapag pinalitan natin ang mga salitang ito. Gayundin kung daan-daang mga tugma, aabutin magpakailanman upang palitan ang mga salita nang paisa-isa.
Upang ayusin ito, lagyan ng tsek ang opsyong 'Hanapin ang mga buong salita lamang', upang mahanap ang mga salitang hindi bahagyang o bahagi ng iba pang mga salita, hahanapin lamang nito ang mga buong salita na eksaktong tugma. Dito, sinuri din namin ang opsyong 'Itugma ang case' upang matiyak na tumutugma din ito sa eksaktong uppercase at lowercase na mga titik. Pagkatapos, i-click ang 'Palitan' o 'Palitan Lahat' upang palitan ang mga salita.
Maaari mong gamitin ang natitirang mga opsyon sa itaas sa katulad na paraan upang i-customize ang iyong paghahanap upang makahanap ng mga partikular na salita.
Maghanap ng Teksto at Palitan ang Pag-format
Maaari mo ring mahanap ang isang partikular na salita at palitan ito ng parehong salita ngunit may partikular na pag-format o palitan ito ng ibang salita na may pag-format.
Halimbawa, gusto naming hanapin at palitan ang buong salitang 'Lytle' ng isang partikular na format ng font. Upang palitan ang pag-format, i-type ang salitang gusto mong hanapin sa field na 'Hanapin kung ano' at piliin ang opsyong 'Hanapin ang mga buong salita lang' upang hanapin lamang ang buong salita. Pagkatapos, i-click ang button na ‘Format’ sa ibaba ng dialog box at piliin ang ‘Font’.
Maaari mong palitan ang mga salita ng iba pang mga opsyon sa pag-format tulad ng Estilo, Talata, Frame, at iba pa.
Sa dialog na Palitan ang Font, piliin ang gusto mong istilo ng format gaya ng font, istilo ng font, kulay ng font, atbp. Sa aming kaso, pinipili namin ang font na 'Elephant' at istilong 'Italic'. Pagkatapos, i-click ang 'OK' para mag-apply.
Bumalik sa dialog box na 'Hanapin at Palitan', makikita mo ang napiling pag-format na nakatakda para sa 'Palitan ng:'. Dahil pinapalitan lang namin ang pag-format ng salita, iwanang blangko ang field na 'Palitan ng:'. Pagkatapos, i-click ang alinman sa button na 'Palitan' o 'Palitan Lahat' upang palitan ang pag-format.
Sa sandaling i-click mo ang button na 'Palitan Lahat' isang kahon ng mensahe ang lalabas na nagpapaalam sa iyo kung gaano karaming mga kapalit ang ginawa (Sa aming kaso, 222).
Tulad ng nakikita mo, ang lahat ng mga pagkakataon ng salitang 'Lytle' ay pinalitan ng tinukoy na pag-format.
Maghanap ng Tekstong may Partikular na Pag-format at Palitan
Kung gusto mong maghanap ng text na may partikular na istilo ng pag-format at palitan ito ng isa pang text, nang hindi binabago ang pag-format o may ibang pag-format, magagawa mo ito sa pamamagitan ng paglalapat ng pag-format na iyon sa Find word. Narito kung paano mo ito gagawin:
Halimbawa, gusto naming hanapin at palitan ang text na 'Leatherman', na may partikular na pag-format (Font: Old English Text MT, Style: Italic, Color: Blue, Accent 5), ng text na 'Lincoln' (nang hindi binabago ang formatting ).
Una, i-type ang text na gusto mong hanapin (sa aming kaso, Leatherman) sa field na 'Hanapin Ano'. Pagkatapos, mag-click sa pindutan ng 'Format' at piliin ang mga opsyon kung kinakailangan (Font).
Sa Find Font, dialog box, piliin ang kinakailangang pag-format kung saan kami makakahanap ng text. Sa aming halimbawa, ang text na 'Leatherman' ay nasa 'Font: Old English Text MT, Style: Italic, at Color: Blue, Accent 5' na pag-format. Kapag napili ang mga opsyon, i-click ang 'OK'.
Ngayon ang mga napiling pagpipilian sa pag-format ay dapat na lumitaw sa ilalim ng field ng teksto na 'Hanapin Ano' sa Hanapin at Palitan.
Susunod, i-type ang text na gusto mong palitan ito ng (Lincon) sa 'Palitan ng field:' at i-click ang 'Palitan Lahat'. Maaari ka ring magdagdag ng pag-format sa kapalit na text kung gusto mo.
Kapag na-click mo ang 'Palitan Lahat', lahat ng mga pagkakataon ay papalitan at isang prompt ay magpapakita sa iyo kung gaano karaming mga kapalit ang ginawa.
Tulad ng makikita mo ang lahat ng mga pagkakataon ng 'Leatherman' na may pag-format ay pinalitan ng 'Lincoln' nang hindi binabago ang pag-format.
Maghanap at Palitan ang Mga Espesyal na Character/Hindi Nagpi-print na mga Character
Ang tampok na paghahanap at pagpapalit ay maaari ring makatulong sa iyo na makahanap ng mga espesyal na character na character at palitan ang mga ito ng iba pang mga espesyal na character tulad ng ®, é, ä, o anumang iba pang character na nakalista sa dialog ng Simbolo. Maaari mo ring mahanap at palitan ang mga character na hindi naka-print tulad ng mga manual line break, mga character ng tab, mga marka ng talata, atbp. Maaari mo ring palitan ang mga espesyal na character ng text at vice versa.
Halimbawa, kung gusto mong hanapin at palitan ang salitang 'protege' ng 'protege', i-type ang 'protege' sa Find what box at i-type ang 'protégé' sa 'Replace with' box. Pagkatapos, i-click ang 'Palitan' o 'Palitan Lahat' upang palitan ang mga ito.
Tulad ng nakikita mo ang mga nahanap na teksto ay pinalitan ng kapalit na teksto na may mga espesyal na character.
Minsan gusto mong palitan ang mga manu-manong line break (hindi nagpi-print na mga character) ng mga marka ng talata, sa mga ganitong kaso, kailangan mong magpasok ng kaukulang code ng character sa mga kahon na 'hanapin kung ano' at 'palitan ng'.
Halimbawa, gusto naming palitan ang lahat ng manu-manong line break sa mga dokumento ng mga marka ng talata. Ang code ng character para sa isang manual line break at paragraph mark ay '^l' at '^p' ayon sa pagkakabanggit. Maaari mong i-type ang code o kung hindi mo alam ang code, gamitin ang 'Espesyal' na pindutan upang ipasok ang code.
Para maglagay ng mga hindi nakakasira na character, piliin muna ang text box kung saan mo gustong ipasok. Pagkatapos, i-click ang button na ‘Espesyal’ sa ibaba ng dialog box na Hanapin at Palitan at pumili ng item mula sa listahan.At ang tool ay awtomatikong maglalagay ng kaukulang character code sa text box.
Sa halimbawa, pinipili namin ang 'Manual Line Break' para sa field na 'Hanapin kung ano'.
At 'Tandaan ng Talata' para sa 'Palitan ng'.
Pagkatapos, i-click ang 'Hanapin ang Susunod' upang makita kung saan matatagpuan ang mga line break. Ngayon, i-click ang 'Palitan Lahat' upang palitan ang lahat ng mga manual line break sa mga dokumento.
Gaya ng nakikita mo sa ibaba, ang mga manual line break ay pinapalitan ng mga marka ng talata.
Sa katulad na paraan, maaari mo ring palitan ng text ang mga hindi nasisira na character/espesyal na character at vice versa.
Iyan ang lahat ng kailangan mong malaman tungkol sa paghahanap at pagpapalit ng text sa Microsoft Word.