Gamitin ang feature na Track Changes sa Excel para malaman kung sino ang gumawa ng mga pagbabago sa workbook, ang mga pagbabagong ginawa nila, at kung tatanggapin o hindi ang mga ito.
Sabihin nating humiling ka sa isang tao na mag-proofread o makipagtulungan sa isang Excel workbook sa iyo. At maaaring gusto mong subaybayan ang mga pagbabago, pagpapasok, at pagtanggal na ginawa sa nakabahaging workbook na iyon. Magagawa mo iyon sa tulong ng feature ng Pagsubaybay sa mga pagbabago ng Excel, matutukoy mo kung sino ang gumawa ng mga pagbabago, at anong mga pagbabago ang ginawa nila sa iyong nakabahaging worksheet/workbook.
Ang mga Excel Worksheet ay hindi sinusubaybayan bilang default, kaya hindi mo malalaman kung anong mga pagbabago ang ginawa, sino ang gumawa nito, o kailan. Ngunit kapag pinagana ang tampok na Pagsubaybay sa mga pagbabago, magbabalangkas ang Excel ng mga pagbabagong ginawa ng sinumang user sa isang workbook. Ito ay isang step-to-step na gabay upang subaybayan ang mga pagbabago sa Microsoft Excel.
Paano I-on ang Subaybayan ang Mga Pagbabago sa Excel
Kapag tapos ka nang ilagay ang lahat ng data sa worksheet, paganahin ang 'Track Changes feature' bago ibahagi ang Excel workbook para sa pagsusuri. Pagkatapos nilang matapos ang pagsusuri, maaari mong ihambing ang iyong orihinal na data sa binagong data at pagkatapos, piliin na tanggapin o tanggihan ang kanilang mga pagbabago. Pagkatapos, maaari mong i-off ang Track Changes.
Tandaan na ito ay teknikal na isang legacy na feature, kaya hindi mo makikita ang opsyon sa mga pagbabago sa track sa Excel 2019 at 365. Mahahanap mo lang ang feature na ito sa tab na Review ng Excel 2016 at mas mababang mga bersyon.
Upang i-on ang mga pagbabago sa track sa Excel, pumunta sa tab na 'Review' at i-click ang 'Track Changes'. Pagkatapos, piliin ang 'I-highlight ang Mga Pagbabago' mula sa drop-down.
Magbubukas ang isang dialog box ng Highlight Changes. Sa gayon, lagyan ng check ang check box na 'Subaybayan ang mga pagbabago habang nag-e-edit.'
Ngayon ay mayroon kaming tatlong mga pagpipilian Kailan, Sino, at Saan. Ang kahon ng ‘Kailan’ ay nagbibigay-daan sa amin na pumili mula kailan mo gustong subaybayan ang mga pagbabago, pumili sa pagitan ng ‘Mula nang huli akong nag-save, Lahat, Hindi pa nasuri, o Mula noong petsa (Tiyak na petsa)’. Dito pinipili namin ang 'Lahat' sa kahon ng Kailan.
At pinipili namin, 'Lahat' sa field na Sino. Maaari mo ring piliing subaybayan lamang ang mga pagbabagong ginawa ng mga partikular na user o lahat ng may ganitong opsyon.
Kung gusto mong masubaybayan ang mga pagbabago sa buong sheet, iwanan lang ang kahon na ito na walang check. lagyan ng tsek ang kahon na ‘I-highlight ang mga pagbabago sa screen’ at i-click ang button na ‘OK’.
O, Kung gusto mo lang subaybayan ang mga pagbabago sa ilang bahagi lang ng sheet, maaari mong tukuyin ang hanay ng cell. Mag-click sa kahon na 'Saan' at piliin ang hanay ng cell sa worksheet. Pagkatapos, i-click ang 'OK'.
I-click ang ‘OK’ para i-save ang workbook.
Susunod, sa tab na 'Review', piliin ang opsyon na 'Ibahagi ang Workbook'.
Sa dialog box na Ibahagi ang Workbook, tiyaking naka-check ang checkbox na 'Gamitin ang lumang shared workbook sa halip na ang bagong karanasan sa co-authoring'. Pagkatapos, i-click ang 'OK'.
Panghuli, piliin ang 'Protektahan ang Nakabahaging Workbook' sa tab na Review. Magbubukas ito ng dialog box na Protektahan ang Nakabahaging Workbook. Sa dialog box na Protektahan ang Nakabahaging Workbook, lagyan ng check ang opsyong ‘Pagbabahagi ng mga pagbabago sa track’ upang pigilan ang sinuman na alisin ang kasaysayan ng pagsubaybay. Pagkatapos, i-click ang 'OK'.
Pagkatapos nito, i-save ang file at ibahagi ang iyong spreadsheet sa iyong mga collaborator para sa pagsusuri.
Paano Tingnan at Tanggapin o Tanggihan ang Mga Pagbabago
Pagkatapos masuri ng lahat ng iyong mga collaborator ang iyong workbook at gumawa ng ilang pagbabago, maaari mong piliing tanggapin o tanggihan ang mga pagbabagong iyon.
Ngayon kung may gagawing pagbabago sa spreadsheet, ipapakita ito ng may kulay na hangganan ng cell at maliit na tatsulok sa kaliwang sulok sa itaas ng cell.
Upang suriin ang mga detalye, ilipat lamang ang iyong cursor sa ibabaw ng cell na may maliit na tatsulok sa kaliwang sulok sa itaas. Ang isang kahon ng komento ay ipinapakita na may kung ano ang mga pagbabagong ginawa, sino ang gumawa sa kanila, at kung kailan ito ginawa. Kung maraming reviewer ang gumawa ng mga pagbabago sa iyong worksheet, ang bawat reviewer ay bibigyan ng ibang kulay ng kahon.
Pumunta sa tab na 'Suriin' at piliin ang 'Subaybayan ang Mga Pagbabago' mula sa pangkat ng Mga Pagbabago. Sa pagkakataong ito, piliin ang opsyong ‘Tanggapin o Tanggihan ang Mga Pagbabago’ mula sa drop-down.
Sa dialog box na ‘Piliin ang Mga Pagbabago na Tatanggapin o Tanggihan’, i-click ang ‘OK’ para magpatuloy.
Pagkatapos ay magbubukas ang isang dialog box na ‘Tanggapin o Tanggihan ang Mga Pagbabago, dito maaari mong tanggapin ang mga pagbabago nang paisa-isa, o tanggapin/tanggihan ang lahat ng mga pagbabago nang sabay-sabay. Dito, unang lalabas ang unang pagbabago na nakita sa worksheet. Sa aming kaso, ang unang pagbabago na natagpuan ay ang halaga ng cell B11 ay nagbago mula 16.99 hanggang 17.99. Kapag tinanggap mo o tinanggihan ito, susunod na maglo-load ang susunod na pagbabago.
Sa pag-click sa 'Tanggapin', ang pagbabagong ginawa ay ilalapat sa iyong worksheet. Kung ‘Tanggihan’ mo ito, mababaligtad ang pagbabago.
Paglikha ng Hiwalay na File Para ilista ang History ng Mga Pagbabago
Sa halip na makita ang mga pagbabago sa parehong worksheet, maaari mo ring tingnan ang listahan ng mga pagbabago sa isang hiwalay na worksheet na pinangalanang 'History'. Ililista ng history sheet ang bawat detalye tungkol sa mga pagbabagong ginawa.
Upang tingnan ang kasaysayan, piliin ang 'Subaybayan ang Mga Pagbabago' mula sa tab na Suriin at i-click ang 'I-highlight ang Mga Pagbabago' mula sa drop-down.
Sa dialog box ng Highlight Changes, tiyaking suriin ang checkbox na 'Ilista ang mga pagbabago sa isang bagong sheet' sa ibaba bago i-click ang 'OK'.
Gagawa ito ng bagong sheet na tinatawag na 'Kasaysayan' na maglilista ng bawat detalye tungkol sa mga pagbabagong ginawa sa workbook.
I-save lang muli ang file upang alisin ang History sheet mula sa workbook.
Paano I-off ang Track Changes sa Excel
Pagkatapos mong magsagawa ng pagsusuri, maaari mong i-off ang tampok na pagbabago ng track sa workbook. Aalisin nito ang lahat ng sinusubaybayang detalye (mga highlight sa mga cell) at hihinto sa pagsubaybay sa anumang karagdagang pagbabago sa iyong workbook.
Kailangan mo munang i-unprotect ang workbook bago mo ma-off ang mga pagbabago sa track. Upang gawin iyon, i-click lamang ang opsyong ‘I-unprotect ang Nakabahaging Workbook’ sa ilalim ng tab na ‘Review’.
Upang i-off ang mga pagbabago sa track, pumunta sa tab na ‘Suriin’ at piliin ang Subaybayan ang Mga Pagbabago > I-highlight ang Mga Pagbabago.
Sa dialog box ng Highlight Changes, i-clear ang kahon sa tabi ng 'Subaybayan ang mga pagbabago habang nag-e-edit', pagkatapos ay i-click ang 'OK'.
Ang feature na Track Changes sa Excel ay naka-off na ngayon.