Magkaroon ng mga waiting room sa iyong mga pulong upang mapanatiling ligtas at walang istorbo
Ang Mga Waiting Room ay isang napakainam na feature sa virtual conferencing ecosystem. Pinoprotektahan nila ang iyong mga pagpupulong mula sa anumang mga aksidente sa seguridad tulad ng mga hindi gustong tao na bumaba at nakakagambala sa buong pulong. Ang lawak ng kung gaano ito kapahamak ay naging ganap na malinaw sa unang bahagi ng taong ito sa hugis ng Zoombombings.
Mula noon, napagtanto ng lahat ng mga host ng pulong, nagho-host man sila ng mga propesyonal na pagpupulong o mga klase, ang kahalagahan ng isang waiting room.
Ano ang Waiting Room?
Ang waiting room sa isang virtual meeting ecosystem ay isang uri ng buffer. Ang lahat ng mga kalahok sa pagpupulong ay dumaan dito bago ipasok sa silid ng pagpupulong. Ang host ng pulong ay may ganap na kontrol sa kung sino ang aaminin sa pulong. Sa ganitong paraan, ang sinumang hindi inanyayahang bisita ay hindi maaaring basta-basta pumunta sa pulong. Tulad ng nakikita mo, ang mga ito ay lubos na gumagana at kinakailangan upang protektahan ang iyong mga pagpupulong.
Paano Gumamit ng Waiting Room sa Webex
Ang mga gumagamit ng Webex ay humihingi ng waiting room o lobby sa mga pulong magpakailanman kung saan maaaring maghintay ang mga kalahok bago sumali sa pulong. Dati, maaari kang magkaroon ng waiting room sa Personal Meeting Room, ngunit hindi sa mga naka-iskedyul na pagpupulong. Ngunit binago iyon ng bersyon 40.9 ng Webex Meeting.
Paano Gamitin ang Waiting Room sa isang Personal Meeting Room
Ang bawat user ng Webex ay may personal na meeting room sa Webex na may nako-customize na link at hindi kailanman mag-e-expire. Ito ay natatangi sa iyo lamang at palaging magagamit; hindi mo kailangang i-pre-book ito para magamit ito. Ang lahat ng impromptu na pagpupulong na mayroon ka sa Webex ay nagaganap sa Personal Meeting Room na ito.
Ngayon, bilang default, ang mga pulong sa isang Personal na Kwarto ay wala ring waiting room. Ngunit maaari mong i-configure ang mga setting upang magkaroon ng isa. Ang Webex ay may opsyon na i-lock ang mga pulong. Kapag naka-lock ang isang pulong, ang sinumang kalahok na sumusubok na sumali dito ay papasok sa lobby. Pagkatapos ay papasukin sila ng host kung gusto nila.
Para i-lock ang isang Personal Room Meeting, pumunta sa toolbar ng meeting at i-click ang icon na ‘Higit pang mga opsyon’ (tatlong tuldok na menu).
Pagkatapos, i-on ang toggle para sa opsyong 'Lock Meeting' mula sa menu.
Ang sinumang kalahok na sasali pagkatapos mong i-lock ang pulong ay kailangang maghintay sa lobby. Makakatanggap ka ng notification sa iyong screen na may mga kalahok na naghihintay sa lobby. I-click ito upang tingnan ang listahan.
Maaari mong tanggapin silang lahat sa isang pag-click sa pamamagitan ng pagpili sa kanilang lahat, o aminin lamang ang mga kalahok na gusto mong papasukin. Piliin ang mga kalahok, at i-click ang pindutang ‘Aminin’.
Ngayon, kakailanganin mong gawin ito para sa bawat pulong ng Personal na Kwarto na gusto mong i-lock. Ngunit kung isasaalang-alang na ikaw ang mauuna sa pulong dahil ito ay impromptu, hindi ito gaanong problema. Ang solusyon na ito ay perpekto para sa mga taong maaaring ayaw ng waiting room sa bawat pulong.
Ngunit para sa mga taong gusto ang functionality ng waiting room bilang default sa lahat ng meeting, may isa pang paraan. Ang pag-configure sa maliit na setting na ito ay awtomatikong nagla-lock sa bawat Personal Room Meeting sa sandaling magsimula ito.
Pumunta sa webex.com at mag-log in sa iyong espasyo sa Webex Meeting. Mula sa navigation menu sa kaliwa, i-click ang ‘Preferences’.
Pagkatapos, pumunta sa 'My Personal Room'.
Magbubukas ang iyong mga personal na setting ng kwarto. Mag-scroll pababa sa setting na 'Awtomatikong lock'. Pagkatapos ay i-click ang checkbox sa tabi nito upang piliin ito.
Kapag pinili mo ito, ang drop-down na menu para sa oras ay magiging naki-click. Mag-click dito at piliin ang '0' mula sa mga pagpipilian.
Pagkatapos ay i-click ang pindutang 'I-save'.
Ngayon ang lahat ng iyong personal na meeting room ay magkakaroon ng waiting room bilang default.
Tandaan: Upang matanggap ang mga tao mula sa lobby sa isang naka-lock na pulong, dapat ay gumagamit ka ng Webex Meetings desktop app, Webex Teams desktop app, o Cisco Webex cloud registered room o desk device. Kung hindi, hindi mo mapapapasok ang mga tao nang hindi ina-unlock ang pulong.
Paano Gumamit ng Waiting Room na may Naka-iskedyul na Pagpupulong
Para sa mga naka-iskedyul na pagpupulong, ang pagkakaroon ng waiting room ay partikular na mahalaga. Kung ang ibang kalahok ay dumating bago ang host, dapat ay nasa waiting room sila kung saan sila papasukin ng host.
Ngunit dati, hindi mo maaaring magkaroon ng functionality ng waiting room na ito sa isang naka-iskedyul na pulong sa Webex. Ang sinumang kalahok na dumating bago ang host ay hindi makakasali sa pulong kung ang pulong ay naka-lock. Kinailangan nilang mag-refresh at subukang muling sumali sa pulong pagkatapos dumating ang host. Gaya ng maiisip mo, hindi iyon intuitive. Paano malalaman ng isang kalahok ang pagdating ng host sa pulong?
Ngunit mula sa Webex 40.9 pasulong, maaari kang magkaroon ng waiting room para sa mga bisita sa mga naka-iskedyul na pulong. Ang mga bisita ay mga user na hindi naka-sign in sa kanilang mga Webex account o mga external na user na walang Webex account sa iyong site. Kaya ang sinumang bisitang darating bago ang host ay kailangang maghintay sa meeting room. Ngunit sinumang miyembro ng organisasyon na dumating bago ang host ay direktang makakasali.
Pumunta sa webex.com at mag-log in sa iyong meeting space. Pagkatapos, pumunta sa ‘Mga Pulong’ mula sa menu ng nabigasyon sa kaliwa.
I-click ang button na ‘Iskedyul’ para mag-iskedyul ng bagong pagpupulong.
O maaari mo ring i-edit ang isang dating nakaiskedyul na pagpupulong gamit ang mga bagong setting. Buksan ang pulong, at i-click ang button na ‘I-edit.
Pagkatapos, pagkatapos iiskedyul ang pulong tulad ng gagawin mo, mag-scroll pababa at i-click ang 'Ipakita ang Mga Advanced na Opsyon'.
Ang ilang mga opsyon ay lalawak sa ilalim nito. Mag-click sa 'Mga opsyon sa pag-iiskedyul'.
Sa Mga Pagpipilian sa Pag-iiskedyul, pumunta sa 'Naka-unlock na Mga Pagpupulong'. Ang default na setting para sa opsyong ito ay nakatakda sa 'Maaaring sumali ang mga bisita sa pulong'. I-click ang radio button para sa ‘Maghihintay ang mga bisita sa lobby hanggang sa tanggapin sila ng host’ para piliin ito.
Ngayon, tulad ng mga setting para sa iyong Personal Meeting Room, makikita mo ang opsyon para sa 'Awtomatikong Lock'. Maaari kang magtaka kung bakit hindi mo ma-lock ang meeting para paganahin ang waiting room tulad ng sa Personal Meeting Room.
Ang pag-lock lang ng meeting nang hindi pinapagana ang nakaraang setting ay hindi gagawa ng waiting room para sa mga bisitang darating bago ang host. Sa halip, direktang papasok sila sa pulong. Kaya't ang pagpapagana sa nakaraang opsyon ay mahalaga. Ngunit mahalagang tandaan din na gumagawa lang ito ng waiting room hanggang sa makasali ka sa pulong. Para gumawa ng waiting room para sa after, kailangan mong i-lock ang meeting.
Ngayon, maaari mong paganahin ang 'Awtomatikong Lock' habang iniiskedyul ang pulong, o maaari mong i-lock ang pulong mula sa toolbar ng pulong pagkatapos mong sumali sa pulong; ito ay ganap na nakasalalay sa iyo. Kapag naka-lock na ang pulong, lahat ng kalahok, bisita, at miyembro ng organisasyon ay kailangang dumaan sa waiting room.
Panghuli, i-click ang 'I-save' o 'Iskedyul' na buton.
Para sa mga nakaiskedyul na pagpupulong, walang generic na opsyon na gagawa ng waiting room para sa bawat pulong. Kailangan mong gawin ang mga hakbang na ito para sa bawat pagpupulong na iyong iiskedyul.
Ang mga waiting room sa isang virtual na pagpupulong ay napakahalaga upang maiwasan ang anumang mga sakuna. At bagama't maaari kang magkaroon ng waiting room sa mga pagpupulong sa Webex, ang mekanika ay hindi ganoon kadali at diretso. Ngunit kapag alam mo na kung paano, masisiguro mong ligtas ang iyong mga pagpupulong gaya ng nararapat.