Madaling i-highlight (kahit tanggalin) ang duplicate na data sa isang Google Sheet gamit ang Conditional Formatting.
Ang Google Sheets ay marahil ang isa sa mga pinakamahusay pagdating sa pag-aayos ng data sa isang spreadsheet. Bukod sa maraming feature na inaalok nito, maa-access din ang Google Sheets mula sa anumang computer sa buong mundo gamit ang iyong mga kredensyal sa pag-sign in.
Isa sa mga pangunahing deal-breaker pagdating sa pag-access ng impormasyon mula sa mga sheet ay 'Duplicate Data'. Lumilikha ito ng hadlang sa pag-unawa at paggamit nang buong-buo sa impormasyong makukuha sa sheet. Kung manu-mano mong tatanggalin ang bawat duplicate na entry, magtatagal ito nang walang hanggan sa kaso ng malalaking spreadsheet.
Nag-aalok ang Google Sheet ng opsyon na i-highlight ang 'Duplicate Data' upang maiwasan ang pagkalito, sa gayon ay tumutulong sa proseso ng pag-alis ng mga duplicate na entry. Maaari mong i-highlight ang mga duplicate na entry sa isang partikular na cell ng isang column o isang kumpletong row.
Pagha-highlight ng Mga Duplicate na Cell sa isang Column
Ito ay isang medyo madaling paraan at maaaring makamit sa pamamagitan ng kondisyong pag-format ng column.
Piliin ang mga entry sa isang column kung saan mo gustong magdagdag ng conditional formatting at pagkatapos ay piliin ang 'Format' sa itaas.
Piliin ang 'Conditional formatting' mula sa drop-down na menu.
Kung mayroon ka nang nakalapat na conditional formatting sa sheet, i-click ang ‘Magdagdag ng isa pang panuntunan’ sa ibaba.
Suriin kung ang 'Ilapat sa hanay' ay nagbabanggit ng tamang hanay ng mga cell na iyong pinili. Susunod, mag-click sa kahon sa ilalim ng 'I-format ang mga cell kung' upang pumili ng opsyon.
Mag-scroll sa ibaba ng listahan at piliin ang 'Custom formula is', na siyang huling opsyon.
Upang i-highlight ang mga duplicate na cell, gagamitin natin ang countif function. Tinitingnan nito kung ang anumang entry ay paulit-ulit nang higit sa isang beses at pagkatapos ay iha-highlight ang lahat ng ito.
=countif(Saklaw, Pamantayan)>1Ang isang user ay kailangang gumawa ng mga kinakailangang pagsasaayos sa formula ayon sa magagamit na data sa sheet. Sa halimbawa na ating tinatalakay, pupunta tayo sa sumusunod na pormula.
=countif($A$2:$A$9,A2)>1Idikit ang formula na ito sa text box sa ilalim ng 'Custom formula is', pumili ng kulay para sa naka-highlight na cell gamit ang 'Fill color' na opsyon at pagkatapos ay i-click ang 'Done'.
Ang mga duplicate na entry ay na-highlight gamit ang kulay na napili habang ginagawa ang 'Conditional Formatting'.
Pagha-highlight ng Kumpletong Hilera
Kapag nagtatrabaho ka sa malalaking spreadsheet na may maraming row at column at data na magkakaugnay, hindi magagawa ng pag-highlight ng mga indibidwal na cell ang trabaho. Sa kasong ito, kakailanganin mong i-highlight ang mga kumpletong row dahil maaaring hindi makita ang duplicate na cell sa screen. Ang formula para dito ay halos kapareho sa ginamit sa itaas na may ilang maliliit na pagbabago.
Ang pamamaraang ito ay maghahanap lamang ng mga duplicate na cell sa isang column ngunit i-highlight ang kumpletong row sa halip na ang indibidwal na cell.
Piliin ang lahat ng mga cell (mga row at column) kung saan mo gustong ilapat ang conditional formatting.
Susunod, buksan ang 'Conditional Formatting' mula sa menu na 'Format' gaya ng ginawa mo kanina. Tanggalin ang pag-format na ginawa namin kanina at i-click ang 'Magdagdag ng isa pang panuntunan' sa ibaba. Ngayon, suriin ang 'Ilapat sa hanay', kung ipinapakita nito ang lahat ng mga cell na iyong na-highlight. Susunod, piliin ang 'Custom formula is' at pagkatapos ay ilagay ang sumusunod na formula sa kahon sa ilalim.
=countif($A$2:$A$9,$A2)>1Ang tanging pagbabagong ginawa sa formula mula sa naunang kaso ay ang pagdaragdag ng '$' sa 'A2' dahil kailangan namin ang ganap na halaga para sa column.
Kapag tapos ka na, mag-click sa 'Tapos na' sa ibaba upang ilapat ang pag-format.
Dahil naghahanap kami ng mga duplicate na entry sa column A, ang iba ay hindi na isinasaalang-alang. Ang pamamaraang ito ay extension lamang ng napag-usapan natin kanina kung saan sa halip na ang cell; naka-highlight ang buong row.
Maaari mo ring suriin ang mga duplicate na entry sa iba pang mga column sa pamamagitan ng pagbabago ng formula nang naaayon.
Pag-alis ng Duplicate na Data sa isang Google Sheet
Ang pamamaraang ito ay madaling gamitin kapag kailangan mong alisin ang mga duplicate na entry mula sa isang sheet. Ang manu-manong pag-alis sa bawat isa sa kanila ay makakaubos ng mas maraming oras at pagsisikap na madaling mai-save. Ang Google Sheets ay may built-in na feature para tukuyin at alisin ang duplicate na data sa isang spreadsheet.
Gamit ang feature na ‘Remove Duplicates’, madali mong maalis ang kumpletong magkaparehong row o indibidwal na mga cell sa pamamagitan ng pagpili sa mga naaangkop na opsyon.
Piliin ang mga cell na gusto mong suriin at alisin ang mga duplicate na entry, at pagkatapos ay mag-click sa menu na ‘Data’ sa itaas.
Susunod, piliin ang 'Alisin ang mga duplicate' mula sa drop-down na menu.
Lagyan ng tsek / lagyan ng check ang mga check box bago ang bawat isa sa mga opsyon ayon sa iyong kagustuhan at kinakailangan at pagkatapos ay mag-click sa 'Alisin ang mga duplicate' sa ibaba upang tanggalin ang mga ito. Kung gusto mong suriin ang mga duplicate na row, lagyan ng check ang checkbox para sa 'Piliin lahat'. Kung sakaling gusto mong tukuyin ang mga duplicate na entry sa indibidwal na mga cell, lagyan ng check ang checkbox para sa partikular na column na iyon.
Ipapaalam sa iyo ng Google Sheets ang bilang ng mga entry na inalis at ang numerong natitira. Panghuli, mag-click sa 'OK' upang isara ang kahon.
Ang pag-highlight at pag-alis ng mga duplicate na cell at row ay hindi magiging isang malaking gawain ngayon. Bukod dito, titiyakin nito na maaari kang tumuon sa bahaging nangangailangan ng pansin sa halip na makisali sa mga duplicate na entry. Ang duplicate na data ay humahantong hindi lamang sa kalituhan at error ngunit maaaring magkaroon ng malubhang epekto kapag nakikitungo sa mahalagang data.
Dapat ay mayroon kang patas na kaalaman sa iba't ibang mga function, formula at pagbabago ng mga ito upang i-highlight ang mga duplicate na entry. Kapag alam mo na ang mga bagay-bagay, maaari mo ring baguhin ang formula para sa iba pang mga column, kaya makatipid ng malaking oras.