Ang Pivot table ng Excel ay isa sa mga pinakamakapangyarihang tool na makakatulong sa iyong ibuod at pag-aralan ang malalaking dataset sa mahusay na paraan.
Ang pivot table ay isa sa pinakamakapangyarihan at kapaki-pakinabang na mga tool sa pagbubuod ng data sa Excel na nagbibigay-daan sa iyong mabilis na buod, pag-uri-uriin, muling ayusin, pag-aralan, pangkatin, bilangin ang malalaking dataset.
Binibigyang-daan ka ng pivot table na i-rotate (o i-pivot) ang data na nakaimbak sa table para makita ito mula sa iba't ibang perspektibo at magkaroon ng malinaw na pag-unawa sa malalaking set ng data.
Ang tutorial na ito ay magbibigay sa iyo ng sunud-sunod na mga tagubilin sa kung paano gumawa at gumamit ng mga pivot table sa Excel.
Ayusin ang iyong Data
Upang lumikha ng isang pivot table, ang iyong data ay dapat magkaroon ng isang talahanayan o istraktura ng database. Kaya kailangan mong ayusin ang iyong data sa mga row at column. Upang i-convert ang iyong hanay ng data sa isang talahanayan, piliin ang lahat ng data, pumunta sa tab na 'Ipasok' at i-click ang 'Talahanayan'. Sa dialog box na Lumikha ng Talahanayan, i-click ang ‘OK’ upang i-convert ang set ng data sa isang talahanayan.
Ang paggamit ng Excel Table bilang source dataset para sa paggawa ng pivot table, ginagawang dynamic ang iyong pivot table. Kapag nagdagdag o nag-alis ka ng mga entry sa Excel table, ang data sa pivot ay mag-a-update kasama nito.
Ipagpalagay natin na mayroon kang malaking set ng data tulad ng ipinapakita sa ibaba, binubuo ito ng mahigit 500 record at 7 field. Petsa, Rehiyon, Uri ng Retailer, Kumpanya, Dami, Kita, at Kita.
Ipasok ang Pivot Table
Una, piliin ang lahat ng mga cell na naglalaman ng data, at pumunta sa tab na 'Insert' at i-click ang 'PivotChart'. Pagkatapos, piliin ang 'PivotChart at PivotTable' na opsyon mula sa drop-down.
Magbubukas ang isang dialog box ng Create PivotTable. Awtomatikong tutukuyin at pupunuin ng Excel ang tamang hanay sa 'Table/Range field', kung hindi, piliin ang tamang talahanayan o hanay ng mga cell. Pagkatapos ay tukuyin ang target na lokasyon para sa iyong Excel pivot table, maaaring ito ay 'Bagong Worksheet' o 'Umiiral na Worksheet' at i-click ang 'OK'.
Kung pipiliin mo ang 'Bagong Worksheet', isang bagong sheet na may blangkong pivot table at pivot chart ay gagawin sa isang hiwalay na worksheet.
Buuin ang Iyong Pivot Table
Sa bagong sheet, makikita mo ang isang walang laman na pivot table sa kaliwang bahagi ng Excel window at isang pane ng 'Pivot Table Fields' sa kanang gilid ng Excel window, kung saan, makikita mo ang lahat ng mga opsyon para sa pag-configure ng iyong pivot table.
Ang pane ng PivotTable Fields ay nahahati sa dalawang pahalang na seksyon: seksyon ng Fields (itaas ng pane) at seksyon ng Layout (ibaba ng pane)
- Ang Seksyon ng Patlang naglilista ng lahat ng mga field (column) na idinagdag mo sa iyong talahanayan. Ang mga pangalan ng field na ito ay ang lahat ng mga pangalan ng column mula sa iyong source table.
- Ang Seksyon ng Layout may 4 na lugar i.e Mga Filter, Column, Rows, at Values, kung saan maaari mong ayusin at muling ayusin ang mga field.
Magdagdag ng mga Field sa Pivot Table
Upang bumuo ng pivot table, i-drag at i-drop ang mga field mula sa seksyong Field patungo sa mga lugar ng seksyong Layout. Maaari mo ring i-drag ang mga patlang sa pagitan ng mga lugar.
Magdagdag ng Mga Hanay
Magsisimula kami sa pamamagitan ng pagdaragdag ng field na ‘Kumpanya’ sa seksyong Rows. Karaniwan, ang mga non-numeric na field ay idinaragdag sa Row area ng Layout. I-drag lamang at i-drop ang field na 'Comapny' sa lugar na 'Row'.
Ang lahat ng mga pangalan ng kumpanya mula sa column na 'Company' sa source table ay idaragdag bilang mga row sa pivot table at pag-uuri-uriin ang mga ito sa pataas na pagkakasunud-sunod, ngunit maaari kang mag-click sa dropdown na button sa loob ng Row Labels cell upang baguhin ang pagkakasunud-sunod.
Magdagdag ng mga Halaga
Nagdagdag ka ng row, ngayon ay magdagdag tayo ng value sa table na iyon para gawin itong one-dimensional table. Maaari kang gumawa ng one-dimensional na pivot table sa pamamagitan lamang ng pagdaragdag ng row o mga column na label at ang kani-kanilang mga value sa mga lugar. Ang lugar ng halaga ay kung saan iniimbak ang mga kalkulasyon/mga halaga.
Sa halimbawang screenshot sa itaas, mayroon kaming isang hanay ng mga kumpanya, ngunit gusto naming malaman ang kabuuang kita ng bawat kumpanya. Upang makuha iyon, i-drag lamang at i-drop ang field na 'Kita' sa kahon ng 'Halaga'.
Kung nais mong alisin ang anumang mga patlang mula sa seksyong Mga Lugar, alisan lamang ng tsek ang kahon sa tabi ng patlang sa seksyong Mga Patlang.
Ngayon, mayroon kaming one-dimensional na talahanayan ng mga kumpanya (mga label ng row) kasama ang kabuuan ng mga kita.
Magdagdag ng Column
Dalawang-Dimensional na Talahanayan
Ang mga Rows at Column na magkasama ay lilikha ng dalawang-dimensional na talahanayan at pupunuin ang mga cell ng ikatlong dimensyon ng mga halaga. Ipagpalagay na gusto mong lumikha ng pivot table sa pamamagitan ng paglilista ng mga pangalan ng kumpanya bilang mga row at paggamit ng mga column upang ipakita ang Mga Petsa at pagpuno sa mga cell ng kabuuang kita.
Kapag idinagdag mo ang field na ‘Petsa’ sa Lugar ng ‘Column’, awtomatikong idinaragdag ng Excel ang ‘Quarterly’ at ‘Years’ sa mga field ng column, upang kalkulahin at mas mahusay na ibuod ang data.
Ngayon, mayroon kaming dalawang-dimensional na talahanayan na may tatlong dimensyon ng mga halaga.
Magdagdag ng Mga Filter
Kung sakaling gusto mong i-filter ang data ayon sa 'Rehiyon', maaari mong i-drag at i-drop ang field na 'Rehiyon' sa lugar ng Filter.
Nagdaragdag ito ng drop-down na menu sa itaas ng iyong Pivot Table na may napiling 'Filter Field'. Sa pamamagitan nito, maaari mong i-filter ang kita ng mga kumpanya para sa bawat taon ayon sa rehiyon.
Bilang default, pinipili ang lahat ng rehiyon, alisan ng check ang mga ito at piliin lamang ang rehiyon kung saan mo gustong i-filter ang data. Kung gusto mong i-filter ang talahanayan sa pamamagitan ng maraming mga entry, lagyan ng check ang checkbox sa tabi ng 'Pumili ng Maramihang Mga Item' sa ibaba ng drop-down. At piliin ang maramihang mga rehiyon.
Ang resulta:
Pag-uuri
Kung gusto mong pag-uri-uriin ang halaga ng talahanayan sa pataas o pababang pagkakasunud-sunod, i-right-click sa anumang cell sa loob ng column na Kabuuan ng Kita, pagkatapos ay palawakin ang 'Pagbukud-bukurin', at piliin ang pagkakasunud-sunod.
Ang resulta:
Pagpapangkat
Sabihin nating mayroon kang data na nakalista ayon sa mga buwan sa iyong pivot table ngunit ayaw mo itong makita buwan-buwan, sa halip, gusto mong muling ayusin ang data sa mga financial quarter. Magagawa mo iyon sa iyong pivot table.
Piliin muna ang mga column at i-right-click ito. Pagkatapos, piliin ang opsyong ‘Group’ mula sa drop-down.
Sa window ng Grouping, piliin ang 'Quarters' at 'Years', dahil gusto namin silang ayusin sa financial quarters bawat taon. Pagkatapos, i-click ang 'OK'.
Ngayon, ang iyong data ay nakaayos sa mga financial quarter ng bawat taon.
Mga Setting ng Value Field
Bilang default, ang pivot table ay nagbubuod ng mga numeric na halaga ng Sum function. Ngunit maaari mong baguhin ang uri ng pagkalkula na ginagamit sa lugar ng Mga Halaga.
Upang baguhin ang function ng buod, i-right-click ang anumang data sa talahanayan, i-click ang 'Ibuod ang Mga Halaga Ni', at piliin ang iyong opsyon.
Bilang kahalili, maaari kang mag-click sa pababang arrow sa tabi ng ‘Sum of ..’ sa value area ng field na seksyon at piliin ang ‘Value Field Settings’.
Sa 'Mga Setting ng Value Field', piliin ang iyong function para i-summarize ang data. Pagkatapos, i-click ang 'OK'. Para sa aming halimbawa, pinipili namin ang 'Count' upang mabilang ang bilang ng mga kita.
Ang resulta:
Binibigyang-daan ka rin ng mga pivot table ng Excel na magpakita ng mga value sa iba't ibang paraan, halimbawa, ipakita ang Grand Totals bilang mga porsyento o Column Total bilang mga porsyento o Row Total bilang mga porsyento o mga value ng order mula sa pinakamaliit hanggang sa pinakamalaki at vice versa, marami pa.
Upang ipakita ang mga halaga bilang mga porsyento, mag-right-click saanman sa talahanayan, pagkatapos ay i-click ang 'Ipakita ang Mga Halaga Bilang' at piliin ang iyong opsyon.
Kapag pinili namin ang '% ng Kabuuan ng Column', ang resulta ay magiging ganito,
I-refresh ang Pivot table
Bagama't dynamic ang ulat ng pivot table, kapag gumagawa ng mga pagbabago sa source table, hindi awtomatikong nire-refresh ng Excel ang data sa pivot table. Kailangan itong manu-manong 'i-refresh' upang ma-update ang data.
Mag-click saanman sa pivot table at pumunta sa tab na ‘Analyze’, i-click ang button na ‘Refresh’ sa Data group. Upang i-refresh ang kasalukuyang pivot table sa worksheet, i-click ang opsyong ‘I-refresh’. Kung gusto mong i-refresh ang lahat ng pivot table sa workbook, i-click ang ‘I-refresh Lahat’.
Bilang kahalili, maaari mong i-right-click ang talahanayan, at piliin ang opsyong ‘I-refresh’.
Ayan yun. Umaasa kami na ang artikulong ito ay magbibigay sa iyo ng isang detalyadong pangkalahatang-ideya ng Excel's Pivot Tables at makakatulong sa iyo na lumikha ng isa.