Paano Mag-spell ng Check sa Excel

Maaari mong tingnan ang mga error sa spelling sa isang cell, maraming cell, buong worksheet, maramihang worksheet, o buong workbook ng Excel.

Alam ng karamihan ng mga tao ang tungkol sa spell-check at AutoCorrect na feature ng Microsoft Word at Powerpoint, ngunit alam mo bang pinapadali din ng MS Excel ang pag-andar ng spell-checking. Hindi ito kasing lakas at advanced gaya ng Word, ngunit nag-aalok ito ng mga pangunahing function sa pag-check ng spell. Binibigyang-daan ka nitong suriin ang spelling ng mga salita sa mga cell ng worksheet at tiyaking walang pagkakamali ang iyong mga sheet.

Hindi tulad ng Microsoft Word at PowerPoint, hindi awtomatikong sinusuri ng Excel ang mga isyu sa grammar o tinitingnan ang iyong spelling habang nagta-type ka (sa pamamagitan ng pag-underlining sa mga ito ng pula). Aabisuhan ka lang ng MS Excel ng mga error sa spelling kapag manual mong pinatakbo ang functionality ng spellcheck. Gayundin, hindi sinusuri ng Excel ang mga error sa grammar.

Kadalasan, binabalewala namin ang mga error sa spelling sa Excel, dahil madalas kaming nagtatrabaho sa mga numero at formula. Ngunit minsan, kailangan mong suriin kung nakagawa ka ng anumang mga pagkakamali sa spelling kapag gumagawa ng ilang ulat at dataset na maaaring may mga text gaya ng mga label ng column at row o sa isang buong worksheet. Alamin natin kung paano magsagawa ng spell check sa isang cell, maraming cell, isang buong worksheet, maraming worksheet nang sabay-sabay, o sa buong workbook.

Paano Magsagawa ng Spell Check sa Excel

Madali kang makakapagsagawa ng spelling check sa loob ng Microsoft Excel sa pamamagitan ng pagsunod sa mga hakbang na ito:

Mayroong dalawang paraan upang patakbuhin ang tampok na spell-check sa Excel: Maaari mong i-access ang tool mula sa Excel Ribbon o sa pamamagitan ng paggamit ng keyboard shortcut.

Una, magbukas ng spreadsheet na may ilang mga error sa spelling at pumili ng anumang cell. Pumunta sa tab na ‘Review’, mag-click sa button na ‘Spelling’ sa kaliwa sa Proofing group ng Excel Ribbon.

Bilang kahalili, maaari mo ring pindutin ang keyboard shortcut na F7 function key upang buksan ang Spelling dialogue box. Kung pipili ka ng anumang solong cell sa spreadsheet, awtomatikong susuriin ng Excel ang mga error sa spelling sa buong kasalukuyang spreadsheet.

Alinmang paraan, bubuksan nito ang Spelling dialog box. Sisimulan ng Excel na suriin ang mga error sa spelling sa iyong worksheet at magbibigay ito ng mga mungkahi para sa tamang spelling.

Sa dialog ng Spelling, pumili ng mungkahi mula sa kahon ng ‘Mga Mungkahi:’ at i-click ang button na ‘Baguhin’ upang itama ang maling spelling ng salita. Pagkatapos maitama ang spelling na iyon, magpapatuloy ito sa susunod na error. Ang kahon na ito ay lilitaw lamang para sa mga cell na may maling spelling ng mga salita. Dito, pipiliin namin ang unang salitang 'Probability' mula sa listahan ng mga mungkahi upang palitan ang maling spelling na salitang 'Propability' at mag-click sa button na 'Change'.

Kapag naitama na ang lahat ng spelling, ipapakita sa iyo ng Excel ang ‘Kumpleto na ang spell check. You're good to go' mensahe. I-click ang ‘OK’ sa prompt box para magpatuloy.

Ipapakita lamang sa iyo ng Excel ang Spelling dialog box kung mayroong anumang mga error na natagpuan sa sheet. Kung walang nakitang error, ipapakita sa iyo ng Excel ang parehong mensahe sa itaas.

Kung hindi gumagana ang tampok na spell check (ibig sabihin, ang 'Spelling' na button sa ilalim ng tab na Review ay naka-grey out.), malamang na ito ay dahil protektado ang iyong spreadsheet. ‘I-unprotect’ ang iyong worksheet bago suriin kung may mga pagkakamali sa spelling.

Iba't ibang Opsyon ng Spelling Dialog Box

Bago natin matutunan kung paano magsagawa ng spell check para sa mga cell, buong worksheet, maramihang worksheet, o buong workbook, dapat nating maunawaan ang iba't ibang opsyon sa Spelling dialog box at kung paano i-customize ang mga ito. Kailangan mong piliin ang naaangkop na mga opsyon kapag nagwawasto ng mga salita.

Ang mga sumusunod ay ilan sa mga function na makikita mo sa Spelling dialog box:

• Huwag pansinin minsan - Kapag ang spell check ay nakatagpo ng isang salita na kinikilala nito bilang isang error, at ang salita ay talagang tama para sa iyong mga layunin, mag-click sa 'Balewalain ang Minsan' na buton upang balewalain ang kasalukuyang mungkahi ng error sa spell check. Hal. Mga Pangalan, Address, atbp.
• Huwag pansinin ang Lahat – I-click ang opsyong ito, kung gusto mong balewalain ang lahat ng mga pagkakataon ng kasalukuyang maling spelling ng mga salita at panatilihin ang mga orihinal na halaga. Halimbawa, kung paulit-ulit ang parehong pangalan nang maraming beses, ang pag-click sa opsyong ito ay lalaktawan ang lahat ng salitang iyon nang hindi binabago ang mga ito at makakatipid ka ng oras.
• Idagdag sa Dictionary – Kung itinuring ng Excel ang kasalukuyang salita bilang isang error, ngunit ito ay isang tamang salita at ang isa na madalas mong ginagamit, maaari mong idagdag ang maling spelling na salitang ito sa diksyunaryo ng Microsoft Excel, hangga't ang salita ay ginamit nang tama. Gagawin nitong bahagi ng diksyunaryo ng MS ang salita at hindi ito ma-flag bilang isang error sa hinaharap sa anumang workbook pati na rin sa iba pang Mga Produkto ng Microsoft.
• Baguhin – Kapag may nakitang error sa spell check, ipapakita sa iyo ng Excel ang isang listahan ng mga mungkahi. Pumili ng isa sa mga iminungkahing salita at i-click ang button na ito upang palitan ang kasalukuyang napiling maling spelling na salita ng tama.
• Baguhin ang Lahat – Papalitan ng opsyong ito ang lahat ng paglitaw ng isang maling spelling na salita pati na rin ang kasalukuyang isa sa napiling mungkahi.
• AutoCorrect – Ang pag-click sa opsyong ito ay magbibigay-daan sa Excel na awtomatikong itama ang maling spelling ng salita gamit ang iyong napiling mungkahi. Gayundin, idaragdag nito ang salita sa listahan ng autocorrect, na nangangahulugang kung ita-type mo ang parehong maling spelling na salita sa hinaharap, awtomatikong iko-convert ito ng Excel sa napiling mungkahi.
• Wika ng diksyunaryo – Maaari mong baguhin ang wika ng diksyunaryo ng Excel gamit ang drop-down na ito.
• Mga pagpipilian – Dadalhin ka ng button na ito sa ‘Excel Options’ kung saan maaari mong suriin o baguhin ang mga default na setting ng spell check nang naaayon.
• I-undo ang Huling – I-click ang button na ito upang baligtarin ang iyong huling aksyon.

Pag-customize sa Mga Setting ng Excel Spell Check

Kung gusto mong baguhin ang mga default na setting ng Spell check sa Excel, i-click ang 'Options' sa Spelling dialog box o pumunta sa tab na 'File' at i-click ang 'Options.

Sa tab na Proofing ng Excel Options, makikita mo ang mga default na setting ng Spell check na maaari mong i-customize ayon sa iyong mga pangangailangan at pangangailangan.

Binabalewala ng Excel ang mga salita na nasa Upper Case (HEETHEN), text na naglalaman ng mga numero (Rage123), IP/file address, o internet code at hindi ito ituturing na pagkakamali. Gayundin, ibina-flag nito ang mga paulit-ulit na salita bilang isang error. Hal, kung ita-type mo ang "Kumustahin ang aking maliit na kaibigan", i-flag nito, ang karagdagang 'to' bilang isang error. Maaari mong paganahin o huwag paganahin ang mga pagpipiliang ito kung gusto mo.

Kung gusto mong idagdag o i-edit ang Excel Dictionary, I-click ang opsyong ‘Custom Dictionaries’.

Pagkatapos, para i-edit ang listahan ng mga salita sa Custom na Dictionaries, piliin ang ‘CUSTOM.DIC’ sa ilalim ng Listahan ng Diksyunaryo at i-click ang ‘Edit Word List…’ na buton.

Ilagay ang salitang gusto mong idagdag sa diksyunaryo sa field na '(Mga) Word' at i-click ang 'Add'. Kung gusto mong mag-alis ng nadagdag na salita mula sa listahan, pumili ng salita at i-click ang ‘Delete’ o ‘Delete all’ para alisin ang lahat ng salita. Pagkatapos, i-click ang 'OK' nang dalawang beses upang isara ang parehong mga dialog.

Gayundin, ang anumang salitang idinagdag sa mga pasadyang diksyunaryo ay hindi ma-flag bilang isang error sa anumang iba pang mga produkto ng Microsoft. Kung nagdagdag ka ng salita sa custom na diksyunaryo sa Excel, hindi ito ituturing na error sa Word o Powerpoint at vice versa.

Kung gusto mong baguhin ang mga setting ng AutoCorrect, i-click ang ‘AutoCorrect Options’ sa Excel Options.

Dito, maaari mong i-customize ang mga setting ng AutoCorrect.

Kapag nagta-type, maaari mong madalas na mali ang pagbabaybay ng ilang salita nang ilang beses sa iyong worksheet. Maaayos mo ang mga pagkakamaling ito sa pamamagitan ng pagdaragdag ng mga salitang iyon sa iyong listahan ng AutoCorrect. Sa ganitong paraan, awtomatikong itatama ng Excel ang mga salitang ito habang nagsusulat ka.

Upang gawin ito, ilagay ang maling spelling na salita sa seksyong 'Palitan' at piliin ang tamang salita mula sa listahan sa ibaba o ilagay ito sa seksyong 'With'. Pagkatapos, i-click ang 'OK' para mag-apply.

Spell Check ng Isang Cell/Text sa Excel

Pinapayagan ka ng Excel na suriin ang isang solong halaga ng cell (Word) para sa mga error sa pagbabaybay.

Upang suriin ang spelling ng anumang solong cell sa isang Excel na dokumento, piliin ang cell at i-double click ito o pindutin ang F2 para pumasok sa edit mode. Tiyaking ikaw ay nasa edit mode sa cell. Kung ikaw ay nasa edit mode, ang text cursor mo sa cell at 'Edit' sa status bar sa ibabang kaliwang sulok ng Excel window (tulad ng ipinapakita sa ibaba).

Pagkatapos, i-click ang button na ‘Spelling’ sa tab na Review o pindutin ang F7.

Kung makakita ang Excel ng anumang mga error sa pagbabaybay, ipapakita nito ang kahon ng mga suhestiyon kung hindi man ay magpapakita ito ng mensahe na may mensaheng "Kumpleto na ang pagsusuri sa pagbabaybay".

Piliin ang tamang salita at i-click ang ‘Change’ para itama ang spelling. Pagkatapos, i-click ang 'OK' sa Spell check complete dialog box.

Pagsuri ng Spell ng Maramihang Mga Cell/Words sa Isang Worksheet

Kung gusto mong mag-spell check ng maraming cell nang magkasama, magagawa mo iyon sa pamamagitan ng pagpili lamang sa mga cell na iyon at paggamit sa Spelling dialog box. Ang pamamaraang ito ay kapaki-pakinabang kapag gusto mong laktawan ang hanay ng pangalan o address mula sa pagsuri ng mga error dahil ang mga pangalan at address ay karaniwang na-flag bilang mga error sa pagbabaybay.

Una, piliin ang mga cell o range o column o row na gusto mong suriin para sa spelling. Kung pipili ka ng mga katabing cell, pagkatapos ay gamitin mo lang ang mouse drag o Shift + arrow key upang gawin ang pagpili.

Kung gusto mong pumili ng mga di-katabing cell (mga cell na hindi magkatabi), maaari mong pindutin nang matagal ang Ctrl key at mag-click sa mga cell na gusto mong mapili. Kung mayroon kang malaking bilang ng mga cell na pipiliin, pindutin at bitawan ang Shift + F8 at pagkatapos ay mag-click sa kung gaano karaming mga cell na gusto mong piliin ang mga ito. Pagkatapos, pindutin muli ang Shift + F8 upang i-off ang selection mode.

Kapag napili mo na ang mga cell, lumipat sa tab na ‘Review’ at piliin ang ‘Spelling’ sa Ribbon o pindutin ang F7.

Ang Spelling dialog box ay lilitaw na may ilang mga mungkahi upang palitan ang unang maling spelling na salita (kung may nakita ang Excel) sa mga napiling cell o hanay.

Pagkatapos, piliin ang tamang mungkahi, mag-click sa opsyong ‘Baguhin’ o gamitin ang ‘AutoCorrect’ upang awtomatikong piliin ang tamang spelling at lumipat sa susunod na maling spelling na salita.

O, maaari mo ring i-click ang 'Balewalain ang Minsan' upang i-dismiss ang mungkahi at magpatuloy sa susunod na maling spelling na salita.

Kapag, naitama na ang unang maling spelling na salita, magpapakita ito sa iyo ng mga mungkahi para sa susunod na maling spelling na salita sa parehong dialog box. Piliin ang naaangkop na mga opsyon upang ayusin ang error. Katulad nito, maaari mong itama ang lahat ng maling spelling na salita, isa-isa.

Matapos maitama ang lahat ng mga maling spelling na salita, makikita mo ang prompt na 'tagumpay'.

Spell Check ang Buong Worksheet

Upang i-spell-check ang isang buong worksheet sa Excel, pumili ng anumang cell sa worksheet na gusto mong suriin o i-click ang tab ng worksheet kung saan mo gustong patakbuhin ang spell check, at mag-click sa opsyon na 'Spelling' (o pindutin ang F7 ) sa ilalim ng tab na 'Suriin'.

Sisimulan ng Excel na suriin ang mga error at magbibigay ng mga mungkahi upang itama ang mga ito.

Kapag pinatakbo mo ang spell check, sinusuri nito ang spelling mula sa kasalukuyang napiling cell at pasulong hanggang sa dulo ng worksheet. Kung pipiliin mo ang cell A1, sisimulan ng Excel na suriin ang lahat ng mga cell sa unang hilera (mula kaliwa hanggang kanan), pagkatapos ay lilipat sa pangalawang hilera at suriin ang lahat ng mga cell sa pangalawang hilera (mula kaliwa hanggang kanan) at pagkatapos ay pupunta sa ikatlong hanay at iba pa.

Halimbawa, kung pipiliin mo ang A4, dadaan lang ito sa lahat ng mga cell ng Row 4 (pahalang) at pagkatapos ay mga row sa ibaba nito. Pagkatapos suriin ang lahat ng mga cell pagkatapos ng A4, ipapakita sa iyo ng Excel ang isang prompt na kahon, "Gusto mo bang magpatuloy sa pagsuri sa simula ng sheet?". I-click ang 'Oo' upang ipagpatuloy ang spell check mula sa simula tulad ng ipinapakita sa ibaba.

Spell-Check ng Maramihang Sheet nang sabay-sabay

Sa Excel, maaari mong suriin ang mga spelling para sa maraming worksheet nang magkasama. Narito kung paano:

Upang suriin ang spelling para sa maramihang mga worksheet, pindutin nang matagal ang Ctrl key at piliin ang maramihang mga tab ng sheet na gusto mong suriin. Simulan ang spelling check sa pamamagitan ng pag-click sa ‘Spelling’ na button sa ilalim ng tab na ‘Review’ o pagpindot sa F7.

Sisimulan nito ang proseso ng spell-checking, at isa-isa, lalabas ang lahat ng error sa dialog box.

Pumili ng naaangkop na mga opsyon upang ayusin ang lahat ng mga error at ang isang dialog box ay mag-prompt upang abisuhan ka ng isang mensahe ng pagkumpirma.

Spell Check Lahat ng Worksheet sa isang Workbook nang Sabay-sabay

Kung marami kang worksheet sa iyong workbook, madali mong mai-spell-check ang mga ito nang sabay-sabay.

Upang i-spell-check ang lahat ng worksheet sa isang workbook, mag-right click sa tab ng alinmang worksheet at piliin ang 'Piliin ang Lahat ng Sheets' mula sa menu ng konteksto.

Pipiliin nito ang lahat ng worksheet sa iyong workbook. Pagkatapos, pindutin ang F7 o i-click ang button na ‘Spelling’ sa ilalim ng tab na Review ribbon. Kapag napili ang lahat ng worksheet, ipapakita ang lahat ng tab na may puting background, tulad ng ipinapakita sa ibaba.

Ngayon, i-spell-check ng Excel ang lahat ng worksheet sa workbook.

Spell Check Words sa isang Formula

Kung susubukan mong suriin ang isang text na bahagi ng formula, hindi ito gagana at ang spell-check ay tatakbo pabalik sa simula ng worksheet. Maaari mo lamang suriin ang isang text na nasa loob ng shell ng formula sa mode ng pag-edit.

Kung gusto mong suriin ang spelling ng mga salita sa isang formula, i-double click ang cell na may formula o piliin ang mga salita sa loob ng formula sa formula bar. Pagkatapos, pindutin ang F7 o i-click ang button na ‘Spelling’ sa ilalim ng tab na Review ribbon upang patakbuhin ang spell-check.

I-highlight ang Mga Pagkakamali sa Spelling gamit ang Excel VBA Macro

Maaari mo ring gamitin ang Excel Macro upang mahanap at i-highlight ang mga maling spelling na salita sa kasalukuyang worksheet. Para dito, kailangan mong lumikha ng isang macro sa VBA editor. Narito kung paano mo ito gagawin:

Una, buksan ang worksheet kung saan mo gustong i-highlight ang mga maling spelling na salita. Pagkatapos, i-click ang button na ‘Visual Basic’ sa ilalim ng tab na ‘Developer’ o pindutin ang shortcut key na Alt + F11 para buksan ang Excel VBA editor.

Sa editor ng Microsoft VBA, i-click ang menu na 'Insert' at piliin ang opsyong 'Module'.

Pagkatapos, kopyahin at i-paste ang sumusunod na code sa Module editor:

Sub ColorMispelledCells() Para sa Bawat cl Sa ActiveSheet.UsedRange Kung Hindi Application.CheckSpelling(Word:=cl.Text) Pagkatapos _ cl.Interior.ColorIndex = 8 Next cl End Sub

Pagkatapos i-paste ang code i-click ang 'Run' na button sa toolbar o pindutin ang 'F5' key upang patakbuhin ang macro.

Sa sandaling patakbuhin mo ang macro, suriin ang iyong worksheet. At ang lahat ng mga cell na may maling spelling na mga salita ay na-highlight tulad ng ipinapakita sa ibaba.

Iyan ang lahat ng kailangan mong malaman tungkol sa spell-checking sa Excel.